2015-08-13
1146
10.1. Личное дело работника
Личное дело работника - совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело формируется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.
Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.
Документы, включаемые в личное дело, можно формально разделить на несколько групп. Первоначально в личные дела включаются документы, представляемые при приеме на работу, после них - документы, фиксирующие прием на работу, а затем - документы, возникающие в период деятельности работника в организации. Состав документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности работника.
Рекомендуется включать в личное дело следующие документы:
|
|
|
собственноручно написанное заявление о приеме на работу;
копию документа, удостоверяющего личность;
копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности или выполнения работы;
копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (при предоставлении работником);
копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (при представлении работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов);
копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления);
справку о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме совместителя на тяжелую, вредную, опасную работу или работу, связанную с управлением транспортным средством);
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений;
|
|
|
экземпляр трудового договора;
копию приказа о приеме на работу;
должностную инструкцию работника;
экземпляр договора о полной материальной ответственности (для категорий работников, предусмотренных Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85);
соглашение о неразглашении информации, составляющей персональные данные работников организации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
экземпляры соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
копии приказов о переводе на другую работу, о перемещениях, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении брака или о расторжении брака, свидетельство о перемене имени и т.д.);
объяснительные и докладные записки, заявления работника по различным вопросам;
материалы аттестаций;
результаты периодических медицинских осмотров (обследований);
документы, послужившие основаниями к приказу о прекращении (расторжении) трудового договора;
копию приказа о прекращении трудового договора;
копию трудовой книжки с внесенной записью о прекращении трудового договора.
Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4 x 6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.
Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую заносятся наименования всех подшитых документов, дата включения документа в личное дело, количество листов, дата изъятия документа, кем и по какой причине изъят документ. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения руководителя кадровой службы.
В связи с тем что личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет), в них не включаются документы, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например справки с места жительства, о жилищных условиях и др.
Личные дела подлежат полному оформлению, что подразумевает проведение определенных действий.
Подшивка (переплет) дела: документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Рекомендуется использовать папки формата 215 x 230 мм. Все металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов удаляются. В начале личного дела подшиваются бланки внутренней описи дела:
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела N _________________
| N п/п | Индекс докумен- та | Дата докумен- та | Заголовок документа | NN листов дела | Примеча- ние |
Итого ____________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________
(цифрами и прописью)
Должность лица, составившего опись ___________ И.О. Фамилия
00.00.0000
В конце дела подшиваются чистые бланки для заверительной надписи, составляемой при оформлении дела перед передачей в архив. Лист-заверитель дела служит для учета количества листов в личном деле, указания особенностей их нумерации. Заверительную надпись запрещается выносить на обложку дела или оборот листа последнего документа.
Нумерация листов в деле: нумерация листов производится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме внутренней описи и листов заверительной надписи. Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не затрагивая текста документов, нумератором или простым карандашом.
|
|
|
Оформление обложки: на лицевой стороне обложки указываются: наименование организации, по центру располагается бумажная бирка размером 52 x 74 мм с наименованием документа "Личное дело N ", фамилия, имя, отчество работника (в родительном падеже), даты дела. Датами личного дела являются даты подписания приказа (распоряжения) о приеме и приказа (распоряжения) об увольнении работника, на которого заведено личное дело.
Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельности работника в организации. Кадровая служба хранит личные дела только на работающих. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.
Доступ к материалам личного дела разрешается только уполномоченным лицам и самому работнику. При этом работник не вправе производить исправления, изымать из дела документы, помещать новые. В связи с этим настоятельно рекомендуется производить ознакомление работников с их личными делами исключительно в рабочее время в присутствии работника кадровой службы. На руки работникам личные дела не выдаются. При обнаружении работником в своем личном деле неверных, неполных или неточных данных он имеет право требовать их исключения, дополнения или исправления. Свое несогласие с данными, содержащимися в личном деле, работник выражает письменно в форме заявления на имя работодателя, с обоснованием причин несогласия. Все поданные работником заявления по поводу данных, содержащихся в его личном деле, помещаются в личное дело.
