Автоматизированная форма учета

Растущие требования к аналитичности информации, ее достоверности, сокращении сроков получения диктуют настоятельную необходимость замены ручных форм учета. Для всех ручных форм бухгалтерского учета характерна об­работка информации от первичного документа до баланса путем последовательной регистрации данных в регистрах, получения итогов разных степеней и соответствующих записей в последу­ющий регистр после получения очередного итога. В результате неизбежны многократное дублирование данных, переписыва­ние полученных итогов из одного регистра в другой. Даже при наиболее прогрессивной из ручных форм учета – журнально-ордерной – допускается дублирование. Чтобы получить итог по какому-либо признаку, необходимо однородные операции сгруппировать в соответствующем регистре; для получения бо­лее общего итога производят другую группировку по получен­ным частным итогам и т.д.

Автоматизированные формы учета строятся на иных прин­ципах. Применение соответствующих вычислительных машин обеспечивает получение итогов разных степеней без переписы­вания данных из одного регистра в другой.

Операции по одно­родным признакам группируются в процессе машинной обра­ботки информации. В результате создается возможность полу­чения итоговой информации непосредственно на основе обра­ботки исходных данных. Это принципиальное отличие автома­тизированных форм бухгалтерского учета от ручных. Их отличительные особенности от других форм учета можно свести к следующим:

- широкое использование персональных компьютеров;

- автоматизация логических операций;

- единство информационной базы;

- однократный ввод – многократный вывод информации в любом разрезе, исходя из запросов пользователей.

Применение электронно-вычислительных машин (ЭВМ) по­зволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйствен­ных операций. Результатом этого явилось создание принципи­ально новой формы бухгалтерского учета, которая получила на­звание «автоматизированная». Более правильным представ­ляется назвать ее диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становят­ся определяющим фактором организации учетного процесса. Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, имея об­ратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов.

Единство информационной базы и полный автоматизиро­ванный технологический процесс обеспечивается за счет одно­кратного ввода информации. Интеграция обработки данных пер­вичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ЭВМ.

Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только уни­версальный характер их применения исходя из общих методо­логических подходов организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предпри­ятие с учетом предложений заказчика.

Учет может осуществляться путем заполнения журнала хо­зяйственных операций. Однако формирование корреспонденции счетов может отражаться в данном журнале и после заполне­ния первичных документов. Пользователь может получать пе­чатные копии заполняемых им первичных документов. Реали­зован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция проводок.

Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового ре­дактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с суб­счетами всех уровней, что дает возможность без особой слож­ности выполнять накопительные операции (начисление амор­тизации, расчет заработной платы и т. п.).

Оборотная, шахматная и другие ведомости, а также баланс и другие выходные формы мо­гут быть сформированы за любой период и в короткое время. Для некоторых отчетов возможна детализация вплоть до одной операции.

Быстрота и удовлетворение различных пользователей в со­ответствующей информации на основе единого ее массива — от­личительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета. Первичная учетная информация фиксируется на машин­ных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим эконо­мическую однородность, производится по заранее определенной структуре записи с последующим вводом в ЭВМ. В качестве машинных носителей информации наиболее часто используются магнитные диски.

Учетными регистрами являются выходные формы, кото­рые содержат всю необходимую информацию по аналитичес­ким и синтетическим счетам.

Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее про­изведенных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ ав­томатически. Обработка массива бухгалтерских записей одно­временно по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов аналитического учета позволяет ве­сти обработку указанного массива в пределах каждого основно­го счета. В то же время, привлекая входящий остаток по данно­му счету, становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регистров аналитического учета. Порядок обработки информации с помощью ЭВМ представлен на схеме 5.3.

Схема 5.3. Организация бухгалтерского учета при автоматизированной форме учета

Характеризуя достоинства данной формы учета, следует отметить, что она является эко­номичной, быстрой и гарантирует точность обработки информации. Кроме того, у бухгалтера появляется гораздо больше времени для проведе­ния аналитической работы.