Книга реєстрації наказів

Т Е М А 11

Облік руху кадрів. Веденняособовихсправ.

План

1. Заява в кадровому діловодстві.

2. Ведення книги реєстрації наказів.

3. Заповнення алфавітних і посадових карток. Ведення штатно-посадової та алфавітної книг.

4. Заповнення та ведення карток П-2, П-2ПС, і П-4.

 

Практично кожен крок працівника – прийом на роботу, звільнення, відпустка та багато іншого, супроводжується написанням заяви. Заява є кадровим документом і повинна бути складена відповідно до норм кадрового законодавства.

При вступі на роботу громадяни подіють письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.

Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити заяви:

• Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).
• Адресант (назва установи або посада та ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).
• Назва виду документу.
• Текст.
• Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.
• Дата.
• Підпис.

Заява пишеться власноручно в одн6ому примірнику. Заява про прийняття на роботу складається у довільній формі, але практикою в ній вироблена схема побудови заяви, для якої характерні такі елементи: адресат, автор, місце проживання автора, назва виду документу, текст, підпис, дата. У заяві не прийнято писати прийменник "від".

Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Заява може бути:

— простою (викладається тільки прохання);

— мотивованою (вказується мотивація прохання);

— складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з вико­ристанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), мо­же адресуватися кільком посадовим особам чи організа­ціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у на­зві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. /.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вка­зується, від кого подається заява: посада, зван­ня, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3.Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7.Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).

ПРИКЛАДИ

1.Мотивована заява (шапка зправа)

Деканові економічного факультету НАУ
Морозову О. М.
студента II курсу економічного
факультету групи 22 МЕ
Петренка Сергія Івановича

(по центру, з малої букви, з крапкою в кінці) заява.

(з нового рядка) Прошу надати мені відпустку з 03.04.2009 р. до 09.04.2009 р. у зв’язку з участю в обласних змаганнях із важкої атлетики.

01.04.2005 р. (підпис)

Складна заява

(шапка зправа)

Ректору Львівської гуманітарної
академії проф. Морозову С.С.
студента Київського національного
університету ім. Т. Г. Шевченка
Глинця Олега Ігоровича

(по центру, з малої букви, з крапкою в кінці) заява.

(з нового рядка) У зв’язку з переїздом моїх батьків до м.Львова на пос­тійне проживання прошу зарахувати мене студентом III кур­су економічного факультету ЛГА із спеціальності «Міжна­родна економіка».

Додаток: 1) витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 пр.;

2) свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 пр.;

3) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.

20.07.2005 р. (підпис) О. І. Глинець

Зміст і розміщення реквізитів зовнішніх заяв і заяв, які пишуться в спеціалізованому діловодстві, відрізняються від вищенаведених. Так, зокрема, у зовнішніх особис­тих заявах необхідно вказувати, як правило, домашню адресу чи дані документа (паспорта, посвідчення тощо). У зовнішніх службових заявах необхідно вказувати, зок­рема, посаду, підрозділ і повну назву установи заявника. В усіх зовнішніх заявах слід використовувати тільки за­гальновживані абревіатури й скорочення.

У спеціалізованому діловодстві реквізити заяв пере­дбачають подання у відповідній формі специфічної ін­формації. У заяві-зобов’язанні необхідно, наприклад, зазначити термін і спосіб повернення позики, дані про заробітну плату. У позовній заяві необхідно детально викласти конкретні факти з указанням прізвищ, посад, подій тощо, додати оригінали чи копії документів з ін­ших установ (квитанції, довідки, висновки експертизи тощо).

2 .Ведення книги реєстрації наказів.

