Види комунікацій. Типи комунікаційних мереж

МОДУЛЬ 3. ОСОБЛИВОСТІ ПРОЦЕСУ АДМІНІСТРАТИВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Тема 8. Комунікативні зв’язки і прийняття рішень в адміністративному управлінні

1. Модель процесу комунікації в організації.

2. Види комунікацій. Типи комунікаційних мереж.

3. Управління комунікаційними процесами в організації.

4. Моделі та процес прийняття управлінських рішень в організації.

5. Методи творчого пошуку альтернатив.

6. Методи та інструменти обґрунтування управлінських рішень.

Модель процесу комунікації в організації

У вузькому розумінні комунікація – це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо) між двома або більше особами. Проте сам факт обміну інформацією ще не свідчить про комунікацію, оскільки інформація, що передається, може бути незрозуміла для того, хто її отримує.

В теорії управління під комунікацією розуміють процес обміну інформацією між двома або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння.

Для здійснення процесу комунікації необхідні, принаймні, 4 умови:

· наявність щонайменше двох осіб: відправника – особи, яка генерує інформацію, що призначена для передачі; одержувача – особи, для якої призначена інформація, що передається;

· наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інформації, призначеної для передачі;

· наявність каналу комунікації, тобто засобу, за допомогою якого передається інформація;

· наявність зворотного зв’язку, тобто процесу передачі повідомлення у зворотному напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття й зрозумілості отриманого повідомлення.

У процесі комунікації, модель якого наведена на рис. 8.1, вирізняють наступні етапи:

· формування концепції обміну інформацією;

· кодування та вибір каналу;

· передача повідомлення через канал;

· декодування;

· усвідомлення змісту ідеї відправника;

· зворотній зв’язок.

(зворотній зв’язок)

(відправник)

(одержувач)

Передача відповіді через канал

Кодування відповіді одержувача

Усвідомлення сутності ідеї відправника

Декодування (переклад повідомлення у форму, зрозумілу одержувачеві)

Передача повідомлення через канал

Перешкоди (шум)

Декодування відповіді одержувача

Формулювання концепції обміну інформацією

Кодування (трансформація концепції в повідомлення) і вибір каналу

Рис. 8.1. Модель процесу комунікації

Розглянемо детальніше зміст кожного з етапів процесу комунікації.

1. На етапі формулювання концепції обміну інформацією відправник вирішує, яку саме інформацію він бажає зробити предметом комунікації. При цьому відправник має:

а) знати мету комунікації (чого він намагається досягти);

б) усвідомлювати відповідність концепції комунікації конкретній ситуації (доречність обміну інформацією з іншою особою).

2. Кодування – процес перетворення концепції комунікації у повідомлення за допомогою слів, інтонацій голосу, рисунків, жестів, виразів обличчя тощо. Повідомлення є реальним продуктом процесу кодування інформації. Результативність кодування залежить від:

· здібностей відправника кодувати інформацію для обміну;

· ставлення відправника до інформації, яка кодується;

· ступеня обізнаності відправника про інформацію, що кодується;

· соціокультурного середовища, в якому знаходиться відправник.

На цьому ж етапі вибирається канал комунікації – засіб, за допомогою якого передається інформація. На вибір каналу комунікації впливають такі фактори:

· тип символів для кодування інформації;

· характер повідомлення;

· вагомість і привабливість каналу для одержувача;

· конкретні переваги (недоліки) того чи іншого типу каналу.

Для підвищення результативності комунікації рекомендується використовувати два або більше каналів для передачі одного і того самого повідомлення.

3. Передача повідомлення по каналу є доставка повідомлення від відправника до одержувача. На цьому етапі суттєвим є вплив перешкод ("шумів"). Перешкоди – це все, що спотворює (викривлює) сутність або зміст повідомлення. Вони практично завжди супроводжують комунікації. Діяльність менеджера з управління комунікаціями багато в чому пов’язана із з’ясуванням причин шумів і послабленням їх впливу на комунікацію.

4. Декодування означає переклад отриманого повідомлення у форму, зрозумілу для одержувача. Коли символи, обрані відправником, мають одне і те саме значення для одержувача повідомлення, останній зрозуміє, що мав на увазі відправник. На практиці одержувач частіше тлумачить сутність та зміст повідомлення інакше, ніж відправник. До того ж слід враховувати вплив перешкод (шумів). Усе це, зрештою вимагає здійснення п’ятого етапу процесу комунікації.

5. Заключний етап комунікації – це зворотній зв’язок – процес, в якому відправник і одержувач міняються місцями (одержувач повідомляє відправника про те, як він зрозумів зміст повідомлення). При цьому одержувач:

· кодує інформацію про сприйняття повідомлення;

· обирає відповідний канал комунікації;

· передає це повідомлення відправнику.

Відправник, у свою чергу:

· декодує це повідомлення;

· порівнює інформацію відправника із власною концепцією комунікації і визначає ступінь їх взаєморозуміння.

Безумовно, наявність зворотного зв’язку збільшує тривалість комунікації, ускладнює процес, але підвищує його ефективність, забезпечує впевненість у правильності інтерпретації концепції комунікації.

Види комунікацій. Типи комунікаційних мереж

В загальному випадку процес комунікації стосується взаємодії між людьми взагалі. Для характеристики процесів комунікації між двома та більше особами застосовують термін “міжособові комунікації”.

У організації працівники грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Це вносить суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації у межах організації використовують поняття “організаційні комунікації”.

Вирізняють 3 основні методи міжособових комунікацій:

1. усна комунікація;

2. письмова комунікація;

3. невербальна комунікація.

Усна комунікація – найбільш поширений метод обміну інформацією між людьми. До популярних форм усної комунікації відносяться: промови, групові дискусії, розмови по телефону, розповсюдження чуток тощо.

Переваги усної комунікації:

· швидкість обміну інформацією;

· хороший зворотній зв’язок завдяки безпосередньому контакту (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо);

· простота здійснення комунікації.

Недоліки усної комунікації:

· використання для повідомлення неадекватних слів;

· можливість пропустити у повідомлені суттєві деталі;

· велика ймовірність забування почутої слухачем інформації;

· викривлення повідомлення при його подальшій передачі.

Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти та інші засоби комунікації, які використовують письмові символи.

Переваги письмової комунікації:

· незмінність впродовж тривалого часу, може зберігатися;

· матеріальність, помітність;

· спроможність піддаватись перевірці;

· ретельне формулювання, обміркованість, логіка і точність.

Письмові комунікації використовують, насамперед, за потреби найточніше передати зміст складної та об’ємної інформації.

Невербальна комунікація – це обмін інформацією без використання слів (натомість застосовуються різні символи ). Функціями невербальної комунікації є: доповнення й заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу.

Класифікація невербальних засобів комунікації наведена в табл. 8.1.

Таблиця 8.1