Основные прямые расходы

Помещение и коммунальные услуги

В этой части вы указываете стоимость всех используемых помещений, эксплуатационных расходов (вода, отопление, электричество) и т. д., включая арендуемые и переданные вам в постоянное пользова­ние, примерно в такой форме:

Аренда помещения 100 кв. м х $4/кв. м/мес. х 12 мес. = $4800.

Стоимость вышеприведенных затрат должна соответствовать средней для вашего региона. Скорее всего, в вашей организации реализуется сразу несколько проектов. Поэтому включите в заявку лишь часть стоимости аренды, даже если другие проекты не имеют в настоящий момент отдельного финансирования.

Аренда помещения для проведения семинаров, конференций или совещаний не включается в данный раздел, а относится к разделу «Прочие прямые расходы». Плата за междугородные переговоры и связь (телефакс, телекс, e-mail) также входит в раздел «Прочие прямые расходы» или выносится в отдельный раздел «Связь» (см. ниже).

Аренда и покупка оборудования

Сюда запишите все затраты по приобретению или аренде оборудования, которое предполагается использовать в работе по проекту. Сюда входят оборудование офиса, мебель, компьютеры, копировальные машины, факс, автомобиль, лабораторные дорогостоящие приборы и т. д. Старайтесь запрашивать оборудование в разумных пределах. Всеми возможными способами пытайтесь записать в бюджет как можно больше оборудования, полученного из собственных источников (колонка «Имеющееся»). Однако если у вас есть компьютер и принтер и вы будете использовать их в ходе проекта, не пишите в «Имеющееся» полную их стоимость (вы же не приобрели их специально для проекта), а рассчитайте, какую часть времени это оборудование будет работать именно на данный проект. Это позволит избежать завышения собственного вклада. Внимательно читайте объявления фондов насчет того, что они рассматривают в качестве «оборудования». Например, часто оборудованием называют предметы, стоящие более $500 и (или) предназначенные для эксплуатации более одного года. Возможно также, что фонд не рекомендует покупку оборудования, а поощряет его аренду. Если вы предполагаете покупку оборудования на крупную сумму, приложите прайс-листы фирм, торгующих подобной техникой.

Помните, что, приобретая оборудование, вы ставите его на баланс организации, поэтому будьте готовы предоставить его проверяющим органам в любой момент.

Этот раздел должен также включать все дополнительные расходы по доставке оборудования, установке, страхованию.

Расходные материалы

Обычно к ним относятся канцелярские принадлежности, то есть бумага, дискеты, ручки, скрепки, папки и пр. Если у вас есть какие-то специальные запросы — укажите их. Например, сюда можно включить стоимость книг, флипчарт для семинаров, а также реактивы, лопаты, спецодежду и т. д. Сюда же можно включить расходы на подписку, пуб­ликацию результатов проекта и почтовые расходы, если они не вынесе­ны в отдельный раздел.

Издательские и типографские расходы

Довольно часто в проектах предполагается издание различных материалов, начиная с листовок и заканчивая книгами. В этом разделе вы должны указать, какие средства понадобятся для этих работ. Запросите прайс-листы у типографий, в идеале — подпишите с типографией договор или письмо о намерениях, в котором будет написано, что типография готова выполнить такие-то работы в определенные сроки и за такие-то деньги. Иногда фонды специально требуют, чтобы такое письмо было подготовлено до присуждения гранта.

Командировочные и транспортные расходы

Включите сюда все расходы, связанные с поездками. Подробно опишите каждый пункт, не пишите сразу больших сумм без соответствующих разъяснений, чтобы не вызвать у донора недоуменных вопросов. Включите сюда расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом или самолетом, суточные (из расчета на каждый день, в соответствии с законодательством), проезд к месту работы, перевозку грузов, аренду автомобилей (если вы не включили это в раздел «Оборудование») и т. п.

Следует разделять командировки внутри страны и за ее пределы. Каждая зарубежная командировка должна быть выделена особо с указанием стоимости ж/д или авиабилета туда обратно, пунктов вылета-прилета, суточных и непредвиденных расходов (поездки на местном транспорте, стоимость виз и др.). Необходимость зарубежных поездок должна быть очень четко обоснована.

Поездки внутри страны не обязательно расписывать так же подробно, как зарубежные.

Фонды обычно не оплачивают проезд в вагонах СВ и перелет бизнес классом. Цены на билеты в один и тот же город могут очень сильно отличаться. Например, из Москвы до Новосибирска можно долететь за 5500 руб., а можно за 9800 руб. Выбирайте средние варианты. Помните, что в нашей стране транспортные услуги постоянно дорожают, отразите это в бюджете.

Иногда фонды (чаще государственные) требуют предоставить доказательства того, что вы не завысили расходы на проезд и проживание. В этом случае приложите факс из гостиницы, тарифную сетку авиакомпании (обычно можно взять на сайте компании или непосредственно в кассах).

Прочие расходы

Включите в этот раздел все, что не вошло в предыдущие категории. Например, сюда могут войти расходы на оплату конференций, совещаний и рабочих семинаров, печать материалов и объявлений, стоимость телефонных переговоров и иных услуг связи и т. д.

Полезный совет: не забудьте прокомментировать свой бюджет!

I Бюджет — это одна из наиболее важных частей заявки, которую очень внимательно изучает каждый эксперт. Чтобы избежать проблем, всегда пользуйтесь пунктом «пояснения к бюджету». Здесь вы можете заранее снять многие вопросы, которые могли бы возникнуть у эксперта. Например, закладывая очень высокую зарплату, поясните, что работники такого уровня «дешевле не бывают», а прося деньги на покупку автомобиля, сделайте сноску, что это экономически выгоднее, чем его аренда, и т. д.