В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства кадровой службы в организации необходимо разработать номенклатуру дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке <1>. Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел структурного подразделения, на основе которых затем составляется сводная номенклатура дел организации. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется инструкцией по делопроизводству, действующей в организации.
--------------------------------
<1> ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о кадровой службе, инструкцией по делопроизводству, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003) (далее - Перечень), номенклатурами дел подразделения за предшествующие 2 - 3 года. Кроме того, при составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать требования, предъявляемые к документации по личному составу Трудовым кодексом РФ, другими нормативными актами, регулирующими трудовые правоотношения. К сожалению, многие из документов, предусмотренные законодательными актами, в частности Трудовым кодексом РФ, не включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровой службы при формировании дел. Так, например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами - основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), отметка об этом делается в 4 и 5 графах номенклатуры.
Классификация приказов, данная в Перечне, вызывает вопросы, поскольку определение приказов по личному составу в Трудовом кодексе РФ отсутствует. С учетом действующего законодательства можно сформулировать следующее определение приказа по личному составу - распорядительный документ, регулирующий трудовые отношения работника с работодателем, изданный на основании заключенного трудового договора. Это уточнение имеет большое значение для составления номенклатуры дел кадровой службы и формирования дел, так как приказы по личному составу и по основной деятельности должны формироваться в разные дела.
При составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать срок хранения документов. Срок хранения приказов по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, о применении дисциплинарных взысканий, о дежурствах, некоторых иных документов составляет менее 75 лет (например, для приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков Перечень устанавливает срок хранения в 5 лет). Статья 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает срок хранения для документов по личному составу в 75 лет. Кажущееся противоречие не дает оснований для продления срока хранения всей документации по личному составу: ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение. А документом Архивного фонда РФ является согласно тому же Закону архивный документ (т.е. материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства), прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Таким образом, документы, в том числе и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем), имеющие иные сроки хранения (1 год, 5 лет, 75 лет), не являются документами Архивного фонда РФ, т.е. увеличения сроков хранения всех документов по личному составу до 75 лет в связи с принятием в 2004 г. нового федерального закона не произошло.
Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), затем - заголовки дел с локальными нормативными актами организации, за ними следуют заголовки дел, содержащие распорядительную документацию (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.). Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Далее по номенклатуре располагается переписка по различным вопросам, затем - учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы N Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы. В самом конце номенклатуры дел помещаются описи переданных в архив дел структурного подразделения, выписка из сводной номенклатуры дел организации, резервные индексы.
Рекомендуемая (примерная) номенклатура дел
кадровой службы:
Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N ста- тей по перечню | Примечание |
Кадровая служба | ||||
Нормативные правовые акты Президента РФ, Правительства РФ, субъектов РФ | ДМН <1> ст. 1 "б" |
--------------------------------
<1> До минования надобности.
Допускается как объединение распорядительных актов (постановлений и распоряжений) в одно дело, так и формирование их в разные дела:
Постановления и распоряжения вышестоящей организации. Копии | ДМН ст. 5 "а", 6 "а" |
Правила внутреннего трудового распорядка, если они утверждены приказом, могут храниться вместе с утверждающим их приказом в другом подразделении (секретариат, ДОУ). В этом случае в кадровой службе целесообразно хранить копию Правил для ознакомления с ними принимаемых на работу работников:
Правила внутреннего трудового распорядка | 1 г. (1) ст. 407 | (1) После замены новыми | ||
Положение о кадровой службе | Пост. ст. 16 |
Персональные должностные инструкции входят в состав личных дел работников, типовые хранятся по месту их разработки:
Должностные инструкции работников (типовые) | Пост. ст. 35 "а" |
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу:
Приказы по основной деятельности в части решения кадровых вопросов. Копии | ДМН ст. 6 "а" |
Штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. В кадровой службе целесообразно хранить копии штатных расписаний:
Штатные расписа- ния, изменения к ним. Копии | 3 г. ст. 32б | |||
Список (штатно- списочный состав) работников | Пост. ст. 349 | |||
Графики отпусков | 1 г. ст. 356 |
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. 75 лет хранятся приказы по личному составу о приеме, переводе, прекращении трудового договора, поощрении работников, иные приказы, кроме приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, дежурствах и применении дисциплинарных взысканий, которые имеют более короткий срок хранения - 5 лет. Кроме того, несмотря на одинаковый срок хранения, приказы о предоставлении отпусков и о применении дисциплинарных взысканий целесообразно группировать в отдельные дела:
Приказы по личному составу | 75 л. ЭПК ст. 6б | |||
Приказы по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков | 5 л. ЭПК ст.6б | |||
Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий | 5 л. ЭПК ст.6б | |||
Приказы о командировании работников | 75 л. ЭПК ст. 6б | О кратко- срочных внутрирос- сийских команди- ровках - 5 л. |
Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, группируются в отдельные дела, по принципу формирования в дела самих приказов по личному составу. В состав таких документов входят заявления работников, уведомления, представления, предложения, докладные и объяснительные записки, составляемые по различным вопросам, возникающим в области трудовых правоотношений:
Документы к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ст. 6б | |||
Документы к приказам по личному составу о предоставлении учебных и ежегодных оплачиваемых отпусков | 5 л. ст. 343 | |||
Документы к приказам по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, не вошедшие в состав личных дел | 5 л. ст. 343 |
Для обеспечения правильного и быстрого поиска документов трудовые договоры рекомендуется помещать в личные дела работников. В противном случае трудовые договоры формируются в дела по годам заключения и являются переходящими. При этом наличие в делах трудовых договоров с уволенными работниками может породить нарекания со стороны архивных служб:
Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК ст. 338 |
В номенклатуру дел кадровой службы включаются дела с документами по повышению квалификации и подготовке кадров:
Договоры об обучении | 5 л. (1) ст. | После ис- течения срока действия договора | ||
Документы о профессиональной переподготовке, повышении квали- фикации работни- ков | 5 л. ЭПК ст. | |||
Переписка о профессиональной переподготовке, повышении квали- фикации работни- ков | 5 л. ЭПК ст. |
При формировании дел с документами по вопросам награждения работников сроки хранения документов определяются в соответствии с подразделом 8.4 Перечня (ст. ст. 384 - 387):
Документы (представления, ходатайства, характеристики) о представлении к награждению ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий | Пост. ст. 384а | |||
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных | 75 л. ЭПК ст. 385 | |||
Списки награжден- ных государствен- ными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий | Пост. ст. 350в | |||
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 л. ЭПК ст. 386 |
В номенклатуру дел кадровой службы включаются дела с документами по проведению аттестации работников:
Протоколы заседаний аттестационных комиссий | 15 л. ЭПК ст. 359 | |||
Итоговые сводки, сведения, ведо- мости о проведе- нии аттестации | 5 л. ст. 365 | |||
Документы к про- токолам заседаний аттестационных комиссий | 5 л. ст. 360 | |||
Списки членов аттестационных комиссий | 5 л. ст. 364 | |||
Графики проведе- ния аттестации | 1 г. ст. 367 | |||
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных комиссий, документы об их рассмотрении | 5 л. ст. 361 | |||
Переписка об аттестации | 5 л. ст. 366 |
В составе документации кадровой службы большой объем занимают учетные документы:
Личные дела работников | 75 л. ЭПК ст. 337б | Переходя- щее | ||
Личные дела руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания | Пост. ст. 337а | |||
Личные карточки работников, форма N Т-2 | 75 л. ст. 339 | Переходя- щее | ||
Журнал учета приказов по личному составу | Пост. ст. 72а | |||
Журнал учета приказов по личному составу о предоставлении учебных и ежегод- ных оплачиваемых отпусков | Пост. ст. 72а | |||
Журнал учета приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий | Пост. ст. 72а | |||
Журнал учета трудовых догово- ров | 75 л. ст. 358д | Переходя- щее | ||
Журнал учета личных дел | 75 л. ст. 358д | Переходя- щее | ||
Журнал учета личных карточек | 75 л. ст. 358 | Переходя- щее | ||
Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 3 г. ст. 358ж | |||
Журнал учета работников, выбывающих в командировки | 5 л. ст. 358з | |||
Журнал учета работников, прибывающих в командировки | 5 л. ст. 358з | |||
Трудовые книжки работников | До вос- требова- ния ст. | Невостре- бованные - не менее 50 лет | ||
Книга учета движения трудовых книжек и вклады- шей в них | 50 л. ст. 358е | |||
Заявления, запро- сы к выданным справкам о стаже, месте работы | 5 л. ст. 80 | |||
Табели учета рабочего времени | 1 г. ст. 281 | |||
Отчеты о наличии, движении работни- ков | 5 л. ЭПК ст. 262 | |||
Документы лиц, не принятых на работу | 1 г. ст. 341 | |||
Журнал регистра- ции листков не- трудоспособности | 5 л. ст. 476 |
В номенклатуру дел кадровой службы в обязательном порядке включаются акты приема-передачи дел при смене в подразделении должностных ответственных лиц (заводятся только в случае смены работников):
Акты приема- передачи дел, составленные при смене должностных ответственных лиц | 5 л. (1) ст. 36 | (1) После смены должност- ного от- ветствен- ного лица |
При передаче дел в архив организации составляется опись дел кадровой службы. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования:
Описи дел постоянного хранения (утвержденные) | Пост. (1) ст. 74а | (1) Неут- вержденные - до мино- вания надобности | ||
Описи дел временного хранения | 3 г. (1) ст. 74б | (1) После уничтоже- ния дел |
После утверждения сводной номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе:
Номенклатура дел кадровой службы. Копия | До заме- ны новой ст. 67б |
При возникновении в подразделении в течение текущего календарного года новых документированных участков работы и (или) заведении новых дел в номенклатуру вносятся соответствующие сведения. С этой целью для вновь заводимых дел оставляются так называемые резервные номера, представляющие собой пустые строки, располагаемые в конце номенклатуры дел.
Приведенная номенклатура дел носит рекомендательный характер, некоторые дела, указанные в ней, могут включаться в номенклатуру дел других структурных подразделений или, наоборот, приведенный перечень заголовков дел службы может быть дополнен другими позициями (в соответствии с положениями о структурных подразделениях и принятым в организации распределением обязанностей).
Ведение дел вне номенклатуры не допускается. При внесении в номенклатуру дел изменений рекомендуется сохранять индексы и заголовки переходящих дел.