Реєстрації підлягає, як правило, вся кореспонденція, що надійшла до організації.
Реєстрація вхідних документів ведеться в книгах реєстрації вхідної кореспонденції окремо за кожною реєстраційною групою кореспондентів.
Індекс вхідного документа при його реєстрації в канцелярії складається з двох груп арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр містить індекс кореспондента, якому надсилається документ для розгляду; друга група — порядковий номер реєстрації вхідних документів з початку року. Наприклад, документ зареєстровано з індексом 6-02/293, де 6 — номер кореспондента згідно з Переліком кореспондентів;
02 — присвоєний індекс для першого заступника керівника;
293 — порядковий номер за книгою реєстрації для даного виду документів з початку року.
Листи однієї і тієї ж установи, підприємства, організації, особи з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд (дублетні), обліковуються за реєстраційними індексам першого листа з наданням порядкового номера, що проставляється в кінці зазначеного індексу через косу риску.
|
|
Індекси присвоюються кожному структурному підрозділу.
Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації в канцелярії:
- Вітальні листи, телеграми.
- Запрошення (крім урядових та закордонних).
- Повідомлення про конференції, семінари, наради та програми до них.
- Листи, що надійшли до відома (в копії).
- Інформація, надіслана до відома.
- Телеграми, листи, факси на дозвіл про відрядження і відпустки.
- Друковані видання (книги, газети, журнали, бюлетені).
- Навчальні плани і програми.
- Рекламні повідомлення, плакати тощо.
- Прейскуранти цін.
- Норми витрат матеріалів.
- Наукові звіти.
- Бухгалтерські документи; форми статистичної звітності тощо.
- Кореспонденція з поміткою "особисто", а також адресована громадським організаціям.
Перелічені документи підлягають обліку у відповідних структурних підрозділах.