Тема 6. Консультирование руководителя по проблеме распределения времени

В данном вопросе консультант исходит их принципа: «Измените порядок использования времени, и вы станете действовать более эффективно». Работа консультанта может строится с учетом следующего алгоритма.

А) Вводное слово. В сутках у вас столько же часов, сколько у всех остальных людей, — двадцать четыре. До тех пор пока вы не будете четко представлять, что делаете с эти­ми 24 часами, вы не сможете решить, как реорга­низовать и сэкономить свое время. Единственный способ выяснить, чем вы занимаетесь в течение всего дня, и сколько времени у вас уходит на каждое за­нятие, — это произвести учет времени.

Б) Учет времени. Учет времени производится в форме краткого дневника, в котором фиксируются события дня с указанием времени их начала. Записи производятся с момента пробуждения и до момента отхода ко сну. Учет времени может иметь следующую форму:

7.00 — подъем

7.05 — душ

7.10 — приведение себя в порядок и одева­ние

7.20 — завтрак

7.45 — выход из дома

8.30 — прибытие на работу

8.35 — утренний кофе и знакомство с прессой

8.50 — просмотр почты и т. д.

Если столь детальное ведение записей займет слишком много времени, припомните приблизительное время начала каждого действия и пример­ную его продолжительность. Например: «Душ — около 7.30/5 мин». Понятно, что отмеченный выше подробный хронометраж продуктивнее, но прине­сет пользу и более общий учет времени.

Не упустите из вида также «время простоя» и малозначительные, рутинные действия, как-то: по­глощение бутербродов, болтовня с коллегами, раз­говоры по телефону, чтение газет.

Нет необходимости, как предлагают некоторые, вести подобный учет времени ежедневно в течение двух недель. У вас, как и у большинства людей, нет на это времени. Пары дней будет достаточно. Если ведете рабочий дневник, то можете по нему вос­становить график использования времени за не­сколько дней, и дополнить этими сведениями свой детальный хронометраж.

В процессе учета времени старайтесь оставаться предельно честным перед самим собой. Регистри­руйте все свои действия, сколь бы обыденными они ни были. В противном случае вы не сможете выяс­нить до конца, на что же уходит ваше время.

На работе отмечайте телефонные звонки, встре­чи, отвлекающие моменты, собрания, работу с бу­магами, работу над проектами, ведение записей, планирование плюс разного рода мелочи, из кото­рых состоит рабочий день всякого человека.

Каждую запись снабдите кратким комментарием о том, каким было ваше отношение к делу, на­сколько эффективной была работа, приблизила ли она вас хоть на йоту к реализации какой-то из ваших целей, как ее можно улучшить.