Подготовка дел для передачи на ведомственное хранение

Студентам необходимо обратить внимание на то, что дела, сформированные в деятельности кадровых служб по результатам экспертизы их научной и практической ценности по завершению календарного года, подлежат технической обработке для передачи их на хранение в ведомственный архив организации.

В зависимости от сроков хранения дела документов по личному составу подлежат полному или частичному оформлению.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и дела документов по личному составу долговременного хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

‒ проверку правильности оформления и систематизации документов дела;

‒ подшивку дела;

‒ нумерацию листов и составление заверительной подписи дела;

‒ оформление обложки дела.

В ходе проверки правильности оформлении документов и их систематизации внутри дела проверяется наличие обязательных реквизитов, обеспечивающих их юридическую достоверность принятый порядок расположения документов внутри дела. В дела удаляются копии, черновики, скрепки и булавки, скоросшиватели.

Далее проводится подшивка дела на четыре прокола с обязательным помещением в дела бланков для выполнения заверительной записи и внутренней описи.

Листы дела нумеруются графическим карандашом или нумератором в правом верхнем углу арабскими цифрами. Ошибки, допущенные при нумерации, подлежат только «открытому» исправлению путем добавления литерной буквы или выполнения под зачеркнутой неправильной цифры правильного номера листа.

В состав заверительной подписи дела, выполненной в конце дела на специальном бланке или обложке дела, входит указание на общее количество листов дела, наличие литерных или исправленных номеров, фотографий, карт, схем и документов, не подлежащих подшивке и др. Надпись заверяется составителем с указанием должности и даты.

Обложка дела, оформленного на постоянное или длительное хранение, должная содержать следующие элементы:

‒ полное наименование организации и структурного подразделения;

‒ заголовок дела по номенклатуре;

‒ индекс дела;

‒ крайние даты документов дела;

‒ количество листов дела;

‒ номер дела по описи.

На дела по личному составу постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), прошедшие экспертизу ценности и отобранные для передачи в архив организации, составляются описи дел по личному составу.

Студентам необходимо обратить внимание на требования, которые должны соблюдаться при составлении описи дел.

Так заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Дела располагаются в описи по хронологически-структурному принципу, а внутри структурных подразделений по их значимости. Описательные разделы описи включают в себя номер дела по описи, его индекс и заголовок по номенклатуре, указание на количество листов и крайние даты документов дела.

В графе «Примечания» указывается физическое состояние дел, отметки о приеме и передачи, утрате и т.п. Опись дел по личному составу составляют в 3-х экземплярах, она может быть снабжена предисловием и указателями.

Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения