У відділі персоналу

Основні функції та задачі відділу:

- Здійснювати добір та розстановку персоналу за діловими та особистими властивостями, контроль за його правильним використанням на роботі.

- Розробляти заходи щодо формування стабільного трудового колективу, зниження плинності персоналу та зміцнення трудової дисципліни.

- Забезпечувати підприємство необхідною кількістю персоналу керівного складу, спеціалістів, робітників та допоміжного персоналу потрібних професій та кваліфікацій відповідно до затвердженого штатного розкладу.

- Проводити роботу щодо формування резерву спеціалістів для висування або переміщення на інші штатні посади.

- Розробляти разом з планово-економічним та організаційним відділами штатний розклад підприємства, складати перспективні та поточні плани потреби в усіх категоріях персоналу та джерел його поповнення.

- Організовувати та забезпечувати комплектування підприємства працівниками всіх категорій, потрібних професій, спеціальностей та кваліфікацій відповідно до плану по праці.

- Організовувати прийом на роботу, переведення, звільнення особового складу персоналу підприємства відповідно до чинного законодавства та нормативних документів.

- Здійснювати облік усіх категорій персоналу відповідно до вимог органів управління.

- Організовувати облік порушень працівниками підприємства трудової дисципліни та громадського порядку.

- Формувати та готувати резерв спеціалістів для висування на керівні посади.

- Вивчати ділові та особисті властивості працівників для їх перемі­щення або зарахування до резерву на висування.

- Аналізувати професійний, освітній та віковий склад персоналу, а також інші соціально-демографічні дані з метою використання для поліпшення якісного складу персоналу, для складання відповідних розділів плану соціального розвитку колективу.

- Організовувати проведення соціологічних досліджень щодо підвищення ефективності роботи з персоналом та стабільності трудового колективу.

- Вести облік заохочень та винагород робітників і службовців.

- Складати розрахунки і заявки па потребу підприємства у молодих спеціалістах і кваліфікованих працівниках, які закінчили універси­тети, інститути, коледжі, технікуми, школи, училища.

- Організовувати проведення атестацій та інших видів оцінки діяль­ності керівників та спеціалістів, а також матеріально відповідальних осіб. Розробляти заходи з виконання рішень атестаційних комісій та контролювати їх виконання.

- Контролювати виконання керівниками підрозділів наказів і розпо­ряджень керівництва підприємства щодо питань роботи з персоналом.

- Оформлювати, зберігати та видавати трудові книжки, своєчасно заносити до них необхідні дані.

- Підготовлювати всі види державної звітності та поточної інформації про чисельний та якісний склад персоналу.

Завдання 1. Формування штатного розкладу віртуального підприємства:

Проаналізувати існуючий штатний розклад торговельного підприємства та побудувати органіграму.

Проаналізувати доцільність створення нових підрозділів на підприємстві.

Узгодити (підписи керівників) проект штатного розкладу з усіма підрозділами.

Завдання 2. Побудова та вдосконалення організаційної структури управління віртуальним підприємством:

Відповідно до затвердженого штатного розкладу підприємства разом з іншими керівниками підрозділів розробити проект наказу про введення в дію штатного розділу підприємства і, як додаток до нього, схему організаційної структури управління підприємством.

Завдання 3. Регламентація управління персоналом: розробка положення про відділ роботи з персоналом та методичних рекомендацій щодо розробки положення про підрозділ для інших підрозділів

Розробити типове положення про структурний підрозділ (зразок положення), а також положення про відділ роботи з персоналом.

Скласти проект наказу про розробку положень щодо структурних підрозділів в підприємстві.

Завдання 4. Регламентація управління персоналом та проектування роботи:розробка посадових інструкцій працівників відділу персоналута методичних рекомендацій для розробки інструкцій посадінших підрозділів

Розробити типову посадову інструкцію (зразок), а також посадову інструкцію менеджера з персоналу.

Скласти проект наказу про розробку положень щодо структурних підрозділів у підприємстві.

