(глоссарий)
«А»
Автобиография - документ, в котором автор приводит сведения о себе самом и своих родственниках.
Адресант - отправитель.
Аккредитив - документ, содержащий распоряжения кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в ней суммы.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст с пропущенными строками для заполнения (прилагается к письму - заявке, письму - предложению).
Аннотация - краткое изложение первоисточника. АРМ - автоматическое рабочее место.
Архивная выписка - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях, заверенная в установленном порядке.
Архивная справка - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или библиографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
|
|
«Б»
Бланк - чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и пробелами для текста.
«В»
Ведомость - перечень каких - либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т.д.).
Виза - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
Внутренний адрес письма - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Выписка из документа - копия части текстового документа.
«Г»
Гарантийное письмо - письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.
ГОРСТ - государственный стандарт России.
График - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точным показателем норм и времени выполнения.
Гриф - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).
«Д»
Дата - важнейший реквизит документа. Само наличие этого реквизита указывает на официальный статус документа. Дата приводится при ссылке на документ. Состоит из числа, месяца и года составления или подписания документа указываются на нем арабскими цифрами.
Дежурный лист - талон для регистрации деловой корреспонденции.
Дело - 1) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку; 2) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку и соответствующим образом оформленную.
|
|
Деловое (служебное) письмо - вид корреспонденции, направляемый от имени одной организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу, и подписана одним лицом (такое лицо выступает в этом случае как юридическое, а не частное).
Делопроизводство - 1) сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организация их движения, учета и
хранения. Равнозначен ему термин «документационное обеспечения управления» (ДОУ); 2) ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по документам в них; 3) совокупность работ связанных с созданием документов; их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением.
Депонирование документов - установленный порядок их хранения в Справочно-информационном фонде.
Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнения каких - либо действий от имени доверителя.
Договор - документ, закрепляющий соглашения двух или нескольких сторон.
Договорное письмо - один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.
Докладная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой - либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ - 1) информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу; 2) средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документирование - процесс создания, исполнения и оформления документов.
Документооборот - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
Досье - совокупность документов, относящихся к одному какому - либо делу.
ДСП - документ служебного пользования.
Дубликат - второй экземпляр документа, заменяющий утраченный подлинник.
«Е»
ЕГСД - Единая государственная система делопроизводства.
«3»
Заголовок письма - указание на содержание письма, выражается сочетанием в предложном падеже с предлогом «о»
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.)
Записка - краткое изложение какого - либо вопроса или пояснение содержания какого - либо документа, факта, события, например: служебная, памятная, докладная, объяснительная.
Запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращения импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направлять предложение на поставку товару.
«И»
Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.
Инвентаризационная опись (ведомость) -перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов, их стоимости.
Индексы - условные обозначения, присваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Индексация - проставление индекса.
Индекс дела - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставления на обложке дела.
Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Исходящий документ - документ отправленный из учреждения.
«К»
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
|
|
Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах и делах.
Ключевая фраза - стандартное выражение, включающее речевое действие и представляющее собой важнейший информационный сегмент текста.
Ключевые слова - стандартные, клишированные фразы, формулирующие содержание документа.
Коммерческое письмо - название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготовке или оформляющего сделку.
Консервация документа - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правовых отношений.
Контрольный лист - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная.
Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Кредит - включаемая в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.
«Л»
Лимит - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, материалов и т.д. из государственных фондов.
Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого -либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
Личное дело - дело, включающее документы о каком - либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
«М»
Машиночитаемый текст - документ, использование которого требует применения специально предназначенных для этого технических средств.
«Н»
Накладная - документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими - сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
|
|
Наряд - заказ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителю предприятия, цеху о выполнении определенной работы.
Номенклатура - перечень наименований.
Номенклатура дел - систематизированный перечень, заголовок дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номер входящего письма - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
Номер исходящего письма - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
Нормативные документы - документы, в которых устанавливаются какие -либо правила, нормы.
Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, выпускаемой продукции, приходящиеся на какую - либо единицу (изделие, операцию).
Нормы - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего - либо (нормы выработки, нормы выдачи чего - либо).
«Н»
Объяснительная записка - документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого - либо распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения правил.
Опись - юридически оформленный перечень документов.
Организационные документы - документы, определяющие статус (организационно - правовую форму) предприятия и порядок его работы.
Оригинал документа - 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки - степень открытости (секретности), срочность исполнения документов.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Отпуск - заверенная полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя.
Оферта - см. Приложение.
Официальные документы - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформление в установленном порядке.
*
Оформление дела - комплекс работ по описанию дела по обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной подписи.
«П»
Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между предприятиями и частными лицами.
Повестка - официальное обобщение частному лицу с предложением куда -либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.
Подлинник - 1) первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный; 2) рукопись.
