2015-09-07
397з дисципліни «Юридичне Документоведення»
Виконала: студентка гр. № 6
IV (перехідного) курсу
заочної форми навчання
Мельниченко Христина
Перевірив: професор, викладач
дисципліни «Юридичне документоведення»
Палеха Юрій Іванович
Київ – 2014
№ 19. питання № 1. Використання іншомовних термінів у текстах документів.
Іншомовні слова в діловому тексті повинні вживатися лише в разі потреби, коли їх не можна замінити українськими словами з тим самим значенням. Слід критично ставитись до їх вживання: у документації рекомендується вживати лише ті іншомовні слова й терміни, які або одержали міжнародне визнання, або не мають еквівалента в нашій мові.
До міжнародних належать такі терміни:
· юридичні (суверенітет, екзекуція, унітарність, прокуратура, конституція);
· фінансові (акредитив, аудитор, валюта, вексель, біржа, кредит, депозит, емісія, рентабельність);
· бухгалтерського обліку (бюджет, дебет, штраф, пеня,);
· поштово-телеграфних зв’язків (бандероль, бланк, телеграма, телетайп, факс);
· діловодства (віза, гриф, реквізит, договір, оригінал, факсиміле);
· зовнішньої торгівлі (аташе, брокер, дилер, девальвація тощо).
Проте не всі терміни, вживані в зовнішньоторговельній і західноєвропейській кореспонденції, мають право широко застосовуватись у ділових паперах. У словник вітчизняних термінів ділових паперів повинні увійти лише ті іншомовні терміни, які набули міжнародного визнання й давно використовуються у вітчизняній практиці діловодства. До таких не належать, наприклад, терміни оферта, акцепт, референція, фактура та ін. (хоч їх і можна зустріти в листуванні з питань постачання).
Правильне й доречне вживання іншомовних слів у діловому тексті потребує певних зусиль з боку укладача документа, вимагає від нього знання таких правил:
1. Іншомовне слово повинне бути необхідним, тобто у нього в українській мові не має бути відповідників з тим самим обсягом значення. Так, не слід вживати (не як терміни, а як загальновживані слова) запозичення типу координувати (бо є погоджувати), пролонгувати (є продовжувати), лімітувати (є обмежувати), превалювати (є переважати), домінувати (панувати, переважати), фіксувати (записувати, запам’ятовувати), локальний (місцевий), апелювати (звертатися), репродукувати (відтворювати, відтворити), прерогатива (перевага), симптом (ознака), анархія (безпорядок) та ін.
Застерігаємо, що тут ідеться про вживання типу: є пропозиція припинити дебати (треба обговорення), бо нас лімітує (треба обмежує) час. Ще приклад невдалого вживання слова “лімітувати”, трохи складніший: “Ефективність режиму економії залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати”. Оскільки “ліміт” – це “гранична норма”, то лімітуються кошти, а не витрати.
2. Іншомовне слово повинне вживатися правильно й точно – саме в тому значенні, з яким воно запозичене. Розглянемо таке речення: Необхідно ліквідувати відставання на фронті реєстрування посадових осіб, які прибувають з відрядження або вибувають у відрядження. Із трьох вжитих тут запозичених слів два – зайві (ліквідувати і фронт); до того ж слово фронт вжите недоречно: у переносному значенні воно вживається тоді, коли йдеться про якісь дії великого масштабу, поширені на значній площині: фронт збирання колоскових, широким фронтом ідуть весняні польові роботи; “фронт реєстрування” – на площі однієї сторінки – недоречність. Отже, слід було написати: Усі посадові особи, які прибувають з відрядження або виїздять у відрядження, повинні бути зареєстровані. У тексті залишилося одне запозичене слово, але воно тут необхідне, бо його український відповідник записаний потребувало б додаткового роз’яснення (повинні бути записані до спеціальної книги, яку веде секретар установи за статутною формою), а це значно обтяжило б текст.
3. Запозичене слово в тексті документа повинно бути зрозумілим для тих, хто буде знайомитися з цим документом, опрацьовувати його.
Якщо в інструкції сказано: Відходи транспортуються спеціальними агрегатами до місця ліквідації їх, то до тексту такої інструкції потрібен ще переклад: “Сміття відвозиться самоскидами до місця звалища”. Або ще: Ефективність заходів, які паралізують вплив вищезгаданих директив, залежить від ступеня стабільності відповідних факторів і від координування цих заходів; Уніфікація, типізація, нормалізація і стандартизація процесів виробництва гарантують рентабельність і продуктивну ефективність індустріальної реконструкції. Виникає цілком слушне запитання: навіщо вживати стільки малозрозумілих запозичених слів, коли те саме можна сказати простіше, зрозуміліше, а головне – точніше? Очевидно, на мову ділових документів впливає мова науки, але, як бачимо, не завжди цей вплив може викликати схвалення.