Выдача личных дел учитывается в контрольных карточках по следующей форме (формат 200 x 280 мм):
Контрольная карточка личного дела N ____________
Фамилия _____________________________________
|
|
|
Имя ________________________ Отчество _____________________
Отметки о выдаче личного дела
┌───────┬──────┬─────────┬───────┬──────┬───────────┐
│ │ │ Подпись │ Исх. N│ Дата │ Подпись │
│ Дата │ Кому │получате-│ или │ воз- │ лица, │
│выдачи │выдано│ ля │телефон│врата │принявшего │
│ │ │ │ │ │на хранение│
├───────┼──────┼─────────┼───────┼──────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │
Личные дела регистрируются в "Книге (журнале) учета личных дел", предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета:
Журнал регистрации личных дел
| N п/п | Номер личного дела | Фамилия, имя, отче- ство | Дата постановки дела на учет | Дата сня- тия с учета |
10.2. Порядок заполнения личной карточки
Вопреки существующему ошибочному мнению, личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Личные карточки заполняются на всех работников - постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.
Оформление и заполнение личной карточки производятся по определенным правилам, сложившимся на основе требований нормативных актов и длительной (более 30 лет) практики их применения.
При оформлении личной карточки используется бумага формата А3. В связи с тем что личная карточка является документом длительного хранения (75 лет), рекомендуется использовать обложечную бумагу (тонкий картон). В противном случае личная карточка довольно скоро приходит в негодность.
Личная карточка ведется по той форме, которая действовала на момент приема работника на работу. Законодательство не предусматривает переоформление личных карточек работающих при внесении изменений в унифицированные формы.
Личная карточка формы N Т-2 содержит зоны кодирования. В настоящий момент об обязательности кодирования не сказано ни в одном нормативном акте. Содержимое зон кодирования не участвует в подготовке статистических или иных отчетов. В связи с этим можно сделать вывод, что если кадровой службой не используется информация, содержащаяся в зонах кодирования (для целей автоматизированного учета или иных), то в этом случае зоны кодирования могут не заполняться. И все же заполнение зон кодирования желательно как с точки зрения проверяющих органов и должностных лиц, так и с учетом возможности ввода в дальнейшем автоматизированного учета на основе информации полей кодирования. При проставлении кодов необходимо использовать общероссийские классификаторы:
- Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.95 N 412;
- Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;
- Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.95 N 413;
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.94 N 367.
Текст, вносимый в описательные части реквизитов личной карточки, не должен заходить на поле кодирования. В противном случае, если ошибка допущена при первичном заполнении, карточка подлежит переоформлению.
Удаление реквизитов из унифицированной формы N Т-2 не допускается. При необходимости в унифицированную форму могут быть внесены изменения в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 N 20. Допускается внесение следующих изменений:
расширение и сужение граф и строк с учетом количества знаков в показателях;
включение дополнительных строк и вкладных листов;
внесение дополнительных реквизитов.
При этом все вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, как правило - приказом или распоряжением руководителя.
Чаще всего возникает необходимость в увеличении разделов IV "Аттестация", V "Повышение квалификации", VIII "Отпуск". Как правило, разделы "Аттестация", "Повышение квалификации" и другие увеличиваются за счет дополнительных строк, а раздел "Отпуск" увеличивается путем оформления вкладного листа в личную карточку на формате А4 с использованием лицевой и оборотной стороны листа.
Отличием формы N Т-2 от большинства других унифицированных форм по учету труда является то, что при отсутствии сведений в пустых строках и графах не проставляются прочерки. Такая особенность связана с тем, что личная карточка ведется весь период работы работника в организации, следовательно, данные работника могут изменяться и дополняться.
К сожалению, надо отметить, что в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, основное внимание сосредоточено на заполнении раздела II "Сведения о воинском учете".
Личная карточка, как и другие унифицированные формы, может заполняться от руки (разборчиво, желательно печатными буквами), а также печатным способом, в том числе с использованием средств вычислительной техники.
При заполнении личной карточки следует соблюдать определенные правила.
Дата составления в зоне общих учетных сведений личной карточки проставляется цифровым способом в формате 00.00.0000. Срок заполнения личной карточки - неделя со дня приема на работу. Срок определяется в соответствии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, согласно которому все записи в трудовые книжки вносятся не позднее недельного срока, а так как с записями в трудовой книжке - в частности о приеме на работу - работник знакомится, ставя подпись в личной карточке, то и для оформления личной карточки и внесения в нее последующих записей необходимо соблюдать тот же срок.
Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования проставляются в форме N Т-2 на основании соответствующих документов, представленных работником.
Графа "Алфавит" заполняется в целях систематизации личных карточек, в ней проставляется начальная буква фамилии работника.
