2018-01-21
663
Тайм-менеджмент – междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает "управление временем". Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени.
Вильфредо Парето – известный итальянский экономист, сформулировал один из основных законов управления временем. Закон гласит: "Многочисленные второстепенные и легкие дела, требующие минимальных затрат времени, отнимают у нас в общей сложности 80% времени, а отдают нам лишь 20% полезных итогов".
В соответствии с этим законом день следует начинать с выполнения первоочередных вопросов и проблем, и только потом переходить ко второстепенным. Чтобы определить, какие задачи являются более важными, а какие можно решить потом, необходимо научиться расставлять приоритеты. Для этого можно воспользоваться матрицей одного из президентов США Д. Эйзенхауэра, которая распределяет все дела на четыре категории важности.
Так, задачи, требующие безотлагательного решения или находящиеся на пике критической ситуации, относятся к первой категории и должны выполняться в первую очередь.
Вопросы стратегического характера или личностного совершенствования важны, но их решение возможно в определенных временных границах и не предполагает немедленного выполнения, поэтому находятся по приоритету во второй категории.
Задачи, отнесенные к третьей категории, являются не очень важными, но срочными. Это, например, спонтанные поручения "выполнить какую-то работу сейчас и быстро", которая не относится к вашим прямым обязанностям. По возможности лучше от таких просьб отказаться или поручить кому-то еще.
Последняя категория – неважные и несрочные дела. От любых мелочей, отнимающих время (перекуры, разговоры ни о чем с коллегами или по телефону), нужно безжалостно избавляться.
Следующим шагом в расставлении приоритетов является установление очередности решения проблем и задач в каждой категории. При этом на первом месте должны оказаться самые трудные и важные задачи, что составляет около 15 % всех дел. Дела второй группы обычно составляют не более 20 % от суммы задач. Остальные 65 % вопросов должны находиться в третьей группе. По распределению времени на решение задач каждой категории должна получиться абсолютно противоположная картина: 65% имеющегося времени отдается на решение первоочередных задач, 20% времени – на выполнение задачам второй группы, а оставшееся время можно уделить решению остальных задач.
