Кожна комірка аркуша може або бути порожньою, або містити певні дані.
За допомогою команд Excel можна змінювати спосіб розташування і представленняданихв комірках, форматувати їх, задавати вигляд виведення дати і часу, регулювати розмір комірки та її оформлення, захищати дані від несанкціонованого доступу, щоб запобігти їх випадковій чи навмисній зміні.
Текстові дані використовують для оформлення назв таблиць і назв рядків чи стовпців даних. Excel автоматично визначає, чи можна представити інформацію в числовому форматі. Якщо введені в комірку символи не можна представити як число, то при виході з комірки вони вирівнюються по її лівому краю, а якщо їх можна представити в числовому форматі, то здійснюється вирівнювання по правому краю комірки. Відображення даного залежить від формату його зображення.
Для роботи з числами корисним є формат Числовий, де можна задати кількість десяткових знаків після коми. Є й інші формати: загальний, грошовий, фінансовий, дата, час, процентний, дробовий, експоненціальний, текстовий, додатковий (поштовий індекс, номер телефону, табельний номер), усі формати користувача. Розділювачем цілої і дробової частини в числах може бути крапка або кома, це залежить від на лаштування Windows.