Документна комунікаційна система

Документоведение изучает документные системы, т. е. системы, состоящие из док-тов, имеющие отношение к документам как таковым. Документная коммуникационная система (ДКС) — это подсистема социальной коммуникации, обеспечивающая со­здание, обработку, хран-е и распространение документной информации в обществе. Система документных коммуникаций — это совокупность всех документов, отправителей документной информации (ав­тор, издательство), ее потребителей (читатель, слушатель, зри­тель), профессиональных посредников (библиотекарей, биб­лиографов, специалистов в области информации и документации); производственных процессов (создание, обработка, хранение, распространение документов) и отношений между ними, обусловленных как внутренними свойствами системы, так и внешней средой ее общественного функционирования. Отсутствие хотя бы одного из элементов ДКС приводит к рассогласованию системы. В документно-коммуникационной системе выделяют три исторически сложившиеся подсистемы: атрибутивную, функ­циональную и управленческую.

Атрибутивная подсистема ДКС — это совокупность от­носительно самостоятельных уровней документной комму­никации, образованных по тому или иному признаку доку­мента: первично-документный уровень, на котором представлены все первичные документы с соответствующими кана­лами. Этот уровень — область библиотечной, архивной, му­зейной деятельности; вторично-документный или документографический уровень – область информационной, библиографической и библиотечной деятельности.

Функциональная подсистема ДКС – это совокупность относительно самостоятельных уровней ДКС, образованных по видам документной деятельности. Различают два контура функциональной подсистемы ДКС: уровень обобществления или документирования; уровень обработки, распространения, хранения, использования и утилизации документов.

Общая схема функционирования ДКС: Документирование – обработка – распространение – хранение – использование – утилизация.

Управленческая подсистема ДКС – это постоянное, непрерывное упорядочение атрибутивной и функциональной подсистем ДКС. Она включает регулирование, изменение (при сохранении качественной специфики) знаковой системы, способов записи, восприятия и воспроизведения информации, совершенствование мат-й основы и формы документа, приведение их в соответствии с возрастающими документными потребностями общества, а также регулирование всех процессов, связанных с созданием и функционированием документа. Совокупность док-в образуют документные потоки, массивы, ресурсы, фонды.

Документный поток (ДП) – организованное множество док-в (первичных или вторичных), функционирующих (создаваемых, распространяемых и используемых) в социальной среде. ДП определ-ся как изменяемое во времени множество док-в, находящееся в движении, динамике. ДП хар-ся интенсивностью, которая выражается количеством единиц изданий, публикаций, единиц хранения в единицу времени (месяц, год).

Документный массив (ДМ) определенное неизменное во времени множество док-в (книг, нот, карт, пластинок, дисков и т.п.). ДМ хар-ся количеством, которое выражается единицами изданий, публикаций, учета, хранения. Кроме временных, ДМ могут иметь и другие ограничения: содержательные, языковые, территориальные (массив законодательных док-в, утвержд-х Верх.Радой.Украины за определенный промежуток времени).

Документные ресурсы (ДР) — это относительно упоря­доченное множество документов, служащее средством или объектом документооборота (движения документов) или пополнения документного фонда. Это документные ресурсы книжных издательств, редакций газет, журналов и выпуска­ющих их продукцию типографий, учреждений, предприятий, библиотечных коллекторов, почты..

Документация — множество документов, подобранных со специальной целью по определенному предмету: научная (фиксирующая ход и итоги научных исследований), научно-техническая (фиксирующая процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство), организационно-рас­порядительная и т. п.

Документный фонд (лат. — основание) — сово­купность документов, сосредоточенных в библиотеках, инфор­мационных центрах, архивах, музеях и т. п. Специфика доку­ментного фонда состоит в том, что собранные в фонде различ­ные документы подобраны в соответствии с задачами, профи­лем, потребностями пользователей (читателей, слушателей, зрителей) той или иной документной структуры, организова­ны определенным образом, хранимы длительное время для полного, качественного и оперативного использования.