Документальное оформление учета расчетов по заработной плате

В сельскохозяйственных организация на основании Приказ Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 01.07.2011 № 268 "Об установлении примерных форм учетных документов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции и продукции рыбоводства, и Инструкции о порядке применения и заполнения примерных форм учетных документов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции и продукции рыбоводства"использую следующие документы [3]:

1. Табель учета рабочего времени и начисления заработка работникам животноводства (форма 501-АПК) - применяется для учета отработанного времени и начисления заработной платы работникам животноводства. В табеле ф. 501-АПК указывается вид продукции животноводства (первая свободная строка), расценка за единицу продукции (вторая свободная строка). В свободных графах табеля ф. 501-АПК по каждому работнику записывают количество произведенной продукции, за которую следует начислить заработную плату.

2. Наряд на сдельную работу (форма 502-АПК) - применяется для учета фактически отработанного времени, объемов выполненных работ и начисления заработной платы работникам ремонтной мастерской, в строительстве и на других работах. Он используется для начисления заработной платы во всех подразделениях организации

3. Учетный лист тракториста-машиниста (форма 503-АПК) - применяется для учета работ, выполняемых тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами (кроме транспортных работ тракторов).

4. Путевой лист трактора (форма 504-АПК) - применяется для учета работы тракторов на транспортных работах.

5. Путевой лист ф. 504-АПК является основанием для отражения записей в Накопительной ведомости учета работы машинно-тракторного парка ф. 602-АПК.

6. Книжка бригадира по учету труда и выполненных работ (форма 505-АПК) - применяется для учета отработанного времени, объемов выполненных работ и начисления заработной платы работникам, занятым на конно-ручных работах. (приложение № 5 После ее проверки экономистом и бухгалтером (что они, удостоверяют своими подписями) книжка бригадира ф. 505-АПК утверждается руководителем организации.

В растениеводстве для учета затраченного труда, объема выполненных работ, начисления заработной платы используют следующие формы первичных документов.

1. Для учета работ, выполненных тракторами и комбайнами, применяют учетный лист тракториста–машиниста (форма № 133–АПК), который заполняют в отдельности на каждого тракториста–машиниста. При открытии этого документа в нем регистрируют дату, наименование предприятия и подразделения, фамилию, имя и отчество, табельный номер работника, марку и инвентарный номер машины. Учет ведут по мере выполнения работ с указанием того, под какие культуры они проводились. В документе построчно по видам работ указывают: агротехнические условия, бригаду–заказчика, единицу измерения, количество отработанных часов, норму выработки, расценки, фактический объем выполненных работ (в натуре и в переводе в условные эталонные гектары); нормативный и фактический расход горючего. В разделе о движении ГСМ отражают остаток на дату выдачи и сдачи учетного листа и количество выданного горючего за учетный период.

2. В целях учета транспортных работ тракторов используют путевой лист трактора (форма № 134–АПК). В этом документе записывают количество отработанных часов, дней, пробег, всего и в том числе с грузом, количество перевезенных грузов, сделанных тонно–километров, отработанных машино–дней, выполненных условных эталонных гектаров работы, расход горючего по норме и фактически и суммы начислений оплаты труда.

3. Для учета немеханизированных работ (конных и ручных) применяются учетные листы труда и выполненных работ: групповые (форма № 131–АПК) и индивидуальные (форма № 132–АПК). Для определения заработка расчеты производятся по каждой строке учетного листа путем умножения объема выполненных работ на расценки. Доплату определяют умножением основной оплаты труда на установленный процент доплаты.

Все первичные документы, применяемые для учета затрат труда и его оплаты в растениеводстве, ведет бригадир или учетчик соответствующей полевой (тракторной) бригады. Эти документы должны быть подписаны работниками и бригадиром, утверждены агрономом, который также делает отметку о качестве и сроках выполнения работ.

