Общие положения о гражданско-правовых документах

Документ (от лат. «docco» - извещаю, учу, «documentum» - доказательство, свидетельство) отражает информацию и служит свидетельством какого-либо факта.

В зависимости от вида носителя различают бумажные и электронные (в т.ч. фотографические и аудиовизуальные) документы.

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст), определяет документированную информацию как структурированную информацию, зафиксированную на носителе.

Юридическая функция документа проявляется в том, что на его основе возникают определенные правоотношения, либо создаются предпосылки для их возникновения.

Необходимым условием реализации юридической функции документа является придание ему юридической силы, то есть снабжение его необходимым содержанием и установленными в законе реквизитами.

Создаваемые гражданами и организациями документы, имеющие гражданско-правовое значение, можно условно разделить по назначению на следующие:

- организационные (уставы, положения, инструкции, планы, правила, руководства),

- распорядительные (решения, распоряжения, протоколы, акты, договоры, завещания, доверенности),

- информационно-справочные (заявления, извещения, уведомления, запросы, ходатайства, заключения, справки, отчеты, журналы, реестры, анкеты, заявки).

Документы можно классифицировать и по другим основаниям:

- по степени секретности (открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные),

- по источнику происхождения (личные, официальные),

- по степени унификации (индивидуальные, типовые, примерные, унифицированные),

- по стадии подготовки (черновик, подлинник, копия, выписка, дубликат).

В целях сокращения количества применяемых документов и для облегчения их использования осуществляется унификация документов. Результатом унификации документов является их стандартизация. Так, постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. N 299 принят Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Выполнение задачи по составлению гражданско-правовых документов можно условно разделить на следующие этапы:

На первом этапе необходимо установить фактические обстоятельства дела, сформировать собственную аргументированную правовую позицию, продумать вариант преодоления выявленных проблем, наиболее соответствующий интересам заданного лица, подобрать подходящий нормативный материал.

На втором этапе следует определить круг гражданско-правовых документов, которые могут быть использованы для наиболее полного и юридически эффективного решения поставленной задачи.

На третьем этапе нужно проверить, не содержит ли закон утвержденных форм выбранных документов, существуют ли специальные нормативные требования к их оформлению. В случае установления необходимости оформления объемных документов рекомендуется составлять план их подготовки.

На четвертом этапе документ выполняется технически. Каждый подготовленный документ должен быть вычитан и проверен на предмет отсутствия технических ошибок. Документы, подготовленные в совокупности для решения какой-либо поставленной гражданско-правовой задачи не должны противоречить друг другу, их следует проверять комплексно.

На пятом этапе происходит фактическое использование подготовленных документов для решения поставленных задач.

Документы состоят из информационных элементов, которые в делопроизводстве принято называть реквизитами (герб, эмблема, справочные данные, номер, дата, наименование, номер, место составления, гриф исполнения, текст, отметка о наличии приложения и другие).

Если гражданско-правовой документ опосредует совершение операции, требующей бухгалтерского учета, он должен быть составлен по форме, предусмотренной в альбомах унифицированных форм бухгалтерской отчетности.

Текст гражданско-правового документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законом РФ «О языках народов Российской Федерации».

В делопроизводстве сложились определенные требования к содержанию документов:

Стиль гражданско-правового документа - официально-деловой, то есть нейтральный характер эмоциональной окраски, отсутствие оценочных и риторических суждений, соответствие содержания документа этике делового общения.

Фразы гражданско-правового документа должны быть сформулированы ясно и недвусмысленно. Необходимо отказаться от образных слов и выражений, не несущих смысловую нагрузку. Следует осторожно использовать местоимения (неоднократное использование наименования лица будет выглядеть тавтологией, но красота изложения в данном случае вторична).

Необходимо стремиться сделать гражданско-правовой документ лаконичным. Рекомендуется пользоваться преимущественно простыми предложениями, использовать прямой порядок слов, избегать множества оговорок. Написание сокращений по всему тексту документа должно быть одинаковым, сокращения должны быть распространенными (но лучше их вообще избегать).

Важным моментом при составлении гражданско-правового документа является использование специальной терминологии. Но злоупотребление юридическими жаргонизмами чревато снижением понятности, ибо работать с гражданско-правовыми документами приходится не только юристам.

При оформлении даты документа не рекомендуется указывать месяц цифрами, а год - последними двумя цифрами. Числовые значения желательно дублировать прописью. Знаки минус и плюс следует заменять словами «минус» и «плюс» соответственно.

Документы на бумажных носителях могут быть подготовлены «от руки» либо с применением технических средств. Обычно для оформления бумажных документов применяются матовые чистые листы формата А4.

При выполнении документа с использованием компьютера рекомендуется использовать шрифты, которые не будут отвлекать внимание. Неуместным в гражданско-правовом документе является художественное оформление. Выделение отдельных реквизитов может быть обеспечено отступами, разрежением текста, выделением текста курсивом, полужирным шрифтом или стандартным подчеркиванием.

Расположение текста документа на бумаге должно обеспечивать максимальное удобство для работы с ним. В частности, необходимо предусматривать поля. Размеры полей, как правило, составляют: 20 мм - сверху и снизу, 10 мм - справа, 30 мм - слева.

Бумажные документы, состоящие более чем из одной страницы, принято нумеровать и прошивать либо, если документ требует подписания, подписывать его на каждой странице (например, при подписании протокола о создании юридического лица не на каждой странице, в последующем возможны злоупотребления, когда на регистрацию будет представлен документ с подложными листами).

При гражданско-правовом документировании сделок необходимо иметь в виду, что если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то в силу п. 3 ст. 160 ГК РФ по его просьбе сделку может подписать другой гражданин (рукоприкладчик).

Гражданско-правовой документ может существовать в электронном виде. Норма п. 2 ст. 160 ГК РФ допускает использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

На практике часто возникает необходимость составления выписок из гражданско-правовых документов или подготовки заверенных копий таких документов.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Для того чтобы копия документа имела юридическую силу, она должна быть надлежащим образом заверена.

Заверение копии согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 предусматривает проставление на ней в соответствии с установленным порядком необходимых реквизитов.

В некоторых ситуациях требуется нотариальное свидетельствование верности копии документа. В случаях, установленных законом, документ может быть заверен судом или иным государственным органом (п. 10 ст. 75 АПК РФ, п. 2 ст. 6 закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

В остальных случаях при заверении копий документов целесообразно руководствоваться правилами действующего в настоящее время Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

В случаях, когда для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов какого-либо лица, не требуется полный текст документа, составляют выписку из документа.

При составлении выписок принято, указывая все реквизиты оригинального документа, делать отметку о том, что создаваемый документ является выпиской, а вместо всего текста документа воспроизводить лишь ту его часть, которая касается непосредственно заинтересованного лица (например, решение только по одному из множества вопросов повестки дня собрания акционеров).

Выписка заверяется подписью лица, ответственного за хранение оригинала документа.