Завдання 5. Проектування роботи: розробка паспорта робочого місцяпрацівників відділу роботи з персоналом, вищого керівництва підприємства та методичних рекомендацій для розробки паспорта робочогомісця для посад інших підрозділів

На підприємстві серед працівників як виробничого, так і управ­лінського персоналу спостерігається певна незадоволеність умовами праці на робочому місці (незручність, непродумана розстановка обладнання, освітлення, температурний режим тощо), клієнти відмічають, що інтер’єр офісу непривабливий.

Розробити проект положення про паспорт робочого місця (зразок), а також паспорт робочого місця менеджера з персоналу, директора підприємства, менеджера з продажу.

Скласти проект наказу про розробку паспортів робочих місць на підприємстві.

Завдання 6. Регламентація управління персоналом: розробка правил внутрішнього розпорядку

Розробити проект правил внутрішнього розпорядку.

Скласти проект наказу про введення в дію правил внутрішнього розпорядку

Завдання 7. Підбір персоналу: формування вимог до кандидатів на посаду

Вищим керівництвом поставлено завдання – заповнити існуючі вакансії максимально відповідними працівниками.

У результаті визначення вакантних посад і відповідно до розроблених посадових інструкцій скласти перелік необхідних вимог до кандидатів. Скласти кваліфікаційну карту та карту компетенції для працівників. Побудувати моделі робочих місць для окремих посад. Узгодити розроблені документи з керівниками відповідного підрозділу та з керівником підприємства.

Завдання 8. Підбір персоналу: пошук кандидатів

Проблема – заповнення вакансій працівниками, які відповідатимуть розробленим вимогам.

Розробити певну політику щодо пошуку кандидатів (внутрішні або зовнішні джерела) і, відповідно, скласти оголошення у періодичні видання (інші інформаційні джерела для пошуку) та розробити аплікаційні форми для кандидатів, які надавали б необхідну інформацію для подальшого відбору.

Завдання 9. Підбір кадрів: формування бази даних про претендентів, їх оцінювання та відбір

Проблема – добрати з претендентів потенційних працівників, які максимально відповідатимуть вимогам вакантних посад.

Після отримання анкет провести первинний відбір за анкетними даними та комплексне тестування з відібраними кандидатами.

Після обробки результатів тестування коло претендентів зменшується і працівники відділу персоналу ретельно готуються для проведення співбесіди з кандидатами для остаточного прийняття рішення. Необхідно заздалегідь продумати повний хід бесіди та критерії оцінки результатів.

Після проходження співбесіди з працівниками відділу персоналу претенденту пропонується пройти співбесіду з керівником_:підрозділу та директором для прийняття остаточного рішення.

Завдання 10. Призначення на посаду: розробка типових форм заяв та контрактів

За рішенням власників передбачено поступовий перехід на контрактну форму найму працівників підприємства (починаючи з заповнення вакансій).

Розробити текст і форму трудового контракту та уніфіковані для підприємства форми заяви на прийняття на роботу, на звільнення з посади, переведення на іншу посаду, надання відпустки.

Скласти проект наказу про затвердження форм кадрової документації.

Завдання 11. Призначення на посаду: оформлення зарахування на посаду

У разі затвердження керівником кандидата на посаду підготувати контракт для підпису, проект наказу про прийняття на роботу (узгодивши питання оплати праці з планово-економічним відділом).

Завдання 12. Виписування нової трудової книжки

Зараховано особу, яка розпочинає трудову діяльність. На підставі наказу про зарахування на роботу оформити трудову книжку.

Завдання 13. Укладання договору про матеріальну відповідальність

На роботу прийнято працівника на матеріально-відповідальну посаду.

На підставі наказу про зарахування оформити договір матеріальної відповідальності.

Завдання 14. Призначення на посаду: формування особових справ, ведення трудових книжок та особових карток тощо

На підставі паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка, особового листка заповнити особові картки, абеткові карткита облікові картки. На основі наказу оформити записи у трудовій книжці та в журналі реєстрації приймання на роботу. Підшити до папки всі документи особової справи. Скласти опис, зареєструвати особову справу.

