Библиографическое описание является основной частью библиографическое записи

Библиографическая запись – это элемент (компонент) библиографической информации, фиксирующий сведения о документе – объекте записи, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его состав и содержание в целях библиографического поиска. В состав библиографической записи входит библиографическое описание, дополняемое по мере надобности заголовком, терминами индексирования (классификационными индексами), аннотацией (рефератами), шифром хранения документа, связями с другими библиографическими записями и другой дополнительной информацией о документе, обеспечивающей доступность к нему.

Объектами составления библиографического описания являются все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях – книги, сериальные и другие продолжающие ресурсы, нотные, картографические, аудиовизуальные, изобразительные, нормативные и технические документы, микроформы, электронные ресурсы, другие трехмерные искусственные или естественные объекты; составные части документов; группы однородных и разнородных документов.

По количеству частей различают объекты описания, состоящие из одной части (одночастные объекты), и объекты описания, состоящие из двух и более частей (многочастные объекты).

Одночастный документ – это разовый документ или отдельная физическая единица многочастного документа на одном физическом носителе: однотомный документ или отдельный том (выпуск) многотомного документа, отдельный компонент комплексного документа, сериального или другого продолжающего ресурса.

Многочастный объект – это документ, представляющий совокупность отдельных физических единиц на одинаковых или разных физических носителях, - многотомный документ, комплексный документ, сериальный или другой продолжающийся ресурс.

В зависимости от структуры описания различают одноуровневое и многоуровневое библиографическое описание.

Одноуровневое описание содержит один уровень. Его составляют на одночастный документ, завершенный многотомный документ в целом, отдельную физическую единицу а также группу физических единиц многочастного документа.

Многоуровневое описание содержит два и более уровня. Его составляют на многочастный (многотомный или комплексный документ в целом, сериальный или другой продолжающийся ресурс в целом) либо на отдельную физическую единицу, а также группу физических единиц многочастного документа – один или несколько томов (выпусков, номеров, частей) многотомного, комплексного документа, сериального или другого продолжающего ресурса.

Область библиографического описания – крупная структурная единица описания, содержащая один или несколько функционально и содержательно однородных элементов библиографического описания.

Элемент библиографического описания – структурная минимальная единица: слово, словосочетание, аббревиатура, цифры, условные обозначения и другие библиографические сведения, представляющие отдельную единицу библиографической информации.

Области описания состоят и элементов, которые делятся на обязательные и факультативные.

Обязательные элементы содержат библиографические сведения, обеспечивающие идентификацию документа. Их приводят в любом описании.

Факультативный элемент содержит библиографические сведения, дающие дополнительную информацию о документе.

Области и элементы приводят в установленной последовательности. Отдельные области и элементы могут повторяться.

Правила наполнения областей и элементов библиографическими сведениями и приведения предшествующих им предписанных знаков пунктуации являются общими для всех объектов библиографического описания независимо от вида документа и от того, на каком носителе информации сведения помещены.

Для описания определенных видов документов (изобразительных, аудиовизуальных, картографических, нотных документов, сериальных и других продолжающихся ресурсов, отдельных видов нормативных и технических документов, электронных ресурсов и т.п.) предусмотрены особые элементы и область специфических сведений, в которых отражаются сведения об особенностях информации, ее физического носителя, типа публикации и другие сведения, характерные для данного вида документа.

Пунктуация в библиографическом описании выполняет две функции:

- Обычные грамматические знаки препинания

- Знаки предписанной пунктуации, т.е. знаки, имеющие опознавательный характер для областей и элементов библиографического описания. Предписанная пунктуация (условные разделительные знаки) способствует распознаванию отдельных элементов в библиографическом описании. Предписанная пунктуация предшествует элементам и областям или заключает их. В качестве предписанной пунктуации выступают знаки препинания и математические знаки.

В конце библиографического описания ставится точка.

Каждой области описания, кроме первой, предшествует знак точка тире, который ставится перед первым элементом области. Если первый элемент отсутствует, то знак точку и тире ставят перед последующим элементом, предписанный знак которого в этом случае опускают. Исключение составляют знаки круглые и квадратные скобки, которые сохраняются и после знака области.

При повторении области специфических сведений, области стандартного международного номера повторяют и знак области – точку тире, а при повторении области серии сведения о каждой серии заключают в отдельные круглые скобки без знака точка тире между ними.

Некоторые области описания (например: область примечания) могут быть записаны с новой строки. В таких случаях знак точку тире заменяют точкой, приводимой в конце предыдущей области.

Для более четкого разделения областей и элементов, а также для различения предписанной и грамматической пунктуации применяют пробелы в один печатный знак до и после предписанного знака. Исключение составляют точка и запятая – пробелы оставляют только после них.

Круглые и квадратные скобки рассматривают как единый знак, предшествующий пробел находится перед первой (открывающей) скобкой, а последующий пробел – после второй (закрывающей) скобкой.