Інструкція

1. Використовуйте затверджену міністерством форму журналу реєстрації наказів або розробіть її самостійно. Виготовте обкладинку з щільного матеріалу. У центрі листа вкажіть назву організації і назва книги. Нижче позначте дати початку та закінчення ведення журналу. На зворотному боці обкладинки відобразіть інформацію про особу, відповідальну за зберігання і заповнення документа: вкажіть посаду, прізвище та ініціали співробітника.
2. Забезпечте неможливість підміни або вилучення сторінок з журналу. Пронумеруйте і прошнуруйте аркуші книги. На останній сторінці поставте сургучною або мастиковою друк, надайте готовий шаблон для запевнення начальнику відділу кадрів або керівнику організації. Зробіть запис «У цьому журналі реєстрації пронумеровано, прошнуровано, скріплено печаткою аркушів. Директор: (підпис, розшифровка підпису). Дата: (число, місяць, рік)».
3. Виберіть зручну орієнтацію сторінки (альбомну, книжкову) для внесення записів у журнал. При бажанні оформите таблицю, що містить такі графи:
   - Порядковий номер запису;
   - Дата внесення запису;
   - Порядковий номер наказу;
   - Посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала наказ;
   - Короткий зміст наказу.
   Якщо вам незручний табличний вигляд, ведіть записи у вільній формі. Головне дотримуватися порядку присвоєння номерів згідно з датами затвердження наказів та відображати в книзі обліку перераховану вище інформацію.
4. Робіть записи в журналі обліку наказів чорнилом синього, чорного або фіолетового кольору. Не допускайте підчисток, стирань і видалення зроблених раніше позначок. У разі необхідності внести зміни закресліть однією лінією виправляти текст так, щоб збереглася можливість його прочитання. У тій же графі або рядку зробіть нову правильну запис. Поставте свій підпис і вкажіть дату внесення змін. Якщо немає можливості (наприклад, при відсутності вільного простору) виправити помилку на місці, нижче створіть новий запис, а поруч із застарілою інформацією зробіть позначку «запис недійсна».
5. За припинення внесення інформації в журнал зробіть запис про дату його закінчення на лицьовій стороні обкладинки книги обліку.

У наказах про прийняття на роботу відмічають:

посаду;

відділ (структурний підрозділ);

з якого числа прийнятий;

вид роботи: - постійна;

- з випробувальним терміном;

- із стажуванням;

тимчасова: - по сумісництві;

на певний термін.

 

У наказах про переведення відмічають:

вид переведення;

мотивацію.

 

У наказі про надання відпустки відмічають:

вид відпустки: основна, додаткова, творча, у зв'язку із тимчасовою

непрацездатністю без зберігання заробітної плати;

кількість робочих днів;

дату початку та закінчення відпустки;

за який період роботи надається відпустка.

 

У наказах про звільнення відмічають:

дату звільнення;

причину звільнення, згідно КЗОТ.

У кінці пункту вказують причину, що привела до написання цього наказу "Підстава".

Останній пункт - покладення контролю за виконанням наказу.

Накази про нагороду та накладення штрафів складаються за типом адміністративних наказів.

З наказом необхідно ознайомити співробітника, на ім'я якого написаний даний документ, письмово. У протилежному випадку наказ може бути визнаний недійсним правовими структурами.

Реєстрація наказів у "Книзі наказів" з кадрів

№ наказу	Дата	Короткий зміст	Примітка
7-0	29.11.1998р.	Про наймання Коваленка М.П.	Термін випробування - 1 місяць
8-0	29.12.1998р.	Про переведення Коваленка М.П.

Книга реєстрації наказів

Після підписання наказ реєструється:

1) у книзі реєстрації наказів — при невеликій кількості кадрових наказів, що видаються протягом календарного року;

2) у реєстраційних книгах або картках — при великій кількості наказів (для зручності довідково-пошукової роботи). У них вказується така ж, як і в книзі реєстрації наказів, інформація.

Форму книги реєстрації наказів наведено в листі Мінпраці від 19.10.2005 р. №09-487 (див. на с. 50). Порядок її заповнення наведено у зразку. Така книга є документом суворої звітності і постійного зберігання. Вона повинна бути прошнурована, пронумерована і скріплена підписом керівника і печаткою підприємства. У ній бажано не допускати навіть виправлень, не кажучи вже про вилучення сторінок.

