Потребности в документной информации

Для организации документной деятельности большое значение имеет вопрос о потребностях в документной информации. Понятие «информационных потребностей» (а понятия «информационная потребность» и потребность в документной информации» мы рассматриваем как синонимы, т.к. информационная потребность предполагает потребность в документе, потребность в информации о документе, потребность в сведениях, извлеченных из документов) появилось в 60-70-е гг. XX в. и этому вопросу было посвящено большое число публикаций. Проблематика информационных потребностей возникла из практики информационного обслуживания. В условиях лавинообразного роста числа документов стало ясно, что без изучения спроса на документную информацию нельзя рационально и эффективно организовать работу с документами. Запросы потребителей, их характер, динамика изменений, выделение доминирующих групп по разным при-* знакам (принадлежности к отрасли, роду деятельности, про-, фессии, должности, возрасту и т.п.) влияют на все последующие этапы процессов деятельности. Без изучения запросов подготовка, сбор, аналитико-синтетическая обработка, поиск являются неконкретными и приводят в выдаче либо непол-, ной, либо излишней информации.

Есть несколько точек зрения на природу потребностей вообще и потребностей в документах, в частности. В понятие «потребность» как бы объединяются объективные отношения, которые побуждают к деятельности, и состояние субъекта

(личности, группы, общества), которое отражает эти отношения. С одной стороны, потребность определяют как нужду в чем-то необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, человеческой личности, социальной группы, общества в целом. В таком плане потребность в документах рассматривают с точки зрения их участия в жизнедеятельности людей с целью поддержания социальных параметров их жизни. С другой стороны потребности возникают в процессе деятельности человека. В частности, потребности в документах отражают потребность в знаниях и рассматриваются с точки зрения разности между уровнем знаний, накопленных в обществе о предмете деятельности потребителя, и его индивидуальным уровнем знаний в этой области с учетом осознания им путей решения проблем, составляющих предмет этой деятельности.

Потребности в документной информации базируются на общей теории потребностей личности. Широко известна так называемая «Пирамида Маслоу», представляющая собой иерархически упорядоченные уровни потребностей человека. Ее основу, базовый уровень составляют физиологические потребности (витальные), без удовлетворения которых жизнь невозможна. Это потребность в пище, воде, сне, тепле и т.д. Далее следуют: потребность в безопасности, в принадлежности к социальной группе, любви, уважении, власти. И на вершине пирамиды — потребность в самовыражении, творчестве.

Потребности в документной информации в явном виде в формулировках уровней, выделенных Маслоу, нет, но в скрытом виде она присутствует, позволяя путем использования документной информации удовлетворять разные виды потребностей. И на самом верхнем уровне иерархии — потребности в творчестве, самовыражении - продуцирование текстов, создание документов и есть самый распространенный способ ее удовлетворения.

Потребности носят объективный характер, поскольку обусловлены родом и спецификой деятельности потребителей информации — тематикой, характером работы. С другой стороны, потребности субъективны, поскольку зависят от квалификации потребителя, его способности к восприятию, переработке информации, отдельных качеств его характера.

В зависимости от задач изучения потребностей в современной науке применяются различные классификации:

• по их роли и значению в жизни человека - профессиональные, обусловленные родом занятий, и непрофессиональные, обусловленные интересом;

• по принадлежности к отраслям и сферам деятельности;

• по их функциональной роли в жизни человека — доминирующие и второстепенные;

• по субъекту потребности — общие, частные, единичные. Общие потребности в документной информации — есть

потребности, свойственные миру потребителей в целом. Частные потребности обусловлены спецификой какой-либо деятельности и характерны отдельным группам потребителей. Единичные представляют собой бесконечное разнообразие индивидуальных потребностей в документах. Эти понятия диалектически взаимно связаны. С одной стороны, частные потребности в документах не существуют вне потребностей конкретных индивидов. С другой стороны, частные потребности нельзя определить как простую сумму индивидуальных потребностей, ибо они представляют собой относительно самостоятельную систему, формирующуюся в соответствии с целями и основными направлениями деятельности конкретного коллектива или социальной структуры. Индивидуальные потребности также отражают эти общие направления деятельности, но своеобразно, в соответствии с конкретными условиями ее протекания.

По форме потребности в документной информации могут быть эпизодические (ситуативные), возникающие в результате определенного стечения обстоятельств, вынуждающих к поиску и использованию тех или иных документов, и постоянные, обусловленные характером деятельности человека, стабильностью его интересов. Они более глубокие по характеру, базируются на знании уже достаточно большого круга основных документов и заключаются, в основном, в отслеживании новинок.

По содержанию потребности в документной информации могут быть тематические, представляющие нужду потребителей в некоторой неопределенной совокупности документов

одного отраслевого содержания, и конкретные, удовлетворить которые способен лишь определенный документ. Тематические, в свою очередь, могут различаться по предпочтениям определенным видам изданий, глубине ретроспекции (т.е. потребности в документах прошлых лет изданий. Чем более старые документы необходимы, тем большая глубина ретроспекции), оперативности предоставления и т.д.

Потребности в документной информации первоначально проявляются в виде установки на информацию. Установка на информацию — одна из форм существования потребностей в документной информации, выражающая отношение потребителя к имеющейся информации, сложившаяся в процессе его деятельности. Установки формируются всем социально-историческим процессом удовлетворения потребностей субъекта и, с одной стороны, зависят от содержания самой потребности, а с другой — определяются производством документной информации в обществе и существующими средствами ее доведения до потребителей.

Будучи выражением взаимосвязи субъекта и условий его деятельности потребности в документной информации обнаруживают себя в неосознанных влечениях и осознанных мотивах поведения. Осознанные обществом, социальными группами, индивидами потребности выступают в качестве их интересов. Человеческие потребности, как правило, имеют предметную направленность, которой предшествует так называемое поисковое поведение. Общая, неконкретизированная потребность стимулирует поиск определенных способов и предметов ее удовлетворения. Осознанные и вербализованные потребности есть запрос. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную потребность в документах. Но в то же время сформулированный запрос не всегда соответствует истинной потребности. Специалисты, занимающиеся поиском документов, констатируют частую неадекватность выражений потребностей специалистов в сформулированных запросах. Запросы зачастую дезориентируют, а не направляют поиск. Чтобы адекватно, т.е. полно и точно выразить в запросе свою реальную потребность, человек должен достаточно четко представить не только стоящие перед ним производственные, исследовательские задачи, но и свои

собственные познавательные возможности, уровень своей компетентности, способности понимать информацию-по данной проблеме и т.д. Мешают сделать это в полной мере следующие факторы: случайность образа предмета потребности, имеющегося в сознании автора запроса, психолингвистические ограничения в словесной коммуникации специалиста, трудности с вербализацией потребности и т.д.

Особенность всех потребностей, в том числе и потребностей в документной информации, — их динамический характер, изменчивость, развитие на базе удовлетворения потребностей новых, более высоких, что связано с включением личности в различные формы и сферы деятельности. Потребности не стоят на месте. Реализованная потребность в отношении одного документа зачастую приводит к необходимости поиска других, с ним связанных. Поэтому знание реальных потребностей и прогноз их развития на ближайшее будущее помогает оптимизировать всю документную деятельность. Для этого необходимы постоянные исследования потребностей в документах, анализ динамики их изменений.