При сочетании грамматического и предписанного знаков препинания в описании приводят оба знака. Если элемент заканчивается многоточием или точкой, в конце сокращенного слова, а предписанная пунктуация следующего элемента является точкой или точкой и тире, то точку, относящуюся к предписанной пунктуации следующего элемента, опускают. Математические, химические и прочие знаки в описании воспроизводят.

Источником информации для составления библиографического описания является документ в целом. При необходимости в описании могут быть приведены сведения, заимствованные из источников вне документа.

Главным источником информации является элемент документа, содержащий основные выходные и аналогичные им сведения – титульный лист (титульная страница и оборот титульного листа), титульный экран, этикетка, наклейка и т. п. (по ГОСТ 7.4, ГОСТ 7.5, ГОСТ 7.83). Для каждого вида документа установлен определенный главный источник информации. Если используют несколько источников, их комбинация рассматривается как единый главный источник.

Источники вне документа используют, если необходимая информация не доступна из главного источника или источников, сопровождающих документ. Сведения могут быть заимствованы из опубликованных библиографических записей на документ (каталогов библиотек, библиографических указателей и баз данных); других источников вне документа (справочных изданий, авторитетных файлов, метаданных).

Библиографические данные указываются в том виде, в каком они даны в источнике информации. Недостающие уточняющие сведения, а также полностью отсутствующие необходимые данные формулируют на основе анализа документа. Сведения, сформулированные на основе анализа документа, а также заимствованные из источников вне документа, во всех областях библиографического описания, кроме области примечания, приводят в квадратных скобках.

Язык библиографического описания соответствует языку выходных сведений документа.

Библиографическое описание в целом или его отдельные элементы могут быть приведены в транскрипции, транслитерации на графику другого языка или в переводе на другой язык.

Если среди текстов и выходных сведений в источнике информации есть текст и все выходные данные на официальном языке страны, в котором находится библиографирующее учреждение, то преимущество в выборе языка библиографического описания отдается этому языку.

Если выходные сведения в документе на всех языках неполные, то выбирают язык, на котором даны наиболее полные сведения.

При составлении библиографического описания в целях обеспечения его компактности, применяют сокращение слов и словосочетаний, пропуск части элементов, объединение различных записей в одну библиографическую запись и другие приемы сокращения.

Сокращение слов и словосочетаний должно соответствовать ГОСТ 7.11 и ГОСТ 7.12. Главным условием сокращения слов является однозначность их понимания и обеспечение расшифровки сокращенных слов. Не следует сокращать слова в тех случаях, когда это может исказить или сделать неясным смысл текста описания, затруднить его понимание.

Сокращение применяют во всех областях библиографического описания. Не допускаются сокращать любые заглавия в любой области (за исключением случаев, когда сокращение имеется в самом источнике информации) и общее обозначение материала. Исключение составляет аналитическое библиографическое описание.

Некоторые сведения, имеющиеся в источнике информации, можно не приводить в библиографическом описании и не обозначать их пропуск, например: названия орденов, почетные, воинские и ученые звания, термины, указывающие на правовой статус организации, данные об одобрении, допуске и т.п.

При составлении библиографического описания соблюдают нормы современной орфографии. Исключение составляют старинные (XVI-XVIII вв.) или стилизованные под старинные документы, в орфографии которых отражены особенности языка эпохи, а также стилизованные под старину наименование современных организаций и заглавия документов.

Прописные буквы применяют в соответствии с современными правилами грамматики того языка, на котором составлено библиографическое описание. С прописных букв начинается первое слово каждой области, а также первое слово следующих элементов: общего обозначения материала и любых заглавий во всех областях описания. Все остальные элементы записывают со строчной буквы.

При наличии в источнике информации ошибок и опечаток, не искажающих смысл текста, сведения в библиографическом описании приводят в исправленном виде и не оговаривают исправления. Пропущенные буквы или цифры вставляют, заключив их в квадратные скобки.

При наличии в источнике информации ошибок и опечаток, изменяющих смысл текста, а также все ошибки в фамилиях, инициалах лиц, принимавших участие в создании документа, воспроизводят в библиографическом описании без изменений. После них в квадратных скобках приводят правильное написание с предшествующим сокращением «т. е.»

Сведения, вызывающие сомнение, приводят с вопросительным знаком, заключенным в квадратные скобки.

Числительные в библиографическом описании приводят в том виде, как они даны в источнике информации, т.е. римскими или арабскими цифрами.

Римские цифры и числительные в словесной форме заменяют арабскими цифрами при обозначении количества актов или действий сценических произведений; классов или курсов учебных заведений; номеров туристических маршрутов; порядковых номеров издания; порядковых номеров музыкальных произведений, номеров опуса; количества инструментов, голосов; года или дата выхода, распространения документа; сведений в области физической характеристики иных, чем пагинация; номеров (выпусков) многотомного документа, сериального или другого продолжающего ресурса.

Количественные числительные обозначают арабскими цифрами без наращения окончания. Порядковые числительные приводят с наращением окончаний по правилам грамматики языка. Без наращения окончания приводят порядковые номера томов, глав, страниц, классов, уроков и т.п.