Особливості вживання займенників у діловому мовленні

Переважна більшість документів пишеться від імені установи, підприємства, організації (тобто від першої особи множини). Проте займенник ми в цій ситуації, як правило, пропускається; ділові листи, наприклад, часто починаються дієсловом у першій особі множини (наприклад, просимо..., повідомляємо...). Паралельною до щойно розглянутої є форма третьої особи однини (наприклад, дирекція просить..., завод повідомляє). Хоча реальний діяч тут " я ", проте виклад, як правило, ведеться від третьої особи. Мовець майже усунений від участі у мовленні, ніяк себе не проявляє, що й надає викладові нейтрального або офіційного характеру.

Займенник Вам у конструкціях типу надсилаємо Вам для ознайомлення опускається, що й створює загальне враження об'єктивності викладу, типової для ділового стилю.

Проте наявність чи відсутність займенника Вам, Вас, Вами змінює спрямування й тональність висловлення. Так, звороти типу пропоную з'явитись, прошу уточнити виражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж ці самі звороти з особовим займенником Вам, Вас, Вами; порівняйте пропоную Вам з'явитись, прошу Вас уточнити. Введення особового займенника пом'якшує категоричність вимоги.

Вживання займенника першої особи однини я також обминається; розпорядження й накази розпочинаються дієсловом у першій особі однини (наприклад, пропоную..., наказую...). Ця займенникова форма можлива лише в особистих паперах і в деяких видах документів (автобіографія, доручення).

У діловому стилі авторське ми застосовується в тих випадках, коли є потреба пом'якшити категоричність тону (наприклад, ми приходимо до таких висновків).

Займенник свій часто буває зайвим у діловому документі, він дублює вже наявне в тексті слово.

Прикметник окремий іноді вживається замість неозначеного займенника деякий (окремі підприємства, окремі товариші). Не слід забувати, що основне значення прикметника окремий - це "незалежний"; бувають випадки, коли це значення виходить на перший план, тоді текст документу стає двозначним, наприклад, тов.... виконував окремі завдання (незалежні від завдань, що їх одержала група, деякі завдання, з тих, що одержала група?). Такої двозначності слід уникати.