Характер работы, проставляемый в личной карточке, должен соответствовать условиям трудового договора - "Постоянно" (при заключении трудового договора на неопределенный срок) или "Временно" (при заключении срочного трудового договора).
При приеме на работу работника, для которого эта работа будет являться основной, в графе "Вид работы" проставляется "Основная", при приеме на работу совместителя делается запись "По совместительству". Необходимость оформления второй личной карточки при приеме работника на работу на условиях внутреннего совместительства до сих пор является предметом дискуссий. Существуют две позиции по этому вопросу. Первая из них: на внутреннего совместителя всегда заводится вторая личная карточка, поскольку оформление внутреннего совместителя - процедура, состоящая из тех же шагов, что и оформление внешнего совместителя и необходимо оформление еще одной личной карточки, в которой будет вестись документирование трудовых отношений с совместителем, осуществляемых на основании второго заключенного трудового договора. Вторая позиция основана на том, что личная карточка является документом, ведение которого тесно связано с ведением трудовой книжки работника. Правила внесения записей о работе по совместительству, существующие для трудовых книжек, переносятся на ведение личной карточки по форме N Т-2. При этом раздел III личной карточки может выглядеть следующим образом:
III. Прием на работу и переводы на другую работу
| Дата | Структур- ное под- разделе- ние | Должность (специаль- ность, профес- сия), раз- ряд, класс (катего- рия) ква- лификации | Тариф- ная ставка (ок- лад), над- бавка, руб. | Основа- ние | Личная под- пись вла- дельца трудо- вой книжки |
| 02.10. | Бухгалте- рия | Бухгалтер | 3600,00 | Приказ от 02.10. 2005 N 60/лс | Иванов |
| 08.08. | Отдел труда и зара- ботной платы | Экономист по труду (по со- вмести- тельству) | 1800,00 | Приказ от 08.08. 2007 о приеме на работу на условиях внутрен- него со- вмести- тельства | Иванов |
Аргументом в пользу ведения одной личной карточки является то, что внутренние совместители учитываются в среднесписочной численности работников как один человек. В пользу ведения двух личных карточек аргументами служат: ограниченные размеры полей формы, не позволяющие вносить двойное количество записей, необходимость введения в форму дополнительных реквизитов (например, должны быть дополнены полями для размещения реквизитов второго трудового договора и для внесения сведений о прекращении второго трудового договора), раздельное ведение стажа для отпусков и т.д. Кадровая служба учреждения самостоятельно выбирает способ ведения личных карточек на внутренних совместителей и закрепляет его в инструкции по кадровому делопроизводству организации.
Графа "Пол" может заполняться как полностью ("Мужской", "Женский"), так и в сокращенном виде (буквами "М", "Ж").
Раздел I, заполняемый при приеме работника на работу, практически весь заполняется на основании документов, представленных работником или оформленных при приеме на работу.
Обязательными для заполнения являются номер и дата трудового договора, заключенного с работником.
Фамилия, имя и отчество работника заносятся в форму N Т-2 на основании документа, удостоверяющего личность, и записываются полностью, без сокращений, в именительном падеже.
Дата рождения записывается словесно-цифровым способом, например:
20 августа 1962 г.
Данные в графу "Место рождения" вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, с сокращениями в соответствии с Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО):
р-н - район;
г. - город;
пгт - поселок городского типа;
рп - рабочий поселок;
кп - курортный поселок;
к - кишлак;
пс - поселковый совет;
сс - сельсовет;
смн - сомон;
вл - волость;
дп - дачный поселковый совет;
п - поселок сельского типа;
нп - населенный пункт;
п. ст - поселок при станции;
ж/д ст - железнодорожная станция;
с - село;
м - местечко;
д - деревня;
сл - слобода;
ст - станция;
ст-ца - станица;
х - хутор;
у - улус;
рзд - разъезд;
клх - колхоз;
им - имени;
свх - совхоз;
зим - зимовье.
Гражданство работника подтверждается документом, удостоверяющим его личность. В соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 (ОКИН) существуют определенные виды записей, вносимых в данную графу.
1. "Гражданин Российской Федерации" - при предъявлении паспорта гражданина РФ или свидетельства о рождении, в зоне кодирования проставляется "1".
2. "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)" - при предъявлении паспорта гражданина РФ и паспорта другого государства, в зоне кодирования проставляется "2", графой ниже указывается название государства, гражданином (подданным) которого является работник.
3. "Иностранный гражданин" - при предъявлении работником паспорта другого государства в зоне кодирования проставляется "3", ниже указывается название государства.
