Порядок, техника и способы записи в учетные регистры

Веками сложившаяся практика применения учетных регистров выработала различные способы ведения в них записей. Применение того или иного способа записи определяется конкретными условиями ведения учета – видом учета, отраслевой принадлежностью предприятия, характером процесса и операций, формой регистра, типом используемых технических средств, действующими законами, стандартами и нормативами и др. И, в первую очередь, следует уделить внимание качеству записей в учетные регистры, так как именно оно является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетной информации. В связи с этим к учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности.

В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

- записи в учетные регистры должны производиться на осно­вании оформленных, проверенных и размеченных документов;

- каждая хозяйственная операция, оформленная докумен­том, должна найти отражение в учетном регистре;

- записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного пе­риода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая и служит основанием для записей в учетные регистры;

- по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен;

- записи в учетные регистры должны производиться свое­временно;

- кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на про­изводственные и другие нужды, начисленная заработная плата).

Таким образом, первоисточником всех счетных записей яв­ляются документы, причем каждый документ служит основани­ем для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно про­думанное и обоснованное распределение документов между учетными регистрами имеет большое значение в правильной по­становке учета и разделении учетного труда;

- содержание записи в учетных регистрах определяется ви­дом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

дата записи в учетный регистр;

номер и дата документа, на основании которого произ­ведена запись;

основание записи (краткое содержание записи со ссыл­кой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

номера счетов и позиций аналитического учета;

сумма.

Завершающим этапом учетных работ за месяц является, в первую очередь, подсчет итогов оборотов за месяц и вывод остатков по счетам, после чего осуществляется сверка сводки счетных записей и получение необходимых для составления отчетности данных. Следует отметить, что подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.

После осуществления всех проверок записей и полного согласования регистров синтетического и аналитического учета производится перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.

Практика организации бухгалтерского учета выработала различные способы записи в учетные регистры.

Все записи в учетных регистрах классифицируют по следующим призна­кам: систематизация, характер записи, число копий, способ перенесения на бумажные носители и техника выполнения.

По систематизации учетные записи делят на хронологические, систе­матические и синхронистические. Первая регистрирует факты

хозяйственной деятельности по мере их возникновения, вторая – по типам хозяйственных операций, а третья запись фактов хозяйственной деятельности сочетает в од­ном регистре требования первых двух.

По характеру выделяют униграфические и диграфические записи.

Униграфические записи предполагают регистрацию факта хозяйственной де­ятельности только по дебету или кредиту счетов. Например, приняты на ответ­ственное хранение товарно-материальные ценности или списана в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов.

Диграфические записи предполагают регистрацию факта хозяйственной деятельности как по дебету, так и по кредиту различных счетов. Например, оприходованы наличные деньги, поступившие с расчетного счета. Запись этой операции будет осуществлена по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 51 "Расчетный счет".

Различают шесть вариантов диаграфической записи, которые могут быть использованы в практической деятельности предприятия:

- простые записи – один счет дебетуется, другой счет кредитуется в оди­наковой сумме;

- сложные записи – один счет дебетуется и несколько счетов кредитуются или несколько счетов дебетуются и один счет кредитуется;

- сборные записи – несколько счетов дебетуются и несколько счетов кре­дитуются. Например, начислена заработная плата с отчислениями:

Дебет счета 20 "Основное производство";

Дебет счета 23 "Вспомогательные производства" и др.

Кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";

Кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" и др.;

- обратные записи применяются для исправления ошибочно сделанных записей;

- сторнировочные записи предполагают не сложение, а вычитание ре­гистрируемых сумм. Они, как правило, выполняются красными чернилами, поэтому получили название красное сторно. Например, в течение отчетного периода оприходована готовая продукция по плановой себестоимости 55000 руб., в конце отчетного периода было установлено, что ее фактическая себестои­мость составила 50000 руб. Чтобы привести плановую себестоимость готовой продукции до фактической, необходимо сделать сторнировочную запись на 5000 руб.;

- смешанные записи – один счет дебетуется положительной суммой, а другой счет – отрицательной суммой или один счет кредитуется положительной суммой, а другой счет – отрицательной суммой. Такие

записи на счетах позволяют избежать завышения реальных оборотов.

По числу копий записи бывают простые и копировальные.

Прос­тые (однократные) записи делаются бухгалтером в одном экзем­пляре (например, это записи в журналах-ордерах; в Главной книге и т. д.).

Копировальные (многократные) записи делаются в двух и более экземплярах. Например, записи в кассовой книге кассир производит под копирку. Второй (отрывной) экземпляр листа кас­совой книги вместе с приложенными к нему первичными докумен­тами в виде отчета сдается в бухгалтерию.

По способу перенесения на бумажные носители записи делятся на производимые вручную и с помощью ЭВМ.

По технике выполнения записи бывают линейные (линейно-по­зиционные) и шахматные.