Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры (подразделениями, должностями, отдельными лицами), осуществляемое с помощью коммуникационных каналов, реализуемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т.п.
По характеру передаваемой информации взаимодействие может быть информационным, административным и техническим.
В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решения. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом и служащими для ориентации в производственной ситуации.
В процессе административного взаимодействия в прямом направлении передаются управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции, рекомендации, а в обратном – отчеты, сведения, мнения и пр. По назначению административное взаимодействие носит координационный и интеграционный характер.
|
|
В процессе технического взаимодействия происходит реализация практической деятельности между субъектами управленческой структуры (подготовка или проведение совещаний, обмен опытом и документами и пр.).
Взаимодействие может быть прямым и косвенным, непосредственным и опосредственным через промежуточное звено. Совокупность каналов может быть локальной и глобальной, а взаимодействие – централизованным, децентрализованным и полицентричным.
Сами каналы взаимодействия могут различаться по техническим возможностям (пропускной способности, скорости движения, потерям) и направленности коммуникаций. Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры, принадлежащие различным уровням, то они являются вертикальными (восходящими и нисходящими), одному – горизонтальными, если и тем и другим – диагональными. Горизонтальные и диагональные каналы часто используются для неофициальных и полуофициальных контактов взаимодействия.
Исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня к другому теряется до 30 % информации, а в целом по цепочке при движении сверху вниз – до 80 %, а снизу вверх – до 90 %. По горизонтальным каналам гораздо меньше – обычно не более 10 %.
Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.
|
|
Коммуникации в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как внешнее окружение (внешние коммуникации), так и саму организацию и ее элементы (внутренние коммуникации).
Внешние коммуникации – это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.
Внутренние коммуникации – информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).
Одни их делят на две части по направлениям движения информации: канал прямой информации и канал так называемой «обратной связи». Другие подразделяют каналы согласно видовому роду коммуникаций: визуальная, вербальная, перформанская (ритуалы), мифологическая, художественная.
Третьи – каналы информации напрямую связывают с двумя большими группами информации:
- «входящая информация» - исследование общественного мнения, «горячие линии», мониторинг радио и телепередач, личные контакты, консультации и др.;
- «исходящая информация» - пресса, выставки, конференции, рассылка по почте, телексу и факсу и др.
Четвертые делят информацию по форме контроля над ней со стороны коммутатора: на контролируемую и не контролируемую.
Эффективность коммуникаций во многом определяется количеством каналов связи в сети и ее характером. Для уменьшения возможных шумов в организации целесообразно иметь минимальное число каналов связи в сети коммуникаций. Исходя из этого положения, рассмотрим основные возможные комбинации каналов связи между работниками и/или подразделениями организации. Они могут быть сгруппированы в три основные системы связей: последовательную, веерную и круговую.
Общее число каналов связи в сетях коммуникации можно определить, используя следующие формулы:
Для последовательной и веерной коммуникации Lmin=P-1;
Для круговой Lmax=P(P-1)/2,
где L – число каналов в сети коммуникаций, P – число работников (подразделений).
Последовательная сеть Веерная сеть Круговая сеть
Рис. 3.6. Основные типы коммуникационных сетей
(а - последовательная, б - веерная, в - круговая).
Минимальной число каналов связи обеспечивают последовательная и веерная сети коммуникаций. Это вроде бы подтверждает одно из основных достоинств организации, построенных по строго иерархическому принципу. Однако, иерархическая структура дает минимальной только количество официальных каналов, а, как уже отмечалось, в любой организации существуют и неофициальные, неформальные каналы связи. Официальная сеть коммуникаций часто относительно стабильна, быстро устаревает, и люди ищут пути, как сделать ее динамичнее и эффективнее в быстро меняющейся ситуации. Поэтому на практике фактическая сеть коммуникаций в любой организации, а тем более коммерческой, представляет собой не последовательную или веерную, а, скорее всего, круговую систему, в которой рядом с официальными, прежде всего вертикальными коммуникациями (руководитель-подчиненный), существует большое число неформальных.
Кроме того, исследования, проведенные социологами в малых группах, показали, что различные сети коммуникаций неравноценны по своим качественным характеристикам и, следовательно, их эффективность для организации неодинакова.