Записи в книзі повинні відповідати записам у наказах. Працівник кадрової служби, який веде книгу реєстрації наказів (і облік наказів щодо особового складу), повинен запов­нювати графи стисло і відповідно до текстів наказів.

3. Заповнення алфавітних і посадових карток. Ведення штатно-посадової та алфавітної книг.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чисельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення працівника. Прізвище, ім'я, по батькові прийнятого працівника записується у відповідному розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвище звільнених чи переведених працівників викреслюються тонкою червоною лінією. Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з'ясувати, де працює особа, знайти її особову картку, з’ясувати, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах з великою кількістю персоналу. Приклад заповнення алфавітної книги наведений в таблиці 5.3.

Алфавітна книга № запису Прізвище, ім'я, по батькові Номер особової справи (картки) Дата прийому на роботу Посада Дата звільнення Примітки 1 2 3 4 5 6 7 1 Коваленко Микола Павлович 107 07.12.1999р., наказ №39 від 05.12.1999р. Старший бухгалтер 2 Куман Ярослав Сергійович 56 01.03.1987р наказ №7 від 27.02.1987р.. економіст 25.06 2000р., наказ №25 від 25.06.2000р.. Переведено на іншу роботу

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) — це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан уком­плектування персоналу підприємства.
Штатно-посадову книгу веде працівник відділу кадрів на основі штатного розпису. Облік працівників у штатно-посадовій книзі ведеться за цехами, відділами та іншими структурними підрозділами. Усі записи в штатно-посадовій книзі повинні вестись регулярно одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу або призначення на посаду, переведення працівника в інший структурний підрозділ.
На випадок зміни штатного розпису після записів працівників за структурними підрозділами необхідно залишати місце для змін та продовження записів.
Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.

 

У табл. 5.2 наведений приклад заповнення штатно-посадової книги.

Таблиця 5.2
ШТАТНО-ПОСАДОВА КНИГА

№ запису

Прізвище, ім’я, по батькові

Посада

Оклад, грн

Рік народження

Стаж роботи, років

Освіта

Присвоєна кваліфікація зі спеціальності

Дата й номер наказу про приз­начення на посаду

Відділ реклами

Григоренко Ігор Станіславович

Менеджер з реклами

вища

Магістр з маркетингу

Наказ про призначення на посаду № 19 від 1 трав. 2000 р.

Сергеєва Інга Валеріївна

Секретар-референт

вища

Бакалавр з управління трудо­вими ресурсами

Наказ про при­значення на по­саду № 07 від 17 лют. 2000 р.

 

4. Заповнення та ведення карток П-2, П-2ПС, і П-4.

Облік персоналу — важлива складова кадрового менеджменту та кадрового діловодства. На практиці дані зазначеного обліку широко використовуються під час розроблення поточних і перспективних планів розвитку персоналу, а також при обчисленні стажу роботи для призначення пенсій, оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, видачі довідок працівникам тощо.

Як заповнюються облікові документи, які існують особливості оформлення особових справ державних службовців, на підставі чого заповнюється та ведеться особова картка типової форми П-2 та багато іншого — у статті. Крім того, в матеріалі подано приклад обчислення стажу роботи за записами у трудовій книжці.

Документи, за якими здійснюється облік персоналу, визначено нормативно-правовими актами, зокрема Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 (далі — Перелік). Відповідно до Переліку обов’язковими обліковими документами є, зокрема, особові картки типової форми П-2, затвердженої наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. № 277, і типової форми П-2 ДС, затвердженої наказом Мінстату України від 26 грудня 1995 р. № 343 (для державних службовців), та особова справа.

Облікові документи заповнюються так:

• особова картка за типовою формою П-2 — на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від строку та виду трудового договору (крім працівників, котрі підпадають під дію Закону України «Про державну службу» від 16 грудня 1993 р. № 3723-XII);
• особова картка за типовою формою П-2 ДС — на працівників органів, установ, організацій, на яких поширюється Закон України «Про державну службу»;
• особова справа — на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних осіб підприємств, установ, організацій.

Зауважимо, що оформлення особових справ державних службовців має свої особливості і здійснюється відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.