Пример. Event Timeline – график подготовки мероприятия
| Задачи
| Участники и ответственные лица
| Начать
| Закончить
|
Исследования
| Собрать и проанализировать информацию о схожих мероприятиях
| event-менеджер, менеджер по маркетингу, финансовый менеджер
| 06/01 09:00
| 06/14 17:00
|
Творческая разработка
| Собрать идеи схожих мероприятий; брейнсторминг
| event-менеджер, творческий состав, поставщики
| 06/15 12:00
| 06/16 17:00
|
Планирование
| Назначить встречи, распределить нагрузку, составить расписание
| event-менеджер, помощники, советники
| 06/18
09:00
| 06/29 17:00
|
Координация
| Нанять подрядчиков/ поставщиков, утвердить последовательность программы
| event-менеджер помощники, координаторы, поставщики, гости
| 07/01 09:00
| 08/01 17:00
|
Анализ результатов
| Составить анкеты, проанализировать данные, сделать выводы
| event-менеджер, помощники, Клиент
| 08/01 09:00
| 08/30 17:00
|
Пример календарного плана работ
Время
| Действие
| Результат
|
9 недель до мероприятия
| Бронирование зала
| Ok
|
Подготовка дизайна сайта
| Ok
|
Утверждение концепции
| Ok
|
Перевод материалов на английский язык
| Ok
|
Макетирование буклета
| Ok
|
Рассылка приглашений потенциальным докладчикам-спонсорам
| Ok
|
Рассылка предложений о сотрудничестве партнерам
| Ok
|
Рассылка писем потенциальным участникам за границу
| Ok
|
|
6 недель до мероприятия
| Подготовка базы данных для рассылки буклета
| Ok
|
Утверждение программы
| Ok
|
Привлечение спонсоров, партнеров и пр.
| Ok
|
Печать буклета, конвертов
|
|
Распространение пресс-релизов
|
|
Разработка рекламных макетов для прессы и др. партнеров
|
|
|
4 недели до мероприятия
| Рассылка буклетов
|
|
Рекламная кампания в СМИ и Интернете
|
|
Распространение пресс-релизов
|
|
Регистрация участников, бухгалтерское обслуживание
|
|
Телемаркетинг
|
|
Заказ сувениров и пр.
|
|
|
2 недели до мероприятия
| Получение презентаций от докладчиков
|
|
Аккредитация прессы
|
|
Рекламная кампания
|
|
Заказ оборудования, перевода и пр.
|
|
Регистрация участников и прессы
|
|
|
Последняя неделя перед мероприятием
| Подготовка сценария
|
|
Согласование всех деталей относительно места проведения мероприятия
|
|
Регистрация участников и прессы
|
|
Заказ цветов и баннеров для оформления зала
|
|
Организация выставочных мест
|
|
Доставка оборудования
|
|
Проверка оплаты счетов
|
|
Распечатка материалов, списков и анкет для участников
|
|
|
ДЕНЬ МЕРОПРИЯТИЯ!!!
|
|
1 неделя после мероприятия
| Оценка мероприятия, подготовка и рассылка отчета
|
|
Рассылка благодарственных писем:
- участникам
- спонсорам
- партнерам
- журналистам
|
|
Мониторинг публикаций
|
|
Окончательные расчеты
| |