Промежуточные итоги

Часто бывает необходимо подсчитать промежуточные итоги, например, при расчетах с подотчетными лицами, в ведомостях отпуска материалов со склада и в других таблицах. Для этого необходимо:

q сначала отсортировать таблицу по столбцу, промежуточные итоги для которого мы хотим определить;

q далее поместить курсор в область таблицы и Excel попытается автоматически определить ее диапазон. Можно выделить таблицу явным образом, то есть вручную;

q выполнить команды Данные-Итоги (Data- Subtotal). После этого откроется диалоговое окно Промежуточные итоги (рис. 7.11).

Рис. 7.11 Диалоговое окно Промежуточные итоги

В первом поле этого окна нужно указать имя столбца исходной таблицы (рис. 7.12), для которой мы хотим получить промежуточные итоги, например "Ф.И.О.".

Во втором поле следует указать операцию, например «Сумма».

В третьем поле указывается столбец, по которому считаются промежуточные итоги, например «Стоимость»

Три индикатора внизу окна соответственно означают:

· заменить текущие итоги;

· конец страницы между группами;

· итоги под данными.

Рис. 7.12 Исходная таблица для определения промежуточных итогов

Предположим, что мы хотим подсчитать промежуточные итоги для лиц, получающих материалы с центрального склада. Отсортируем исходную таблицу по столбцу "Ф.И.О.", а затем активизируем команды Данные-Итоги. В результате получим общие промежуточные итоги по Иванову, Петрову, Сидорову и общий итог (Grand Total) (рис. 7.13).

Для получения промежуточных итогов по товарам, нужно отсортировать таблицу по полю «Товар», а затем выполнить команды Данные-Итоги.

При определении промежуточных итогов Excel создает новые строки промежуточных результатов и структуру таблицы. Цифры в левом верхнем углу таблицы позволяют показать различные элементы ее структуры.

Если нас интересует только общий итог, то следует щелкнуть по цифре [1].

Итоги по группам и общий итог раскрываются при помощи цифры [2].

Все промежуточные итоги (по каждой записи, группе и общий итог) выводятся щелчком мыши по цифре [3]. Этим же целям служат находящиеся слева от таблицы плюсы [+] и минусы [–].