4. "Лицо без гражданства" - работник предъявляет иной документ, удостоверяющий личность, например вид на жительство; в зоне кодирования проставляется "4".
Графа "Знание иностранного языка" заполняется со слов работника. Ошибочным является занесение в личную карточку данных о знании работником языков народов Российской Федерации. В форме N Т-2 проставляются только наименование и степень знания иностранных языков. В соответствии с ОКИН существует только три степени знания иностранного языка, которые указываются в личной карточке:
1 Читает и переводит со словарем
2 Читает и может объясняться
3 Владеет свободно
Сведения об образовании в личную карточку вносятся на основании документа об образовании. При этом обычно указывается законченное образование. Например, для работника, после окончания среднего общеобразовательного заведения поступившего в высшее учебное заведение, указывается "среднее (полное) общее образование". Если работник прошел весь курс обучения или большую половину курса в высшем учебном заведении и был отчислен, то на основании справки учебного заведения может быть сделана запись "неполное высшее образование". Надо отметить, что ОКИН не предусматривает такого уровня образования, часто встречающегося в личных карточках работников, как "неполное среднее профессиональное образование". Несмотря на то что п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, предусмотрена возможность внесения записи о незаконченном образовании соответствующего уровня на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.), использование иных документов, кроме справки установленного образца об обучении в образовательном учреждении, нежелательно. Зачетная книжка и студенческий билет являются документами, подтверждающими всего лишь факт поступления в учебное заведение.
При заполнении в личной карточке сведений об образовании вносятся данные о наименовании образовательного учреждения (в точном соответствии с документом об образовании), наименовании документа, его серии, номере, годе окончания учебного заведения, квалификации и специальности, полученной работником. Специальность кодируется с применением Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО).
Работникам, окончившим аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру, вносятся соответствующие сведения в п. 6 личной карточки "Послевузовское профессиональное образование", принципы внесения записей те же, что были указаны выше.
В пункт 7 раздела I личной карточки вносятся сведения об имеющейся у работника профессии, освоенной им в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии более двух профессий в личную карточку вносятся сведения о тех, которые соответствуют должности, профессии, специальности, по которым заключен трудовой договор с работником. Заполнение зоны кодирования в пункте "Профессия" настоятельно рекомендуется.
Пункт 8 раздела I личной карточки "Стаж работы" на сегодняшний день устарел, поскольку не содержит графы для размещения сведений о страховом стаже, на основании которого рассчитывается размер пособия по временной нетрудоспособности. В пункте 8 предусмотрена дополнительная графа для размещения сведений о стаже, дающем право на дополнительные льготы и гарантии. Но использовать ее для внесения сведений о страховом стаже не всегда получается. Например, в тех случаях, когда организация расположена в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, эта графа заполняется сведениями о соответствующем стаже работы. В таких случаях рекомендуется дополнять форму N Т-2 графой "Страховой стаж". Порядок внесения изменений в личную карточку рассмотрен далее. Подсчет всех видов стажа производится на дату приема работника в организацию. Методика подсчета трудового стажа, применимая ко всем видам стажа, приведена в п. 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Стаж, дающий право на надбавки за выслугу лет, определяется в соответствии с нормативными актами федеральных органов исполнительной власти, иными нормативными актами, в том числе локальными.
Пункт 9 раздела I личной карточки "Состояние в браке" чаще других содержит ошибочные записи: "холост", "не женат", "состоит в гражданском браке". При заполнении этой графы нужно применять ОКИН, согласно которому существуют следующие виды состояния в браке:
- никогда не состоял (не состояла в браке) - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен (разведена) - код 5;
- разошелся (разошлась) - код 6.
Сведения о составе семьи с указанием степени родства (заполняется в соответствии с ОКИН), фамилии, имени, отчества и года рождения родственника заполняются на основании соответствующих документов, предъявленных работником (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака), а также со слов работника.
В пункте 11 записываются сведения о паспорте или ином документе, удостоверяющем личность работника.
В пункт 12 вносятся сведения об адресе места жительства - в соответствии с штампом регистрации в паспорте, а также об адресе фактического проживания (данная графа заполняется со слов работника или в соответствии с документом, подтверждающим временную регистрацию).
