2018-01-21
2605
Адаптация работников - это процесс приспособления к содержанию и условиям труда, к социальной среде, при котором осуществляется изменение деловых качеств работника. Адаптация может быть профессиональная (приспособление к выполняемой работе), психофизиологическая (приспособление к условиям труда, режиму труда и отдыха), социально- психологическая (приспособление к коллективу). В процессе адаптации выявляется степень обоснованности выбора профессии, затруднения, связанные с организацией и условиями груда, с построением отношений с членами коллектива. Проблемы должны выявляться на ранней стадии и по возможности устраняться. Исходя из этих задач, планирование адаптации должно осуществляться в следующих направлениях:
Ø анализ соответствия профессиональных и личных качеств новичка требованиям рабочего места и ожиданиям коллектива;
Ø прогнозирование варианта развития событий в процессе адаптации;
Ø разработка критериев оценки развития ситуации по направлениям (видам) адаптации;
Ø разработка способов измерения оценок развития ситуации;
Ø варианты выхода из затруднительных ситуаций, изменение состава субъектов отношений;
Ø разработка методик повышения эффективности адаптации.
Адаптация работников проходит быстрее, а ее результаты выше, если этот процесс осуществляется не только силами работников службы управления человеческими ресурсами, но и линейного руководства - наставников, общественных организаций. Вновь поступивший работник приносит с собой сложившуюся систему стереотипов и ожиданий относительно нового руководства, нового коллектива, содержания и условий труда. Если на этапе найма удалось достаточно точно спрогнозировать степень соответствие качества работника будущему месту работы, то процесс привыкания вписывается в новые функции и будет достаточно коротким и не слишком болезненным. Если этого не произойдет, то процесс адаптации может затянуться на месяцы, либо завершиться конфликтом. На Западе даже существует термин «организационная социология», который можно трактовать как профессиональную и социальную адаптацию работника в их системном взаимодействии.
Разработан ряд методик ускорения и повышения эффективности адаптации. Этому способствует, например, объективная информация на этапе найма о характере будущей работы и специфике коллектива, знакомство с должностной инструкцией, с системой мотивации, с корпоративной культурой, откровенные беседы с будущим руководителем, коллегами. В ходе неофициального общения новые работники узнают неписаные правила организации, кто обладает реальной властью, каковы реальные шансы на продвижение по службе и рост вознаграждения, какой уровень производительности считается достаточным коллегами по работе.
В японских фирмах действует специальная программа ориентации новых работников фирмы, в процессе реализации которой новичок в максимальной степени приобщается к миссии, целям, специфике фирмы.
Типичная тематика ориентации новых работников может выглядеть следующим образом.
Тема “Основа компании”:
1. Основная информация;
2. Оргструктура и иерархия занятий по подразделениям;
3. Долгосрочные планы;
4. Оперативный бюджет и финансовая ситуация;
5. Отношения работников и работодателей, профсоюзы;
6. Условия труда и распорядок;
7. Структура зарплаты;
8. Социальное обеспечение и дополнительные выплаты.
Тема “Продукция”:
1. Введение в номенклатуру фирмы;
2. Физическая структура, принцип работы, цены пользователей главной продукции компании и ее рыночные цены в сравнении с продукцией конкурентов;
Тема “Производство”:
1. Варианты, потоки и подготовки производственных графиков и чертежей;
2. Принципы производственного процесса;
3. Управление по продуктам и учету сдерживания.
Тема “Продажа”:
1. Реклама и доля на рынке;
2. Перспективы и тенденции конкуренции;
3. Связи торговых агентов;
4. Техника и методика продаж.
Тема “Главные трудовые навыки”:
1. Упражнения в использовании оргтехники;
2. Деловой этикет; манеры телефонных разговоров, размещение за столом, особенности речи и т.д.;
3. Обучение деловому письму;
4. Фундаментальные статистические знания, относящиеся к маркетингу и финансам.
Занятия с новичками по данной тематике должны включаться в план адаптации работников. Кроме занятий, следует включать в план пилотажные исследования, изменения в морально-психологическом климате коллектива, в который влился новичок, изменение темпов повышения производительности труда нового работника и коллектива.
Японский менеджмент нашел оптимальный для своей экономической системы вариант кадровой политики по отношению к рабочим, находящимся на разных жизненных этапах, позволяющих получить максимальную отдачу на производстве и максимальное удовлетворение работой. Здесь осуществляется не только управление адаптацией новичка, но и адаптация работника к новой фазе его жизни. Такие вот данные приводит в своих исследованиях Ч.Макмиллан. По Ч.Макмиллану, содержание кадровой политики японских фирм выглядит следующим образом.