Учет труда в животноводстве несколько сложнее, чем в растениеводстве. Это связано с тем, что одна и та же категория работников, как правило, получает заработную плату исходя из данных нескольких первичных документов (например, доярка – за полученное молоко и полученный приплод). Оплату труда в животноводстве начисляют в зависимости от количества и качества получаемой продукции, поэтому для учета выработки и расчета заработка используют первичные документы по учету движения животных.

1. Заработную плату дояркам, скотникам, чабанам и прочим работникам начисляют согласно акту на оприходование приплода животных (форма № 211–АПК). Кроме того, при начислении заработной платы доярок, а также определенного процента оплаты труда скотника принимают во внимание информацию, отраженную в журнале учета надоя молока (форма № 176–АПК). В овцеводстве при начислении оплаты труда применяют также акт настрига и приема шерсти (форма № 181–АПК).

2. Оплату труда чабанам и конюхам за сохранность молодняка, а также свинарям за поголовье и прирост живой массы к моменту отъема поросят начисляют по данным акта на перевод животных из группы в группу (форма № 214–АПК).

3. Заработную плату за прирост живой массы за определенный период работникам разных отраслей животноводства начисляют согласно ведомости взвешивания животных (форма № 216–АПК) и расчету прироста животных (форма № 217–АПК).

4. Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства (форма № 135–АПК) используют для начисления заработной платы с учетом отработанного времени и объема выполненных работ, на которые установлены сдельные расценки. В этом расчете указывают фамилии, имена и отчества работников (основных и подменных), количество отработанных каждым из них человеко–часов, расценки и объем выполненных работ.

Первичные документы по животноводству составляют руководители или учетчики производственных подразделений. В конце месяца документы утверждаются зоотехником и поступают в бухгалтерию для начисления заработной платы.

В качестве документов, связанных с учетом отработанного времени, расчетами по оплате труда и различными удержаниями, применяются: расчеты по заработной плате и ведомости прочих доплат, табели учета использования рабочего времени. Расчет по заработной плате (форма № 138–АПК) необходим для начисления сумм заработанной платы, причитающихся работнику при его увольнении с работы до окончания месяца либо при уходе в очередной или учебный отпуск. На лицевой стороне документа проставляют суммы начислений и удержаний по видам, на оборотной стороне – суммы начисленной заработной платы по месяцам. Суммы выплат рассчитывают на основании среднего заработка за расчетный период.

При расчете заработной платы администрации (специалистов, руководителей, сотрудников бухгалтерии и т.д.), как правило, используется повременная форма оплаты труда.

Для учета затрат труда при повременной форме оплаты (как для работников администрации, так и для других категорий работников с повременной оплатой) применяется табель учета рабочего времени (форма № 140–АПК). Табель ведут по месту работы руководители подразделения или работники кадровой службы.

Для учета оплаты труда и объема выполненных работ во вспомогательных и промышленных производствах, строительных и монтажных работ, как правило, используют наряд на сдельную работу для бригады (форма № 136–АПК) и наряд на сдельную работу (индивидуальный) (форма № 137–АПК).

Наряд на сдельную работу формы № 136–АПК применяют с целью учета объема выполненных работ, затраченного времени и начисления заработной платы членам бригады. Наряд выписывают сроком до одного месяца в одном экземпляре. В течение месяца в нем отмечают выполненные работы, на оборотной стороне наряда ведут табель, в котором ежедневно учитывают время, отработанное каждым членом бригады. После выполнения задания или по окончании месяца рассчитывают общую сумму оплаты труда за работу.

Наряд на сдельную работу (индивидуальный) формы № 137–АПК применяют для установления заданий и учета объемов выполненных работ, затраченного времени и заработной платы на одного работника.

Учет затрат труда и его оплаты на автотранспорте ведут при помощи следующих первичных документов:

1. Путевой лист грузового автомобиля. Существуют два вида путевых листов для грузового автотранспорта: для повременной (форма № 4п) и сдельной (форма № 4с) оплаты. Они служат для учета труда шоферов и грузчиков. Путевой лист выписывают на один или несколько (в случае дальних рейсов) дней. В нем приводят данные о количестве перевезенных грузов, расстоянии, расходе ГСМ и пр.

2. Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) предназначен для первичного учета работы легкового автотранспорта и служит основанием для начисления заработной платы водителям легковых автомобилей. Выдается такой путевой лист обычно на один день или на смену.

3. Для учета работы и расчета заработной платы водителей автобусов используют путевой лист автобуса (форма № 6).

Все перечисленные документы в конце месяца поступают в бухгалтерию предприятия, где составляют расчет по каждому работнику, данные группируют, и бухгалтер, который занимается начислением заработной платы, заполняет необходимые, принятые согласно учетной политике на данном предприятии сводные документы и регистры.

КУПСХП «Освейский» является сельскохозяйственной организацией.Сельскохозяйственное производство - специфическая отрасль народного хозяйства, имеющая ряд особенностей, оказывающих существенное влияние на оплату труда. В частности, большая зависимость результатов труда от качества и сроков выполнения важнейших сельскохозяйственных работ, сложившихся природно-климатических условий и др.

Для учета кадров, начисления и выплаты заработной платы в КУПСХП «Освейский» используют следующие формы первичных документов (Приложение Б)).

Так как КУПСХП «Освейский» является сельскохозяйственной организацией и имеет свои особенности учета труда и заработной платы рассмотрим порядок документального оформления учета расчетов по заработной плате на примере данного предприятия.

Весь персонал КУПСХП «Освейский» делится на работников, занятых в сельскохозяйственном производстве и в неосновной деятельности. Первую группу образуют постоянные, сезонные и временные работники, а также служащие. Общее количество работников составляет списочное число персонала.

Для целей государственных статистических наблюдений в КУПСХП «Освейский» ведется учет численности работников организации и отработанного времени.

Оперативный учет личного состава – обязанность отдела кадров, который оформляет приём на работу, переводы, увольнения, отпуска и другое движение персонала соответствующими приказами.

Лицо, ответственное за учет личного состава работников предприятия – присваивает каждому работнику, принятому на предприятие, табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах, относящихся к этому работнику. На каждого работника заводится личная карточка (Приложение А), в которой указываются все сведения о работнике (образование, состав семьи, профессии, которыми он владеет, факты повышения квалификации и т.д.).

В КУПСХП «Освейский» лицевые счета не ведутся.

Основанием для приема на работу на КУПСХП «Освейский» являются:

· заявление о приеме на работу; контракт, в котором оговариваются условия труда, оплаты труда, отдыха и особые факторы; приказ (распоряжение) директора о приеме на работу данного работника с указанием зачисления на работу (Приложение Б).

Для первичного учета численности персонала документами-основаниями также являются:

· приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (Приложение В); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (Приложение Г); табель учета использования рабочего времени (Приложение Е).

В КУПСХП «Освейский» для учёта труда и его оплаты используются различные первичные документы, которые содержат всю информацию, необходимую для начисления заработной платы и отнесения её на счета учёта затрат на производство.

Для учёта отработанного времени, объемов выполненных работ и начисления заработка работникам растениеводства применяют книжку бригадира по учету труда и выполненных работ (Приложение И), в КУПСХП «Освейский» ведется собственная разработка. Это комбинированный документ, состоящий из двух разделов. В первом разделе ведётся учет труда и выполненных работ. Во втором по каждому исполнителю ежедневно ведётся учет отработанного времени, объема выполненных работ и начисленной оплаты труда. На основании второго раздела составляют расчетно-платежную ведомость.

Для учета работ, выполняемых тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами, применяют учетный лист тракториста-машиниста (Приложение К). Его выписывают на каждого механизатора отдельно раз в 10-15 дней. В учетном листе ежедневно отмечают наименование и объем выполненных работ, отработанное время, сумму начисленной оплаты труда, выполненные нормо-смены, расход топлива по норме и другие показатели. Подписывают документ механизатор и агроном.

В КУПСХП «Освейский» значительная часть транспортных работ выполняется тракторным парком. На все виды транспортных средств выписывают путевой лист (Приложение Л). В выдаваемом механизатору путевом листе проставляется штамп организации, указывается дата выдачи, порядковый номер с начала года, номер и марка трактора, фамилия механизатора, наименование груза, время выезда и возвращения. Также в листе отмечаются отработанное время, объем выполненных работ, сумма начисленной заработной платы и другие показатели.

