Предоставление авансового отчета работником

Для выполнения операции 2 "Предоставление авансового отчета работником" (см. таблицу примера) необходимо ввести документ "Авансовый отчет".

Создание документа "Авансовый отчет" (рис. 5):

1. Вызовите из меню: Касса - Авансовый отчет.

2. Нажмите кнопку "Добавить" .

Рис. 5

Заполнение шапки и закладки "Авансы" документа "Авансовый отчет" (рис. 6, рис. 7):

1. В поле от укажите дату составления авансового отчета.

2. В поле Склад выберите склад, на который приходуются товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом.

3. В поле Физ. лицо выберите из справочника "Физические лица" подотчетное лицо, отчитывающееся по авансовому отчету.

4. На закладке Авансы нажмите кнопку "Добавить" .

5. В поле Документ аванса выберите расходный кассовый ордер, по которому работнику были выданы денежные средства под отчет.

6. В поле Назначение укажите цель выдачи денежных средств под отчет (рис. 7).

7. В поле Приложение... документов на... листах укажите количество документов и их листов, прилагаемых к авансовому отчету.

8. Заполните остальные поля, как показано на рис. 7.

Рис. 6

Рис. 7

Заполнение закладки "Товары" документа "Авансовый отчет" (рис. 8):

1. Нажмите кнопку "Добавить" на закладке Товары.

2. В поле Номенклатура выберите поступающие товарно-материальные ценности (в справочнике "Номенклатура" наименование поступающих ТМЦ следует вводить в папку "Инвентарь и хозяйственные принадлежности"). В случае необходимости, можно добавить дополнительные поля Код, Артикул и т. п. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в табличной части документа, далее выберите "Настройка списка" и отметьте флажками поля, которые нужно отобразить.

3. В поле Количество, Цена, Сумма введите необходимые данные.

4. В поле % НДС выберите значение Без НДС, т.к. работник предоставил товарный чек по приобретенным ТМЦ.

5. В полях Наименование документа (расхода), Номер документа и Дата документа введите информацию о документе поступления.

6. Если подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету счет-фактуру полученный от поставщика, то необходимо установить флажок СФ предъявлен, и заполнить поля Дата СФ и Номер СФ. При этом счет-фактура поставщика будет зарегистрирован как отдельный документ. Более подробно об этом см. пример "Авансовый отчет (приобретение ТМЦ, счет-фактура)". В нашем примере устанавливать флажок "СФ предъявлен" не требуется.

7. Заполните остальные поля, как показано на рис. 8.

8. Для вызова печатного бланка Авансового отчета (форма АО-1) используйте кнопку "Авансовый отчет".

9. Кнопка "ОК".

Рис. 8

Закладка Тара заполняется в случае, если подотчетное лицо приобретало возвратную тару. Закладка Оплата заполняется, если подотчетное лицо выполняет оплату поставщику. Закладка Прочее заполняется, если подотчетное лицо отчитывается о различных расходах, которые непосредственно относятся на счета затрат (например, командировочные расходы, расходы на проезд и др.).

Результат проведения документа " Авансовый отчет " (рис. 9):

Для проведения документа нажмите кнопку Провести , для просмотра проводок нажмите кнопку Результат проведения документа ..

Рис. 9

Для того, чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".

Для этого выполните следующее (рис. 10-12):

1. Вызовите из меню: Отчеты - Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

2. В полях Период с... по... выберите период, за который формируется отчет.

3. В поле Счет выберите счет 71.

4. Нажмите кнопку Настройка для создания регистра бухгалтерского учета (рис. 10).

5. В окне "Панель настроек" вызовите "Параметры панели настроек" и установите флажки: Показатели, Группировка, Дополнительные данные, Отбор, Оформление.

6. В разделе "Оформление" установите флажки в полях: Выводить заголовок, Выводить подписи и Выводить единицу измерения.

7. Вызовите из меню: Предприятие - Ответственные лица организаций (рис. 11).

8. Нажмите кнопку " Добавить " . Заполните поля регистра сведений "Ответственные лица организации", как показано на рис. 11.

9. Нажмите кнопку "Сформировать отчет" в отчете Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (рис. 12).

Рис. 10

Рис. 11

Рис. 12

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитовое сальдо составляет 3 990 рублей. Это означает, что у организации перед подотчетным лицом возникла задолженность, т.е. перерасход по авансовому отчету, представленному Антоновой Е.А., следует погасить из кассы организации ООО "Торговый Дом".