Документная коммуникация

Понятия «документная коммуникация», «система документных коммуникаций», «документно-коммуникационная система» являются базовыми для документоведения, находятся на стадии своего становления.

Документной коммуникацией (ДК) будем называть коммуникацию, опосредованную документом, построенную на обмене документами между двумя или более людьми. ДК является подсистемой социальной коммуникации.

Документ возник и существует в документно-коммуникационном процессе, т. е. в такой коммуникации (связи между объектами реального мира), в которой от одного субъекта (отправитель) к другому (потребитель) передается документная информация (т.е. информация, содержащаяся в документе).

Передача документной информации в обществе называется социальной ДК. Ее отправителем и потребителем является человек или группа людей, общество в целом. В социальной ДК документная информация, выступающая средством коммуникации, зафиксирована на материальном носителе. Иначе говоря, ДК — это процессы или способы распространения (передачи) информации в обществе, осуществляемые с помощью документов.

В ДК в качестве средства коммуникации выступает документ — материальный (вещественный) объект, на (в) котором социальная информация зафиксирована, что позволяет ее хранить, а также передавать во времени и пространстве вместе с материальным носителем.

Элементарная модель социальной документной коммуникации представлена на рис. 6.

В процессе социальной документной коммуникации явно или скрыто присутствуют три основных элемента: коммуникант, коммуникат и реципиент.

Отношение «коммуникат-реципиент» (книга-читатель, документ-потребитель) является источником возникновения документных информации и коммуникации. В процессе коммуникации осуществляется кодирование и декодирование информации, содержащейся в документе.

К О М М У Н И К А Н Т

К О М М У Н И К а т

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

Рис. Модель документной коммуникации

Коммуникант — отправитель документного сообщения, начинающий акт коммуникации (автор сообщения). Реципиент сообщения — его получатель, приемник (читатель, слушатель, зритель). Между коммуникантом и реципиентом устанавливается канал коммуникации, без которого связь не может состояться. По этому каналу от коммуниканта к реципиенту передается коммуникат — документное сообщение. Документную коммуникацию можно считать состоявшейся только в том случае, когда реципиент (потребитель) получил закодированную на материальном носителе информацию, отправленную коммуникантом, и декодировал ее.

В основе ДК лежит коммуникационный акт, в котором выделяются следующие составные части:

1) тот, кто передает документную информацию, — коммуникант — лицо или организация, генерирующие сообщение (автор документа, документной информации, сообщения);

2) тот, кому предназначена документная информация, — реципиент — это лицо или группа лиц, принимающих сообщение (потребитель документной информации, читатель, слушатель, зритель);

3) способ или канал передачи информации — коммуникант — это документ в форме книги, журнала, газеты, фильма, дискеты и т. п.;

4) содержание передаваемой информации, зафиксированной на материальном носителе;

5) код — правила языка, на котором зафиксировано сообщение;

6) контекст — в нем сообщение обретает всю полноту своего смысла.

Обычно коммуникант имеет представление о том, как сообщение может интерпретироваться реципиентом. Однако результат интерпретации, т. е. толкование сообщения получателем, определяется рядом факторов — прежде всего, кодированием.

Как известно, кодирование — это представление идеи, которую стремится донести до получателя коммуникант, в кодах или символах, т. е. в знаках, переводящих идею на язык, понятный реципиенту. Кодирование должно обеспечить интерпретацию сообщения получателем в соответствии с целью коммуникации, поставленной отправителем. В качестве кодов, как уже отмечалось, могут использоваться слова, звуки, цвет и т. п. Процесс кодирования в значительной степени субъективен, поскольку зависит от личности кодирующего.

Составляя вербальные сообщения, стремятся правильно использовать семантику, т. е. воспринимаемое значение слов. Сообщение — это зафиксированная идея, которую хотел коммуникант сообщить реципиенту.

Сообщение состоит из двух ведущих компонентов:

1) содержания сообщения — что оно, собственно, содержит — мысли, аргументы, доводы, факты;

2) средства передачи (канала) документного сообщения — книги, журнала, газеты, афиши, грампластинки, диска и т. п.

Декодирование сообщения — это перевод его на язык получателя. Оно определяется личным восприятием получателя, его способностью распознавать и интерпретировать коды, использованные для передачи идеи. Адекватность восприятия сообщения носит в определенной степени субъективный характер и может варьировать от нуля до ста процентов. Так, незнание иностранного языка сводит возможность декодирования иноязычного сообщения к нулю. А наличие сходного профессионального, жизненного опыта у отправителя и получателя увеличивает адекватность восприятия. Принимающий сообщение — реципиент — неотъемлемый элемент связи, без него коммуникации нет. Реакция получателя определяет результативность, т. е. степень достижения цели с учетом затраченных усилий. Обратная связь, позволяющая оценить результативность сообщения, является непременным условием управления (регулирования) ДК.

Приведенная схема существенно упрощает проблему. В действительности от автора к потребителю ведет гораздо более сложный путь, на котором происходит процесс создания, распространения, хранения и использования документа, доступа приемника к документному сообщению.

Место документа в социальной ДК обусловлено его функцией передачи сообщения от коммуниканта к реципиенту. Любой документ как элемент ДК можно охарактеризовать по формуле: «кто, что, по какому каналу, кому, с каким эффектом сообщает». Этот перечень вопросов получил известность как «формула Ласвелла». Часто ее сокращают до минимума: «кто, о чем, кому». Эти вопросы в своей совокупности должны охарактеризовать процесс коммуникации: кто является коммуникантом; в чем состоит суть сообщения; по какому каналу оно передается (то есть особенности материального носителя и знаковой системы); какому реципиенту предназначено сообщение; какова цель коммуникации и условия ее осуществления (где, когда отправлено сообщение). Наконец, заключительный вопрос — с каким эффектом — должен показать, состоялась ли в действительности коммуникация, то есть получена ли потребителем информация. Таким образом, документ является средством (каналом) передачи информации, если его рассматривать как элемент коммуникационного процесса в целом, или источником информации (коммуникатом), если рассматривать его с позиции реципиента.