Оплата труда работников животноводства КУПСХП «Освейский» зависит от количества и качества полученной продукции. Показатели, по которым производят начисление оплаты труда каждому работнику, фиксируются в течение месяца в следующих первичных документах:

· акте на оприходование приплода животных (Приложение М);

· акте на перевод животных (Приложение Н);

· акте настрига и приема шерсти (Приложение П);

· журнале учета надоя молока (Приложение Р);

· ведомости взвешивания животных (Приложение С) и др.

Для группировки данных, накопленных в первичных документах, и учета времени, отработанного каждым работником животноводства, применяют табель учета рабочего времени и начисления заработка работникам животноводства (Приложение Т), который составляет заведующий фермой. В табеле указывается должность (категория) работника, отработанное время, объем полученной продукции, расценка за единицу, сумма начисленной оплаты труда. В конце месяца табель учета рабочего времени и начисления заработка передают в бухгалтерию. Он является основанием для составления расчетно-платежной ведомости.

Для учета труда шоферов применяют путевые листы (Приложение У). Так как на каждого водителя в месяц приходится по 30 путевых листов, то общая сумма заработка определяется на основании накопительной ведомости учета работы автотранспорта (Приложение Ф), которая ведётся в бухгалтерии.

Учет отработанного времени, начисление заработной платы работникам вспомогательных, промышленных, обслуживающих, ремонтных и прочих производств в КУПСХП «Освейский» основывается на данных нарядов на сдельную работу (Приложение Х). На лицевой стороне документа приводят описание работ, указывают разряд работы, единицу измерения, расценку и объем выполняемой работы и сумму, причитающуюся для оплаты труда исполнителей.

Для учета отработанного времени и начисления заработной платы административно-управленческому и другому персоналу КУПСХП «Освейский», находящемуся на повременной оплате труда, используют табель учета рабочего времени и начисления заработка при повременной оплате труда. Его открывают в начале месяца, записывая весь персонал в установленной последовательности. Ежедневно в табеле отмечают отработанные часы и неявки на работу по различным причинам. В конце месяца подсчитывают итоги и по этим данным начисляется заработная плата.

Для начисления заработной платы работникам организации при уходе в очередной отпуск используют расчет среднемесячного заработка(Приложение Ц). Суммы премий, выходных пособий и других выплат отражают в ведомости прочих выплат и удержаний.

Данные первичных документов используются для составления сводных и накопительных регистров и отражения сумм заработной платы на счетах бухгалтерского учета. Обобщающим регистром КУПСХП «Освейский», в котором отражаются расчеты по заработной плате с каждым работником, является расчетно-платежная ведомость (Приложение Ч). Это документ по начислению всех видов заработной платы за месяц и произведенных из нее удержаний. Он служит основанием для выдачи причитающейся работникам заработной платы (за минусом удержаний).

Рассмотрим порядок обработки учетной информации по оплате труда в КУПСХП «Освейский».

Все оформленные первичные документы по заработной плате, по начислению пособий и премий к установленному сроку сдаются в бухгалтерию КУПСХП «Освейский», где они проверяются. Проверка состоит в установлении полноты заполнения требующихся реквизитов в документах, наличия подписей всех должностных лиц, правильности применения тарифных ставок, окладов, сдельных расценок, надбавок, доплат. Неправильно или неполно оформленные документы возвращаются на дооформление.

Регистром аналитического учета расчетов по заработной плате в КУПСХП «Освейский» является расчетно-платежная ведомость (Приложение Ш).

Заработная плата в КУПСХП «Освейский» выдается 1 раз в месяц и практически всегда с нарушением сроков выплаты, что является нарушением действующего законодательства.

В КУПСХП «Освейский» регистром синтетического учета по заработной плате являются журнал-ордер № 10 (Приложение Щ, Э) и Главная книга (Приложение Ю).