Створення нової електронної таблиці

При відкритті програми Excel автоматично відкривається нова робоча книга з тимчасовою назвою Книга1.

Виберіть команду меню Файл Þ Создать При цьому відкриється додаткового вікно, в якому слід вибрати шаблон робочої книги. Вікно складається із двох вкладок. За замовчуванням відкривається вкладка Общие, де є лише один шаблон Книга.

Створити нову робочу книгу можна за допомогою піктограми на панелі інструментів Стандартная або комбінації клавіш [Ctrl+N]. При цьому додаткове вікно не відкривається, а створюється робоча книга з шаблоном Книга (за замовчуванням).

Відкриття існуючих документів

Для того щоб відкрити створену раніше робочу книгу, по­трібно вибрати в пункті меню Файл команду Открыть або активі­зувати піктограму на панелі інструментів Стандартная. Мож­на також скористатись комбінацією клавіш [ Ctrl+О ]. У будь-якому випадку відкривається стандартне для Windows-програм діалогове вікно Открыть, де слід вибрати відповідну папку, а в ній – потріб­ний файл робочої книги. Список (мал. 1.3), який відкривається кнопкою (Представления) в правій частині діалогового вікна Открыть дозволяє задати режим представлення піктограм у діалоговому вікні.

Якщо потрібно відкрити робочу книгу, з якою користувач недавно працював, то її ім’я можна вибрати зі списку останніх використову­ваних файлів, який знаходиться в нижній части­ні спадного меню Файл.

Збереження документа

Для того щоб записати створену робочу книгу в пам’ять комп’ютера, потрібно в пункті меню Файл вибрати команду Сохранить або піктограму на стандартній панелі інструментів. Можна також скористатись комбінаціями клавіш [ Ctrl+S ] або [ Shift+F12 ]. Якщо для файлу робочої книги ще не встановлено ім’я, то з’явиться діалогове вікно Сохранить как, у якому слід вказати папку та ім’я файлу робочої книги і натиснути кнопку Сохранить. Якщо ж у файл робочої книги ім’я вже встановлено, то дана команда лише перезапише зроблені у ньому зміни на диск, без виведення додаткових вікон.

У вікні Сохранить как можна вибрати командну кнопку , вибрати команду Общие параметры..., яка відкриває однойменне діалогове вікно для встановлення додаткових параметрів запису файлу на диск, а саме:

§ поле Пароль для открытия файла дозволяє з допомогою паролю відкрити та переглянути вміст робочої книги;

§ опція Всегда создавать резервную копию встановлює режим, за якого в разі запису на диск нової версії файлу робочої книги, попередня копія записується в bak -файл;

§ опція Рекомендовать доступ только для чтения забороняє в майбутньому редагувати даний файл, тобто в дану робочу книгу неможливо буде внести зміни.

Інколи виникає потреба змінити ім’я вже існуючого файлу робочої книги. Для цього в пункті меню Файл потрібно вибрати команду Сохранить как... або натиснути функціональну клавішу [ F12 ]. При цьому з’являється діалогове вікно Сохранить как, в якому потрібно вказати нове ім’я файлу.

Для того щоб закрити файл робочої книги, потрібно в пункті меню Файл вибрати команду Закрыть або натиснути комбінацію клавіш [Ctrl+F4]. Якщо при цьому в робочій книзі зроблено зміни, які не збережені на диску, то при закритті вікна програма перепитує, чи записати ці зміни на диск.

Для встановлення режиму автоматичного збереження змін у файлі потрібно активізувати команду Автосохранение меню Сервис. У діалоговому вікні, що відкриється, потрібно задати опцію Сохранять каждые... минут і вказати час в хвилинах, через який буде відбуватись автоматичне збереження змін в документі. В розділі Сохранять рабочие книги необхідно встановити одну з опцій автозапису:

§ Только активную – режим автозапису лише для активної робочої книги;

§ Все активные – режим автозапису для всіх відкритих робочих книг.

Якщо задати опцію Запрашивать разрешение, то перед кожним автоматичним записом робочої книги на диск програма перепитує про його необхідність.

Табличний процесор Microsoft Excel, як і інші продукти Microsoft, має засіб автоматичного запису зроблених в робочій книзі змін на диск. Цей засіб дозволяє запобігти втраті не збережених змін файлу робочої книги у випадку виникнення аварійних ситуацій.

Переміщення по таблиці

Швидкість роботи з великими таблицями залежить від способу переміщення по робочому аркушу. Для переміщення по невеликих за обсягами таблицях використовуються клавіші управління курсором [], [­], [®], [¯].

Клавіша [ Scroll Lock ] дозволяє зафіксувати позицію вказівника комірки (виділеного прямокутника) при переміщенні по робочому аркушу за допомогою клавіш управління курсором.

Щоб попасти в ту частину таблиці, яку не видно на екрані, використовують смуги прокрутки.

Комбінації відповідних клавіш, які подані у табл. 1.3, дозволяють пришвидшити попадання у потрібне місце електронної таблиці.

Переміщення в комірку з певною адресою можна здійснити, вказавши її адресу в полі імені, що знаходиться у лівій частині рядка формул, і натиснувши клавішу [Enter].

Якщо відома адреса комірки, в яку потрібно перейти, можна використати команду меню Правка Þ Перейти, клавішу [ F5 ]або комбінацію клавіш [ Ctrl+G ]. У кожному з трьох описаних способів відкриється діалогове вікно Переход, у якому необхідно вказати адресу або назву комірки. Якщо ця комірка знаходиться на іншому робочому аркуші, то перед ЇЇ адресою слід вказати назву відповідного робочого аркуша і символ "!" (знак оклику). Наприклад, Лист2!D45 – комірка, що знаходиться на робочому аркуші Лист2 і має координату D45.

Таблиця 1.3.

Клавіші для переміщення по аркушу робочої книги