Подпись на документе - подпись должного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.
Поисковые данные документа - сведения о месте, хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номера листа (страницы) документа.
Положение— 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.
Предложение - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.
Предметный каталог - каталог документов, содержащих сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах.
Предметный указатель - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Представления - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Прейскурант - перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т. д. с указанием цен и расценок.
Претензионное письмо - письмо, отправленное виновной стороне в случае невыполнения ее заключенных ранее договоров и разного видов обязательств.
Презентация - 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж; 2) общественное представление чего - либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо - презентация).
Приказ - 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
Приказ - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период.
Программа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
ПЭВМ - персональное ЭВМ.
«Р»
Расписка - документ, подтверждающий получение каких - либо денежных или материальных ценностей.
Расписание - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего - либо.
Распорядительные документы - документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
Распоряжения - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных подразделений.
Регистрационный штамп - штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое был помещен документ.
Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве.
Регистрационный номер документа -порядковый номер, присваеваемый входящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
Регистрация документов - запись в учетных формах (журналах, карточках) кратких сведений о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.
Реестр - перечень (список) чего - либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (р. описей).
Резолюция на документе - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Резолюция - решение, принимаемое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
Реквизиты - обязательные элементы служебного документа.
Реквизит переменный - реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Реквизит постоянный - реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка (трафарета) документа.
Рекламационное письмо - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе.
Реферат - краткое письменное изложение первоисточника.
Решение - 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.
«С»
Свободное предложение - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложение, сделка считается заключенной.
Сдаточная опись (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передачи дел в архив.
Сертификат - письменное свидетельство; документ, удостоверяющий какой - либо факт (сертификат качества).
Система документирования - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Служебная записка - записка о выполнении какой - либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Сопроводительное письмо - письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
Состав удостоверения -подпись и печать.
Спецификация - документ, содержащий подробную опись отправляемых деталей какого - либо изделия, конструкции и т. п.
Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Справка - документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справочно-информационный фонд -совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
Стандарт - нормативный документ, устанавливающий термины и их определения, требования к продукции, правила ее эксплуатации, хранения, перевозки, выполнения работ или оказания услуг.
Стандартизация - процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области.
Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществляемая методом стенографии.
Счет - документ, в котором указана причитающаяся за что - либо денежная сумма.
«Т»
Табель - перечень каких - либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Табель отчетности, Табель успеваемости).
Талон обратной связи - документ, уведомляющий о получении чего - либо (информации, материальных ценностей, документов).
Твердое предложение - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течении которого поставщик связан этим предложением.
Тезаурус - словарь справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно - поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления. Телеграмма (служебная) - вид документа, переданного по телеграфу. Телекс - телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).
Телетайп - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
Текстовый документ - документ, содержание которого изложено по средствам любого вида письма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по телефону.
Техническая документация - обобщающее название документов, отражающих результат проектирования, конструирования, инженерных изысканий и прочих работ по строительству зданий и сооружений, а также изготовлению изделий промышленного производства.
Технологическая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
Типовые документы - тексты - аналоги, отражающие наиболее типичные социально - правовые отношения и воспроизводимые по образцам.
Либо
Типовые документы - (тексты аналоги) - 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документ, определяющие порядок работы учреждения (Т. устав, Т структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
Трафаретизация - способ унификации текстов документов, состоящих в разделении содержащейся в них информации на постоянную (трафаретную) и закладываемую заранее, и переменную (индивидуальную для каждого отдельного документа).
Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющие его конкретное содержание.
Трудовая книжка - документ, подтверждающий трудовую деятельность.
«У»
Указание - распорядительный документ, издаваемый на предприятиях преимущественно по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления. Кроме того, это может быть документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
Унификация - установление единообразного набора реквизитов, форматов бумаги и размещения реквизитов как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования.
Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
«Ф»
Факс (телефакс) - телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.
Факсимиле - 1)воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Физическое лицо - гражданин, обладающий гражданскими правами и подлежащий ответственности за нарушение гражданских обязанностей.
Формирование дел - группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.
Формулировка - языковая формула, точно выражающая мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в деловых текстах, при ссылках.
Формуляр документа - совокупность (схема) расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.
«X»
Характеристика - документ, выдаваемый администрацией предприятия, учреждения своему сотруднику.
«Ц»
Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
«Ш»
Шаблон - заранее разработанный тип документа.
«Э»
ЭВТ - электронно-вычислительная техника.
Экспедиция - специальный аппарат учреждения по приему документов.
Экспертиза ценностей документа - определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
«Ю»
Юридическое лицо - учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
«Я»
Языковая формула (документа) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной тест (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчет №... в... отделении... банка»; сопроводительного - «направляю...», «Высылаю...» и т.д.
Научное издание