Служебные (деловые) письма, их назначение и состав, особенности составления и оф-ния

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию док-тов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. Письмо сост. на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Рек-ты: наим. орг-ии автора, почтовые рек-ты орг-ии автора, дата, номер, ссылка на дату и номер входящего док-та, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах- отметка о наличии приложений. Текст д.б. логичным, послед-ым, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, локанично, ясно. Текст не должен допускать различного толкования. Текст письма м.б. простым и сложным. Простые состоят из одной - двух частей: вступительная и заключительная. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть, заключение. Во вступл. дается обоснование вопроса: причина возникн-ия вопроса или его краткая история. В осн. части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Осн. часть д.б. убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. Текст излаг-ся от первого лица множ. числа (просим, направляем). Письма визируются рук-лем подр-ения, подготовившего письмо, при необх.сти - рук-лями заинтересованных структ. подразд., а также зам-лем рук-ля орг-ии. Письмо д.им. отметку об исполнителе, кот. прост-ся в нижней части листа, под подписью рук-ля. Датой явл. дата его подписания.

По функц-ному признаку ДЕЛОВЫЕ письма подр. на 2 гр-ы: * письма требующие ответа (просьбы, обращения, предложения, претензии, запросы); * письма не требующие ответа (напоминание, утверждение, извещение).

По признаку адресата: обычные и циркулярные (письма отправляются из одного источника в несколько адресов).

По форме отправления: традиционные почтовые отправления, эл-ую деловую переписку, факсовые отправления.

По стр-рным признакам: регламентированные (стандартные) - сост-ются по опр-ному образцу, они решают типичные вопросы экономико-правовых и организационных ситуаций. Нерегламентированные представляют собой авторский текст в виде формально логического повествования или этикетного текста.

По композиционным особенностям: одноаспектные (рассматривают одну проблему вопрос), многоаспектные (рассматривают несколько вопросов.)

Разновидности Д.П.:

-Письма-извещения - посылаются чтобы известить о каких-либо событиях, фактах, представляющий взаимный интерес.

-Циркулярные письма - доставить инф-ию одного и того же содержания в несколько адресов.

-Письма приглашения- пред. собой приглашение принять участие в заседании, совещании, оно обычно адресуется рук-лю орг-ии.

-Письмо напоминание- следует направлять тогда когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необх.е ответ или добиться принятия необход. решения.

-Рекламное письмо - содержит описание рекламируемых услуг или товаров, в письме дается полная четкая инф-ия об этих услугах.

-Письмо презентация - информирует о новых видах услуг, товаров, об открытии предприятия.

-Письмо просьба - кол-во ситуаций, дающих повод обратиться с просьбой от имени учр-ий, организаций.

-Письма-предложения о совместном сотрудничестве, они состоят из 2 частей: изложение сути вопроса и предложение о сотрудничестве.

-Сопроводительное письмо -информирует адресат о направлении ему док-тов, либо о материальных ценностях.

-Гарантийное письмо - сост-ся с целью подтверждения опр-ных обещаний или условий.

-Письмо- подтверждение направляется для подтверждения получения док-тов и материалов.

-Письмо-благодарность - направляется для выражения благодарности.

-Письмо- запрос направляется когда не возможно решить вопрос лично по телефону.

-Письмо - ответ - пишется на просьбы, запрсы, обращения, требования, предложения.