Таблица 3.2 – Качественные характеристики различных видов коммуникационных систем
|
|
Характеристика | Виды коммуникационных систем | ||
Последовательная | Веерная | Круговая | |
Скорость передачи информации | Быстрая | Быстрая | Медленная |
Точность передачи информации | Хорошая | Хорошая | Плохая |
Продолжение таблицы 3.2
Характеристика | Виды коммуникационных систем | ||
Последовательная | Веерная | Круговая | |
Устойчивость организации | Медленно возникающая, но устойчивая организация | Быстро возникающая, устойчивая организация | Неустойчивая организация |
Потребность в руководстве | Умеренная | Высокая | Отсутствует |
Мораль членов организации | Невысокая | Низкая | Высокая |
Все эти особенности коммуникационных сетей необходимо учитывать при формировании и развитии организационной структуры.
Контрольные вопросы к главе 3
«Создание организации и управление организационными процессами в рамках ее управленческой структуры и системы управления»
1. Определение организации, как организационно-правовой фирмы и ее признаки. Расшифруйте содержание различных признаков.
2. Что подразумевается под двумя жизненными типами процессов организации: функционирования и развития? Четыре основные формы организационного развития (структуризация, композиция, регламентация, ориентация). В чем разница между организационным проектированием и организационной рационализацией?
3. Основополагающие законы организации (синергии, самосохранения, развития-онтогенеза).
4. Законы второго уровня (композиции, пропорциональности, информированности.
5. Образование юридического лица и его признаки. Три варианта правовых отношений, складывающихся в жизни по поводу имущества.
6. Что входит в официальную атрибутику организации.
7. Дайте определение и классификацию коммерческих и некоммерческих организаций.
8. Формы собственности исходя из характера ее присвоения.
9. Дайте определение системы управления.
10. Определение организационной структуры управления (ОСУ). Факторы оказывающие на формировании структуры. Ключевые понятия структуры управления.
|
|
11. Принципы формирования структур и их реализация.
12. Бюрократический тип структур и ее ключевые концептуальные положения.
13. Органический тип структуры управления и ее отличие от бюрократических. Свойства органических структур.
14. Виды бюрократических структур управления.
15. Виды органических структур управления.
16. Тенденции эволюции организационных структур.
17. Классификация коммуникационных каналов.
18. Технические возможности и направленность коммуникационных каналов. Потери информации при передачи от одного объекта к другому.
19. Типы коммуникационных сетей.
20. Определение организационной культуры и ее элементы (объективные и субъективные).
21. Функции организационной культуры.
22. Свойства организационной культуры (совместность, общность, иерархичность и приоритетность, системность).
23. Классификация организационных культур по Уильяму Дуги (рыночная, бюрократическая, клановая).
24. Классификация органических культур по С.Хонди: (культура, власть, роли, задачи, личности).
25. Типы органических культур построенных от стиля управления (по Р.Акоффу).
26. Формирование, поддержание и изменения органической культуры.
Литература:
1. Акофф Р. Искусство решения проблем: Пер. с англ. - М.: Мир, 2000.
2. Ансофф И. Стратегическое управление. – М.: Экономика, 2001.
3. Бочкарев В.К., Дорофеев В.Д. Основы современного менеджмента. – Пенза: Изд-во Пензенского государственного университета, 1999.
4. Бернар И., Колли Ж.-К. Толковый экономический и финансовый словарь. В 2-х т. – Т. 2: Пер. с фр. – М.: Международные отношения, 1999.
5. Вацлавик П., Бивин Дж., Джексон Д. Прагматика человеческих коммуникаций. М.: Эксмо-Пресс, 2000.
6. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Экономистъ, 2004. – Гл. 9.
7. Глухов В.В. Основы менеджмента: Учебно-справочное пособие. – С.-Пб.: Специальная литература, 2002.
8. Глушков В.М. и др. Беседы об управлении. – М.: Наука, 1999.
9. Дейнеко О.А. Методологические проблемы науки управления производством. – М.: Наука, 2001.
10. Львов Д.С. Путь в XXI век: стратегические проблемы и перспективы российской экономики. М.: Экономика, 1999.
11. Основы теории оптимального управления: Учебное пособие для экономических вузов / В.Ф.Кротов, Б.А. Лагома, С.М.Лобанов и др. Под ред. В.Ф.Кротова. – М.: Высшая школа, 2000.
12. Питерс Т., Уотерман Р. В поисках эффективного управления. М.: Прогресс, 1986.
13. Рева В. Е. Коммуникационный менеджмент: Учебное пособие. – Пенза: Изд-во ПГУ, 2001. С. 59-62.
14. Томилов В.В. Менеджмент. М.: Юрайт-Издат, 2003.
15. Фатхутдинов Р.А. Конкурентоспособность организации в условиях кризиса: экономика, маркетинг, менеджмент. М.: ИКЦ Маркетинг, 2002.
Глава 4 Прогнозирование, планирование, управленческий учет