Практичні завдання

Для закріплення знань з даної теми необхідно виконати практичні завдання та підсумковий тест (тестування проводиться на семінарському занятті).

На прикладі конкретного підприємства (наприклад, нашого університету або підприємства, на якому працюють ваші батьки, друзі, або приклади можна знайти в періодичних виданнях):

1. Підготуйте наказ про призначення на посаду бухгалтера з дотриманням усіх реквізитів.

2. Виконайте прийом і звільнення з посади менеджера з продажу. Оформіть документально дані дії.

Дайте відповідь на підсумковий ТЕСТ-ОПИТУВАННЯ

1. Акт - це:

а) офіційний документ, складений групою посадових осіб у підтвердження виявлених ними фактів;

б) форма вираження законності та юридичної сили документа;

в) управлінський документ.

2. Доповідна записка - це:

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурні підрозділи про явища і факти, що мали місце, про виконану роботу, ситуації, що склалася, та ін.

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності та відносин установ і посадових осіб.

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника на вимогу керівника, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

3. Інструкція - це:

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконаної роботи, ситуації, що склалася, та ін;

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відношення установ і посадових осіб;

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника на вимогу керівника, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

4. Пояснювальна записка - це:

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали міс то, виконаної роботи, ситуації, що склалася, та ін;

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності та відносин установ і посадових осіб;

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника на вимогу керівника, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

5. Лист - це:

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконаної роботи, що склалася ситуацію, та ін;

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності та відносин установ і посадових осіб;

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника на вимогу керівника, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого;

г) один з основних засобів зв'язку між громадянами, установами, організаціями та підприємствами.

6. Супровідний лист - це:

а) повідомлення адресату про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа;

б) повідомлення відправника про отримання надісланих їм документів або цінностей, підтвердження фактів та ін;

в) нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів.

7. Лист-підтвердження - це:

а) повідомлення адресату про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа;

б) повідомлення відправника про отримання надісланих їм документів або цінностей, підтвердження фактів та ін;

в) нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, в

зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів.

8. Лист-нагадування - це:

а) повідомлення адресату про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа;

б) повідомлення відправника про отримання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін;

в) нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів.

9. Положення - це:

а) документи, що регламентують діяльність установ, підрозділів та посадових осіб, що визначають підпорядкованість їх функції, завдання, обов'язки, права, відповідальність, організацію роботи;

б) заключна частина протоколу засідання колегіального органа (зборів, правління, президії) та ін;

в) найважливіший розпорядчий документ, який найчастіше використовується в практиці управління.

10. Постанова - це:

а) документи, що регламентують діяльність установ, підрозділів і посадових осіб, що визначають підпорядкованість їх функції, завдання, обов'язки, права, відповідальність, організацію роботи;

б) документи, що видаються Кабінетом Міністрів України, державними комітетами і комісіями, це заключна частина протоколу засідання колегіального органу;

в) найважливіший розпорядчий документ, який найчастіше використовується в практиці управління.

Питання для самостійного вивчення

Сформулюйте письмово основні правила організації роботи з документами на підприємстві.

Для засвоєння матеріалу з питань самостійної роботи слід скористатися літературними джерелами, періодичними виданнями і ресурсами Internet, наведеними нижче. Відповіді на питання повинні бути представлені у вигляді короткого конспекту (можна у вигляді схем).

Література: 11; 12; 13; 14; 15; 16; 22, с. 230-253; 23, с. 120-136; 30, с. 45-64; 33, с. 25-154.

ТЕМА 9. Організація діловодства. Обробка текстових матеріалів

Ця тема визначає загальну характеристику процесів діло виробництва. Попередній розгляд документів. Реєстрація документів. Види потоків документів. Робота з документами. Номенклатура справ і її види. Автоматизація процесів діловодства на підприємстві. Структура служби діловодства. Методи і засоби раціональної обробки текстових матеріалів.

Для розгляду даної теми вам необхідно прослухати лекцію 12 на тему «Організація діловодства. Обробка текстових матеріалів»та законспектувати основні питання лекції:

1. Загальна характеристика процесів діловодства.

2. Робота з документами.

3. Автоматизація процесів діловодства на підприємстві.

Підготуватися до семінарського заняття 10, для чого опрацювати основні літературні джерела і підготуватися до розгляду питань для обговорення; опрацювати додаткові літературні джерела та підготувати питання для самостійного вивчення; виконати практичні завдання з теми; підготуватися до тестування по темі і виконати завдання для самостійної роботи.

Під час роботи на семінарському занятті вам необхідно взяти участь в обговоренні основних питань і звернути увагу на те, що ключовими аспектами теми є: загальна характеристика процесів діловодства, попередній розгляд документів, реєстрація документів, види потоків документів, робота з документами, номенклатура справ і її види, автоматизація процесів діло виробництва на підприємстві, структура служби діловодства, методи і засоби раціональної обробки текстових матеріалів.

Контроль знань з теми буде проводитися відповідно до встановленого порядку і критеріями оцінки знань студентів як за обговорення основних питань, доповнень, питань для самостійного вивчення, так і за виконання практичних завдань, завдань для самостійної роботи (як під час семінарського зайняття, так і по окремим графіком під час консультацій), так і за результатами заключного тестування по темі під час семінарського заняття.

За результатами вивчення теми студенти повинн і

- Знати: що являють собою процеси діловодства, попередній розгляд документів, види потоків документів, номенклатура справ і її види, структура служби діло виробництва, методи та засоби раціональної обробки текстових матеріалів.

- Вміти: здійснювати реєстрацію документів, працювати з документами, автоматизувати процеси діловодства на підприємстві, здійснювати раціональну обробку текстових матеріалів.