Раздел II личной карточки "Сведения о воинском учете" заполняется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В связи с тем что на основании сведений раздела II личной карточки в учреждениях и организациях ведется воинский учет и бронирование работников, Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, вменяет в обязанности должностных лиц организаций, ответственных за ведение воинского учета, ведение и хранение личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны РФ. Министерство обороны РФ, в свою очередь, приложением 3 к Инструкции Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях определило порядок заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" личных карточек форм N Т-2 и N Т-2 ГС(МС) на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу.
В соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" все граждане Российской Федерации обязаны состоять на воинском учете, за исключением граждан, освобожденных от исполнения воинской обязанности в соответствии с федеральным законодательством, проходящих военную службу или альтернативную гражданскую службу, отбывающих наказание в виде лишения свободы, лиц женского пола, не имеющих военно-учетной специальности, а также граждан, постоянно проживающих за пределами Российской Федерации. На указанные категории граждан раздел II личной карточки не заполняется. На всех остальных раздел заполняется в обязательном порядке и не реже 1 раза в год сверяется с документами воинского учета.
Раздел II личной карточки заполняется на основании следующих документов:
а) удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, для призывников;
б) военного билета (временного удостоверения, выданного взамен военного билета) для военнообязанных.
Записи в разделе II личной карточки должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, записи в п. 7 личной карточки и отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) производятся только простым карандашом.
Пункт 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется; на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса пункт заполняется на основании п. 23 "Категория запаса" военного билета, путем записи цифры 1 или 2.
Пункт 2 "Воинское звание" на офицеров запаса заполняется на основании п. 5 "Воинское звание" и п. 13 "Последующее присвоение очередных воинских званий" военного билета; на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - на основании п. 20 "Присвоение воинских званий и классной квалификации по специальности" военного билета.
Пункт 3 "Состав (профиль)" на офицеров запаса заполняется в соответствии с п. 7 "Наименование профиля" военного билета. Наименование профиля записывается без сокращений ("командный", "медицинский" и т.д.). На прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса п. 3 заполняется в соответствии с п. 25 "Состав" раздела V "Пребывание в запасе" военного билета. Наименование состава записывается в соответствии с имеющимся воинским званием без сокращений ("солдаты", "матросы" и т.д.).
Пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" на офицеров запаса заполняется в соответствии с п. 6 "ВУС N " военного билета, на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - в соответствии с графой "Полное кодовое обозначение ВУС" п. 26 "N ВУС" военного билета. Записывается полное кодовое обозначение ВУС (для офицеров запаса - шесть цифр, например: "021101", для прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - шесть цифр и буквенный знак, например: "113194А").
Пункт 5 "Категория годности к военной службе" заполняется на офицеров запаса на основании записи в п. 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" военного билета, на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - на основании записи в строке "Категория годности к военной службе" п. п. 6, 7, 9 раздела III "Отношение к военной службе. Прохождение военной службы" или п. п. 29, 30 раздела VI "Сведения о медицинских освидетельствованиях и прививках" военного билета. Категория годности записывается буквами - А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в указанных пунктах военного билета в п. 5 личной карточки проставляется категория годности к военной службе "А".
В пункте 6 "Наименование военного комиссариата по месту жительства" указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете (п. 20 "Отметки о приеме и снятии с воинского учета" военного билета - на офицеров запаса и раздел IX "Отметки о приеме и снятии с воинского учета" военного билета - на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса).
В пункте 7 "Состоит на воинском учете" заполняются строки:
- "общем (N команды, партии)" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа в п. 16 (на офицеров запаса) или в разделе VII (на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса) "Отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний" военного билета гражданина. Номер команды (партии) указывается соответственно в п. 1 мобилизационного предписания и в строке "в команду N " штампа;
- "специальном" - на граждан, забронированных в установленном порядке за организацией на период мобилизации и на военное время. Проставляются серия и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и на военное время, номер перечня должностей и профессий, пункта и раздела перечня (постановления Межведомственной комиссии по бронированию граждан, пребывающих в запасе), по которому оформлено бронирование гражданина, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом.
При заполнении раздела II личных карточек на граждан, подлежащих призыву на военную службу, должны соблюдаться следующие требования:
а) пункт 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете:" не заполняются;
б) в пункте 2 "Воинское звание" записывается - "подлежит призыву";
в) пункт 5 "Категория годности к военной службе" заполняется на основании записи решения комиссии по постановке граждан на воинский учет в разделе I "Общие сведения" после слова "признан" в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Категория годности записывается буквами - А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно негодные к военной службе) или Д (негодные к военной службе);
г) в пункте 6 "Наименование военного комиссариата по месту жительства" указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете (раздел II "Прием на воинский учет и снятие с воинского учета" удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу).