4. Не рекомендується в тексті одного документа вживати на позначення того самого поняття і запозичене, і власномовне слово (конвенція – умова, екстраординарний – особливий, патент – авторське свідоцтво). Автор документа мусить зупинити свій вибір на одному з двох слів і користуватися лише обраним.
Культура мовлення особистості виявляється у вмінні користуватися всім багатством насамперед рідної мови, недоречним є “засмічення” висловлювання чи тексту невдалими й непотрібними запозиченнями: чим освіченіша людина, тим глибше зобов’язана вона знати мову свого народу. А отже, і необхідність хапатися за іншомовне слово в того, хто наважується писати статті чи книжки, повинна траплятися значно рідше, ніж у людини з недостатньою освітою.
Добре знання української чи російської мови дасть змогу, наприклад, відповісти на питання, чи слід вживати слово сервіс, чи краще його замінити незапозиченим (укр. обслуговування, рос. обслуживание). Виявляється, що “сервіс” – це не просто “обслуговування”, а “обслуговування побутових потреб населення”, тобто тут заміна (однослівна) неможлива, тому слово сервіс все ширше входить у нашу мову.
Таким чином, добір іншомовного слова в діловому документі диктується кількома обставинами й повинен вирішуватись кожного разу з урахуванням конкретної ситуації мовлення. Щоб правильно застосовувати іншомовні слова, треба дотримуватись таких правил:
· не вживати у тексті іншомовні слова, якщо є відповідники в українській мові /апелювати – звертатися, аргумент – підстава, доказ, домінувати – переважати, екстраординарний – особливий, координувати –погоджувати, лімітувати – обмежувати, пріоритет – першість, репродукувати – відтворювати, симптом – ознака, шеф – керівник/;
· запозичене слово слід вживати правильно, відповідно до його значення (Ефективність режиму економії залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати). У цьому реченні половина слів запозичені, а слово лімітуються вжите ще й неточно, оскільки ліміт – це гранична норма, то лімітуються не витрати, а кошти;
· не вживати в одному тексті власне українське слово та його іншомовний відповідник (координувати – погоджувати, екстраординарний –- особливий, фіксувати – записувати, лімітувати – обмежувати, прерогатива – перевага, симптом – ознака).
При виборі запозиченого чи власнемовного слова слід звертати увагу на відтінки у його значенні (сервіс – обслуговування: сервіс – це будь-яке обслуговування, а обслуговування – тільки побутових потреб населення).
Отже, і добір, і вживання іншомовного слова в професійному тексті диктуються кількома обставинами й мають вирішуватися кожного разу з урахуванням конкретного тексту.
№ 19. питання № 2. Резолюція як інформація про подальшу роботу з документом. Види резолюції.
Резолюця (реквізит 18) – змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом.
Розміщується у правому верхньому кутку нижче реквізиту «адресат» паралельно до основного тексту. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку першої сторінки документа, крім берегів. У разі відсутності вільного місця для резолюції її можна оформляти на окремому аркуші паперу або спеціальних бланках.
Складається з таких елементів: ·
· прізвище та ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, якому (яким) відправлено документ; ·
· вказівка про порядок виконання документа; ·
· термін виконання документа; ·
· особистий підпис керівника; ·
· дата.
Напр.: Петренку І.Д.Підготувати звіт про студентську наукову роботу до 15.03.2010 Підпис 18.01.2010
Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою. Резолюція має силу розпорядчого документа, бо пише її керівник установи або його заступник (в особливих випадках або в разі відсутності керівника).
За змістом резолюції можуть бути кількох видів:
1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає жодних дій з боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: «До наказу», «До протоколу», «До керівництва», «До виконання» тощо, залежно від того, у якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. У такій резолюції зазначають: · підпис керівника; · дату. Термін виконання не вказують, оскільки мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи.
2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу установи, то керівник указує: · безпосереднього виконавця; · термін виконання; · підпис; · дату. Резолюції цього виду формулюються так: «Підготувати відповідь до…», «Ужити заходів», «Зробити висновки», «Розглянути питання», «Обговорити на засіданні…» тощо.
3. Резолюція-відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур’єром, можлива така резолюція, особливо якщо відповідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: «На жаль, змушені Вам відмовити з причини…», «Не заперечуємо», «Про результати і вжиті заходи повідомимо додатково», «Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін» тощо. Вона використовується для оперативності ділового листування. У ній указується: · основний текст; · дата; · підпис; · посада відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення.
