Система документооборота

Лабораторная работа №1

Работа администратора

Цель работы: Изучение возможностей программы Администратор в системе Евфрат – Документооборот. Создание структуры подразделений заданного предприятия.

Система документооборота

Система ЕВФРАТ-Документооборот, разработанная компанией Cognitive Technologies Ltd., предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет следующие возможности:

ü регистрацию документов;

ü перемещение электронных документов между сотрудниками;

ü контроль прохождения документов и исполнения, связанных с ними поручений;

ü создание отчетов и журналов;

ü обмен электронными сообщениями между сотрудниками.

Система является многопользовательской, обеспечивает координированную совместную работу коллектива сотрудников. Этим обусловлено как устройство системы, так и требования к ее настройке: идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемой информации, обеспечение целостности и сохранности информации.

Система имеет клиент-серверную архитектуру и эксплуатируется в локальной сети организации. Такое устройство системы позволяет обеспечить следующие ключевые характеристики:

ü организацию произвольного, легко изменяемого количества рабочих мест, определяемого объемом работ, характером решаемых в организации задач и числом необходимых для этого работников;

ü эффективную защиту целостности информации в режиме многопользовательского доступа с помощью механизма блокирования взятого пользователем для обработки документа;

ü обеспечение сохранности информации за счет ее централизованного архивирования и восстановления;

ü обеспечение конфиденциальности информации на основе управления правами доступа к ней.

Учет документов и отслеживание их прохождения в организации базируются на следующих основных понятиях:

ü регистрация документа — процедура создания нового документа в системе, выполняемая пользователем, имеющим право на изменение документов, — регистратором;

ü регистрационная форма документа — набор признаков, определяющих ключевые сведения о документе, позволяющие найти его в базе данных и отслеживать его прохождение;

ü поручение — задание, связанное с исполнением документа, выдаваемое сотруднику руководством организации;

ü исполнение документа — последовательность действий сотрудника (ответственного исполнителя) или группы сотрудников (соисполнителей), выполняющих поручения по обработке документа и дальнейшей передаче последующим исполнителям;

ü контроль исполнения документа — отслеживание реального прохождения документа и сроков его исполнения в организации, выполняемое специально назначенным пользователем — контролером.