Документы Word сохраняются в виде файлов со стандартным расширением.doc. Параметры сохранения файла можно задать командой Сервис, Параметры, вкладка Сохранение, на которой выбираются необходимые параметры. Существуют два режима сохранения файла:
§ всегда создавать резервную копию — сохраняется дубль исходного файла с расширением.bak;
§ разрешить быстрое сохранение — весь документ при сохранении не перезаписывается, лишь в конец исходного файла дописываются изменения.
Для правильного воспроизведения документа на другом компьютере или под управлением другой операционной системы в документ можно включить используемые шрифты, установив флажок Внедрять шрифты TrueType. После внедрения в документ шрифтов этот документ нельзя редактировать.
Переключатель Автосохранение устанавливает интервал времени (минуты), через который будет сохраняться документ.
Для активного документа устанавливаются пароли санкционированного доступа к документам, которые будут запрашиваться при открытии документа или при записи изменений в документ. Пароль состоит из алфавитно-цифровых знаков и пробелов, максимальная длина пароля — 15 символов, строчные и прописные буквы рассматриваются как разные знаки. Во время ввода пароля в поле показываются звездочки (*). Для одного документа можно задать различные пароли на открытие и запись изменений. Пароль может быть изменен путем повторного ввода либо удален клавишей <Del>.
Переключатель Открывать только для чтения определяет использование файла только в режиме чтения.
Первоначальное сохранение нового либо сохранение существующего документа под другим именем, на другом диске, в другом каталоге выполняется командой Файл, Сохранить как. Обязательно выбирается формат сохраняемого документа указанием в списке типа файла.
Если подготовлен стандартный по форме документ, содержащий типовые элементы текста или графику, форматы (стили оформления), элементы автотекста и прочее, то его можно сохранить как шаблон документов и использовать в дальнейшем для создания новых документов.
Повторное сохранение файла, имеющего имя, рекомендуется выполнять командой Файл, Сохранить или с помощью кнопки <Сохранить> панели инструментов Стандартная.
Открытие документов
Ранее сохраненный документ открывается с помощью команды Файл, Открыть.
Для выбора файла документа указывается имя папки. Тип файла. Возможные типы шаблонов имен файлов:
§ Документы Word (*.doc);
§ Шаблоны документов (*.dot);
§ Текст в формате *.rtf;
§ Текстовые файлы (*.txt);
§ Все файлы (*.*).
Кнопка <Найти> организует поиск файла. Находящиеся в верхней части окна кнопки <Мелкие значки>, <Таблица>, <Свойства>,<Просмотр> служат для получения разной информации о выбранном файле.
Печать документов
Для печати документов необходимо настроить параметры печати с помощью команды Сервис, Параметры, выбрав вкладку Печать:
§ Черновой — печать документа с минимальным форматированием;
§ В обратном порядке — печать страниц в порядке убывания номеров;
§ Обновлять поля — перед печатью все поля документа перевычисляются;
§ Обновлять связи — перед печатью просматриваются ссылки на связанные объекты и обновляется содержимое объектов, вставленных в документ;
§ Фоновая печать — возможность продолжения работы в Word во время печати документа.
Формат и ориентация печатной страницы задаются командой Файл, Параметры страницы, вкладка Размер бумаги.
Перед выводом документа на печать документ можно просмотреть с помощью команды Файл, Предварительный просмотр.
Команда Файл, Печать вызывает диалоговое окно «Печать», в котором делаются установки для печати документа:
§ Имя принтера — список установленных принтеров;
§ Свойства — настройка параметров принтера;
§ Напечатать — выбор объекта печати: Документ, Сведения о документе. Примечания, Стили, Элементы автотекста. Сочетания клавиш;
§ Число копий — указывается число печатных копий;
§ Страницы: Все, Текущая страница (где находится курсор), Выделенный фрагмент, Страницы (указываются через запятую или дефис);
§ Вывести на печать — Все страницы диапазона. Нечетные страницы. Четные страницы;
§ Печать в файл — формирование файла печати (отложенная печать);
§ Параметры - аналог команды Сервис, Параметры, Печать
§ ОК— для начала печати документа или Отмена — для выхода из режима печати.
С помощью кнопки <Печать> панели инструментов Файл осуществляется непосредственный запуск печати документа с ранее установленными параметрами диалогового окна «Печать».
Перед печатью документа осуществляется проверка орфографии, просмотр образа печатного документа с помощью команды Файл, Предварительный просмотр.
Ввод текста
Ввод текста в Word осуществляется построчно, переход на следующую строку в пределах одного абзаца выполняется автоматически. После нажатия клавиши <Enter> завершается предыдущий абзац и начинается новый.
Команды Правка, Отменить и Правка, Повторить или кнопки и позволяют последовательно отменить или повторить предшествующие действия.