Необходимо учитывать, что в военных билетах граждан, пребывающих в запасе, и удостоверениях граждан, подлежащих призыву на военную службу, изданных до 1999 г., названия и нумерация разделов и пунктов могут отличаться от указанных выше.
В пункте 8 раздела II личной карточки делается отметка о снятии с учета - "по возрасту" или "по состоянию здоровья". Подобная отметка делается после представления работником документа из военного комиссариата о снятии с воинского учета по достижении предельного возраста пребывания в запасе или по состоянию здоровья.
Заполненные разделы I и II личной карточки заверяются подписями самого работника и работника кадровой службы, заполнившего личную карточку. При этом работник, расписываясь, ставит дату заверения сведений.
Личная подпись работника на 2-й странице личной карточки является одной из причин, по которой ведение формы на бумажном носителе является обязательным.
При приеме на работу вносится запись в раздел III личной карточки, заполняемый на основании приказа о приеме. В последующем в раздел III вносятся сведения о всех переводах работника на другую работу. При этом необходимо обратить внимание, что сведения о перемещениях в личную карточку не вносятся. Также не должны вноситься в раздел III сведения об изменении тарифной ставки (оклада), поскольку в соответствии с определением, данным ст. 72.1 ТК РФ, изменение условий оплаты труда не является переводом на другую работу.
В разделе III работник проставляет свою подпись, подтверждая тем самым факт ознакомления с записью о приеме (переводе на другую работу), сделанной в трудовой книжке. Срок внесения записи в личную карточку, как уже указывалось выше, - одна неделя.
Сведения о прохождении работником аттестации вносятся специалистом кадровой службы в раздел IV личной карточки. Внесение сведений о прохождении работником аттестации в личную карточку допускается только после издания руководителем организации приказа об утверждении итогов аттестации. В соответствующих графах указывается дата аттестации, формулировка решения комиссии, дата и номер протокола аттестационной комиссии, ссылка на основание внесения записи. При этом в графу "Решение комиссии" могут быть перенесены рекомендации аттестационной комиссии, содержащиеся в протоколе.
В соответствии с Законом РФ от 10.07.92 N 3266-1 "Об образовании" (в ред. Федерального закона от 13.01.96 N 12-ФЗ) повышение квалификации работника производится в пределах уровня имеющегося у него профессионального образования и осуществляется в образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию.
В соответствии с Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.06.95 N 610, существуют следующие виды повышения квалификации:
краткосрочное (не менее 72 часов) тематическое обучение по вопросам конкретного производства, которое проводится по месту основной работы специалистов и заканчивается сдачей соответствующего экзамена, зачета или защитой реферата;
тематические и проблемные семинары (от 72 до 100 часов) по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, предприятия (объединения), организации или учреждения;
длительное (свыше 100 часов) обучение специалистов в образовательном учреждении повышения квалификации для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности.
По окончании обучения выдается соответствующий документ:
удостоверение о повышении квалификации для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;
свидетельство о повышении квалификации для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов.
На основании представленного работником документа о повышении квалификации специалистом кадровой службы вносятся сведения в раздел V личной карточки. Записываются даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации (краткосрочное, длительное, семинар), наименование учебного заведения и место его нахождения, наименование документа (удостоверение или свидетельство), его реквизиты. В графе 8 раздела дается ссылка на документ-основание повышения квалификации работника. Такими документами являются приказ руководителя о направлении работника на обучение или договор об обучении работников, заключенный между организацией и обучающей организацией.
В связи с тем что повышение квалификации работников должно проводиться не реже одного раза в 5 лет, а на практике проводится гораздо чаще, раздел V довольно быстро заканчивается. Ниже будет указано, как справиться с этим затруднением. Кроме того, следует обратить внимание работников кадровых служб на внимательное прочтение документов о повышении квалификации: на сегодняшний день проводится значительное количество обучающих мероприятий продолжительностью менее 72 часов. Сведения о таких образовательных мероприятиях не должны вноситься в личную карточку. Кроме того, достаточно распространенной ошибкой является внесение в раздел V сведений о повышении квалификации, пройденном работником до приема на работу в организацию. Надо помнить о том, что в раздел V вносятся сведения об обучении работника, пройденном в период работы в организации.
