Чего (кого?)

3.

Например:

10 Акт списания продуктов

Протокол общего собрания трудового коллектива

Правила техники безопасности

Должностная инструкция воспитателя

Текст документа является основным элементом любого документа.

Тексты документов, как правило, состоят из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну

Заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, а вторая – просьбу, решение, распоряжение

Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например справка о зарплате.

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

11 В соответствии с постановлением правительства от 21.021.2004 № 240 – П «О введении новых тарифов…..»

В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

12 ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего числа единственного числа, например:

13 ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:

и в совместных распорядительных документах – от первого лица множественного числа, например:

14 РЕШИЛИ:

ПРИКАЗЫВАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

15 СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Содержание выступлений – от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа например:

16 «детский сад осуществляет функции…., в состав комиссии входит……, комиссия установила….»

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (2.1.5.)

4.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

17 Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, кол-во листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

18 Приложение: 1. Договор от 20.04.2000 № 21 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приёма работ от 15.06.2000 № 17 на 1л. в 3 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку Приложение с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

19 Приложение №1

К приказу заведующей МДОУ «Детский сад № 45»

От 01.12.2000. № 34

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и её расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

20 Заведующая

МДОУ «Детский сад № 00» Подпись И.К.Градова

Если документ составлен на бланке учреждения, то должность указывается сокращённо, например:

21 Заведующая Подпись И.К.Градова

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите «подпись» не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

22 Заведующая Подпись И.К. Градова

Бухгалтер Подпись И.К. Градова

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

23 Председатель комиссии: Подпись А.Л.Мохова

Члены комиссии: Подпись Е.Г.Васина

Подпись А.П.Дёмина

Подпись В.О.Мишина

Подпись Н.П.Яшина

Согласование документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

24 СОГЛАСОВАНО

Председатель профкома

Подпись О.И.Трофимов

03.02.2004.

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т.п., гриф согласования проставляется следующим образом:

25 СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания трудового коллектива

От 15.04.2000 № 4

Печать: заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами: удостоверяющих права

5.

лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.

Отметка о заверении копии: необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

26 Верно

Заведующая Подпись И.К.Градова

09.09.2001

Для заверения более важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись»

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

1 Устинов

342 256

или

Устинов Николай Иванович

342 256