Поняття про звіти в базі даних

Звіт в СУБД – це спосіб створення та виведення на друк інформації з бази даних. СУБД мають багато засобів для оформлення звітів: форматування тексту, додавання таблиць та графічних зображень.

Звіти в БД призначені, як правило, для виведення на друк результатів опрацювання даних. Звіт – це готовий до друку електронний документ.

Звіти можуть бути використані для заповнення бланків документів, наприклад додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, сертифікатів про проходження зовнішнього незалежного оцінювання тощо.

Під час створення звіту можуть бути використані дані з різних таблиць і запитів, засоби узагальнення, сортування і групування даних, можна провести операції над даними полів, використовуючи дані з інших полів і вбудовані функції. Також до звіту можуть бути включені написи, що пояснюють наведені дані, діаграми і графіки, малюнки тощо.

Access 2007 надає користувачу кілька засобів для створення звітів. Доступ до цих засобів забезпечується з використанням елементів керування групи Звіти вкладки Створити.

Найпростіший засіб створення звітів – із використанням кнопки Звіт. Для створення звіту достатньо відкрити або зробити поточною таблицю чи запит, на основі якої (якого) буде створено звіт, і вибрати кнопку Звіт. Буде створено звіт у вигляді таблиці з усіма даними, що містить таблиця (запит).

Більш широкі можливості зі створення звітів надає користувачу Майстер звітів. Для запуску Майстра звітів слід виконати Створити - Звіти - Майстер звітів.

У подальшому слід дотримуватися вказівок програми і виконати таку послідовність дій:

· Вибрати у вікні Майстер звітів у списку Таблиці і запити потрібний об’єкт, на основі якого буде створено звіт. Вибрати, перемістивши у список Вибрані поля, потрібні для створення звіту поля.

· Вибрати за потреби іншу таблицю або запит і вибрати потрібні поля.

· Вибрати за потреби поле, за яким буде здійснено групування об’єктів у звіті.

· Установити за потреби порядок сортування об’єктів у звіті (у межах груп).

· Установити за потреби вибором кнопки Параметри зведення та встановленням позначок прапорців види зведення для відповідних полів.

· Обрати макет майбутнього звіту.

· Увести назву звіту в поле Виберіть назву для звіту.

· Вибрати кнопку Готово.

Звіти дозволяють представити й роздрукувати дані відповідно до вимог користувача. Можливості оформлення даних і виведення на друк настільки ж гнучкі, як і можливості їхнього відображення на екрані.

Звіти призначені винятково для виведення даних на друк. У них відсутня необхідність наявності керуючих елементів для введення даних. Тому у звітах можна відмовитися від використання списків, прапорців. У них не можна установити режим таблиці чи форми. Для звіту можна вибрати тільки режим Конструктора і попереднього перегляду.