Еще одним видом дополнительного профессионального образования является профессиональная переподготовка по программе в объеме свыше 500 часов. Лица, прошедшие данное обучение, получают диплом о профессиональной переподготовке. На основании предъявленного работником диплома о профессиональной переподготовке специалистом кадровой службы вносятся сведения в раздел VI личной карточки. Образец внесения сведений представлен ниже:
VI. Профессиональная переподготовка
| Дата | Специаль- ность (направ- ление, профес- сия) | Документ (диплом, свидетельство) | Основа- ние | |||
| начала обуче- ния | окон- чания обуче- ния | наиме- но- вание | номер | дата | ||
| 01.09. | 19.04. | Управле- ние пер- соналом | Диплом | АБ | 20.04. | Договор с ИПК- гос- службы РАГС П РФ от 01.09. 2003 N |
Работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, в соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель имеет право поощрять. Трудовой кодекс РФ прямо указывает виды поощрения, которые вправе осуществлять работодатель: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии. Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.
Сведения о наградах и поощрениях, почетных званиях вносятся в раздел VII личной карточки с обязательным указанием их наименования, а также дается ссылка на соответствующий документ (наименование вида документа, его дата и номер). В разделе отражаются данные о наградах и поощрениях, полученных работником в период его работы в организации. Аналогично правилам ведения трудовых книжек сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в личные карточки не вносятся.
В раздел VIII "Отпуск" личной карточки вносятся сведения обо всех видах отпусков, предоставляемых работнику. Каждая строка должна содержать сведения о виде отпуска, периоде работы, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска. Основанием для предоставления отпуска является приказ (распоряжение) работодателя о предоставлении отпуска работнику. Даты начала и окончания отпуска вносятся в личную карточку в соответствии с приказом о предоставлении отпуска.
На практике встречается ситуация, когда фактическая дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе, - работник может быть отозван из отпуска или, наоборот, отпуск может быть продлен в связи с болезнью работника, исполнением им государственных обязанностей, в иных случаях. В подобных ситуациях в личную карточку вносятся исправления: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, над ними надписывается новая дата и на полях проставляется ссылка на приказ (распоряжение) работодателя, на основании которого произошло изменение. Запись заверяется подписью работника кадровой службы, внесшего исправления. Пример заполнения раздела VIII:
VIII. Отпуск
| Вид от- пуска (ежегод- ный, учебный, без со- хранения заработ- ной платы и др.) | Период работы | Количе- ство кален- дарных дней отпуска | Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окон- чания | |||
| Ежегодный оплачи- ваемый | 01.09. | 31.08. | 01.04. | 07.05. | Приказ от 14.03.2007 N 56-к | |
| Без со- хранения заработ- ной платы | 01.09. | 31.08. | 20.08. | 21.08. | Приказ от 17.08.2007 N 187-к |
Включение в личную карточку раздела IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством" позволило кадровой службе вести более полный учет работников, которым законодательство предоставляет дополнительные льготы и гарантии. При заполнении указанного раздела необходимо приводить ссылку на документ, подтверждающий право работника на льготу и ссылку на федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.
Дополнительные льготы и гарантии предусматриваются законодательством для различных категорий граждан, например лиц, удостоенных званий Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации или являющихся полными кавалерами ордена Славы, лиц, награжденных знаком "Почетный донор России", ветеранов боевых действий. Также предусматриваются льготы для женщин, работающих в сельской местности, инвалидов, супругов военнослужащих, других категорий работников.
При прекращении трудового договора с работником в раздел XI личной карточки вносится запись, содержащая сведения о дате увольнения, реквизитах приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора, дается ссылка на основание прекращения трудового договора. Под записью о прекращении трудового договора проставляют свои подписи работник кадровой службы и сам работник:
XI. ОСНОВАНИЕ Пункт 2 части первой статьи 77
ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО Трудового кодекса Российской Федерации
ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ) __________________________________________
Дата увольнения "23" августа 2007 г.
Приказ (распоряжение) N 187-лс от "17" августа 2007 г.