Завдання 15. Призначення на посаду: адаптація персоналу, інструктування з техніки безпеки та ознайомлення з правиламивнутрішнього розпорядку

Провести бесіду з умовним новим працівником щодо ознайомлення його з підприємством, робочим місцем, трудовим колективом.

Проінструктувати умовного нового працівника з правил техніки безпеки та ознайомити його з правилами внутрішнього розпорядку.

Завдання 16. Вивільнення персоналу: документальне оформленнязвільнення та архівація особових справ

Надійшла заява про звільнення з резолюцією директора.

На підставі заяви про звільнення відповідно до резолюції керівника підприємства скласти проект наказу про звільнення, відобразити звільнення в особовій картці, трудовій книжці, оформити видачу книжки в журналі руху трудових книжок, зробити записи в особовій справі про звільнення та журналі звільнених, скомплектувати документи для передачі в архів, перемістити картки до картотеки звільнених.

Завдання 17. Вивільнення персоналу: аналіз плинності та абсентеїзму кадрів

Проаналізувати рівень, динаміку та причини плинності та абсентеїзму кадрів, розрахувати необхідну та надлишкову плинність кадрів.

Завдання 18. Вивільнення персоналу: розробка заходів із зменшення плинності та абсентеїзму кадрів

Ретельно вивчити причини, що зумовили плинність та абсентеїзм кадрів.

Проаналізувати, серед яких категорій працівників спостерігається найвищий коефіцієнт плинності та абсентеїзму, визначити причини.

Розробити пропозиції щодо зменшення плинності та абсентеїзму кадрів і узгодити з керівником підприємства.

Завдання 19. Рух кадрів: документальне оформлення руху кадрів

На підставі поточних подій (заяви, листи, усні запити, накази тощо) оформити рух кадрів.

Завдання 20. Рух кадрів: документальне оформлення заохочень та стягнень

На підставі надходження службових записок з резолюціями керівника підприємства та іншої поточної інформації скласти проект наказу про стягнення (заохочення).

Завдання 21. Рух кадрів: оформлення виписок, копій, дублікатів, довідок

На підставі поточної інформації (усні запити, листи з резолюцією директора) оформити видачу виписок, копій, дублікатів тощо.

Завдання 22. Рух кадрів: складання графіка відпусток

За розпорядженням керівника підприємства на підставі пропозицій керівників підрозділів скласти графік відпусток на наступний рік.

Завдання 23. Рух кадрів: оформлення відпусток

Надійшли заяви з резолюціями керівників підрозділів.

На підставі заяв працівників і графіка оформити відпустки.

Завдання 24. Рух кадрів: Оформлення листка непрацездатності

На підставі особової картки чи трудової книжки визначити тривалість безперервного стажу працівника та заповнити відповідні колонки бланку листка непрацездатності, зареєструвати його.

Завдання 25. Оформлення документів працівників, які виходять на пенсію

Добрати необхідні документи (трудова книжка й особова картка), на їх підставі уточнити загальний стаж роботи (у тому числі пільговий). Оформлення пакета: знімання копій, заповнення пенсійної справи, реєстрація у книзі обліку пенсіонерів.

Завдання 26. Оформлення виконавчого листка

На підставі отриманого виконавчого листка внести зміни до особової картки. Записати табельний номер на виконавчому листку і віддати в бухгалтерію.

Завдання 27. Роботи з табельного обліку

Перевірити наявність працюючих на робочих місцях, скласти доповідну, вести облік неявок з причин порушення трудової дисципліни.

Завдання 28. Рух кадрів: складання статистичної звітності

На підставі наявної інформації підготувати звітність за формою №3-ПВ «Звіт про використання робочого часу».

Завдання 29. Рух кадрів: складання статистичної звітності

На підставі наявної інформації підготувати звітність за формою №6-ПВ «Чисельність окремих категорій працівників та підготовки кадрів».

Завдання 30. Рух кадрів: складання статистичної звітності

На підставі наявної інформації підготувати звітність за формою № 1-ПВ «Звіт з праці».