Работник кад- Специалист-
ровой службы I категории Сидорова Н.Н. Сидорова
──────────── ──────────── ───────────────
должность личная расшифровка
подпись подписи
Работник Иванов
──────────────────────
личная подпись
Данные о работнике в процессе его трудовой деятельности могут изменяться. Изменения могут коснуться не только фамилии, имени и отчества работника - различные причины могут привести к внесению изменений в сведения об образовании, месте жительства, составе семьи, паспортных данных и др. Кроме того, может возникнуть необходимость исправления неверных сведений. Порядок внесения изменений и исправлений на сегодняшний день не определяется ни одним нормативным актом, поэтому исправления рекомендуется вносить в том же порядке, что и в первичные учетные документы бухгалтерского учета - путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сведений так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывания над зачеркнутым исправленных сведений. На полях против соответствующей строки за подписью работника кадровой службы делается оговорка "Исправлено" с проставлением даты внесения исправлений. Что же касается внесения изменений (обновления персональных данных), то их можно вносить либо в том же порядке, что и исправления, при этом ссылку на документ, на основании которого вносятся изменения, рекомендуется делать в разделе "Дополнительные сведения", например:
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
Сведения об образовании дополнены 01.09.2007 на основании диплома, серия АА N 000000, выдан 00.00.0000 Пензенским государственным университетом архитектуры и строительства.
Надо отметить, что размеры раздела X "Дополнительные сведения" ограничены, а у работников кадровой службы может возникнуть необходимость внести в личную карточку сведения о работнике, место для которых не предусмотрено ни в одном другом разделе, например сведения об инвалидности работника (при этом необходимо указывать данные о группе и степени инвалидности, сроке, на который установлена инвалидность, реквизиты справки МСЭК), о наличии у работника специальных знаний или навыков (машинопись, стенография), наличии у работника водительского удостоверения на право управления определенными категориями транспортных средств, наличии у работника паспорта гражданина РФ для выезда из РФ и въезда в РФ (при документировании трудовых отношений использование слов, заимствованных из разговорной речи, является ошибкой, поэтому термин "загранпаспорт" не применяется). В связи со всем вышеизложенным необходимо упомянуть о существовании еще одного способа внесения исправлений и изменений в личные карточки работников, а именно: приказом (распоряжением) руководителя организации о внесении изменений и дополнений в личную карточку работника (форму N Т-2) утверждается внесение в унифицированную форму дополнительного раздела "Внесение исправлений и изменений в личную карточку", в котором проставляются отметки о внесенных исправлениях. Раздел может иметь, например, следующую форму:
| Дата внесения исправ- ления | N раз- дела формы | Ошибоч- ная за- пись (уста- ревшие сведе- ния) | Исправ- ленная запись (новые сведения) | Основание (наимено- вание до- кумента, серия, N, когда и кем вы- дан) | Долж- ность, ФИО, под- пись ра- ботника кадровой службы, внесшего исправле- ния |
Такой способ позволяет не перегружать поля унифицированной формы дополнительным текстом. Кроме того, необходимо помнить, что после увольнения работника из организации личная карточка подлежит сдаче на архивное хранение. При этом производится переплет (подшивка) в дело всех личных карточек работников, уволенных в одном году. В связи с этим чтение на полях надписей, содержащих информацию о внесенных исправлениях, становится затруднительным.
Существующая форма личной карточки N Т-2 утратила реквизит, существовавший в личной карточке N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а, - место для фотографической карточки. Несмотря на это, большинство работников кадровых служб по-прежнему приклеивают фотографию работника на личную карточку. Очевидно, что в том случае, когда в организации не ведутся личные дела работников, такая мера является вынужденной и вряд ли будет оценена контролирующими органами как нарушение.
В процессе вносимых в форму личной карточки изменений был утрачен еще один реквизит личной карточки образца 1997 г. - номер документа. Именно исчезновение этого номера позволяет многим специалистам кадровых служб сделать ошибочный вывод о том, что регистрация личных карточек не производится. Однако личная карточка является документом, использующимся в справочных целях, а значит, в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления подлежащим регистрации. Следовательно, кадровой службой должна вестись книга (журнал) регистрации личных карточек.
Оперативное хранение личных карточек производится кадровой службой организации. Личные карточки систематизируются в соответствии с принятым в организации порядком. Обычной является систематизация личных карточек по начальной букве фамилий работников в алфавитном порядке. При этом допустимо первоначально систематизировать личные карточки по структурным подразделениям.
По мере увольнения работников личные карточки уволенных изымаются из массива и помещаются в отдельное дело в хронологическом порядке. По окончании делопроизводственного года дело переформировывают в алфавитном порядке, личные карточки переплетаются (подшиваются), нумеруются, производится полное оформление дела. Срок хранения личной карточки в архиве организации (75 лет) начинает исчисляться с года, следующего за годом увольнения работника из организации.