Новички:
1. Корпоративная коммуникация (журналы, письма родителям);
2. Митинги, проводимые компанией.
3. Посещение предприятий;
4. Выступление руководителей;
5. Вступление в профсоюз;
6. Лекции по ориентации в системе производства;
7. Ротация рабочих мест;
8. Встроенное в жизнь обучение.
Растущие рабочие:
1. Планирование карьеры, объединение сотрудников в советы;
2. Ранжирование должностей;
3. Должностная ротация;
4. Бонусы;
5. Цеховой университет, программа обучения мастеров
6. Медленное продвижение;
7. Кружки качества;
8. Внутрифирменная система социального обеспечения.
Пожилые рабочие:
1. Переобучение в середине карьеры;
2. Беспремиальная схема выплат;
3. Переобучение сотрудников;
4. Перевод к субподрядчику;
5. Продвижение на стороне;
6. Оценка молодых рабочих
7. Ранняя пенсия;
8. Использование в качестве консультантов.
Задача для новичков: включение в интересы фирмы развитие “общения” психологии, выявление потенциала работников. Задача для растущих рабочих: полная интеграция с фирмой на производстве и частично в быту, гарантия заботы работника в ответ на его полную самоотдачу. Задача для пожилых рабочих: социальное обеспечение в руках фирмы как фактор подчинения интересов личности интересам фирмы.
Эта система хорошо соотносится с высокой продолжительностью рабочей недели, относительно (например, с США) низким уровнем оплаты труда, низкой текучестью кадров, низкой удовлетворенностью содержанием труда, социальной стабильностью. Действует такая система только на крупных фирмах, но охватывает она в Японии более 10 млн. работающих.
Адаптация (от латинского adaptio – приспособлять) – это процесс ознакомления работника с новой организацией и изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами организационной культуры новой компании.
Наиболее эффективной из всех способов адаптации является активная адаптация, которая представляет собой процесс приспособления индивида к изменяющейся среде с помощью соответствующего управляющего воздействия и использования организационных, технических, социально-психологических средств.
Процесс адаптации традиционно принято разделять на четыре этапа.
1. Оценка уровня подготовленности нового работника. На этом этапе происходит определение непривычных для работника ситуаций и вариантов решения привычных для работника задач.
2. Ориентация. На этом этапе происходит практическое знакомство нового работника с его обязанностями и требованиями, предъявляемыми к нему со стороны организации.
3. Действенная адаптация. На этом этапе новичок приспосабливается к своему новому положению и широко включается в межличностные отношения с коллегами.
4. Функционирование. На завершающем этапе адаптации работник преодолевает производственные и межличностные проблемы и переходит к стабильной работе.
Управление адаптацией персонала и оценка ее эффективности
На всех этапах адаптации возможно управленческое воздействие на ее ход. Контролируемый ход адаптации чаще всего приводит к прогрессивному результату, пущенная на самотек пассивная адаптация чревата регрессивным результатом.
Управление адаптацией – это процесс активного воздействия на факторы, определяющие ее развитие и позволяющие снизить неблагоприятные последствия. Основная задача управления адаптацией персонала состоит в устранении причин и снижении негативных моментов, неизбежно возникающих при приспособлении работника к условиям новой внешней и внутренней среды.
Технология эффективного управления процессом адаптации предполагает составление соответствующего алгоритма, определение способов и методов воздействия на процесс адаптации, качественных и количественных показателей, позволяющих контролировать процесс адаптации нового работника. К основным задачам, которые должен решать подобный алгоритм, относятся: сокращение неблагоприятных последствий от деятельности неадаптированного работника; стабилизация коллектива, встревоженного приходом носителя чужеродной культуры; координация деятельности всех работников, задействованных в мероприятиях, способствующих адаптации нового работника.
Цель и область действия работы по управлению адаптацией
Приведенный алгоритм разработан с целью введения единой процедуры адаптации и введения в должность новых сотрудников во всех подразделениях компании. Процедура направлена на сокращение срока и улучшение качества введения в должность нового работника. В выполнении операций, указанных в настоящем алгоритме, участвуют:
· HR-служба;
· PR-отдел;
· Центр обучения;
· Руководители подразделений;
· Отдел АСУ;
· Сотрудники компании.
Программа адаптации и введения в должность рассчитана на 1 месяц со дня начала исполнения новым работником его должностных обязанностей.
Куратором нового сотрудника становится его непосредственный руководитель, либо сотрудник подразделения из числа наиболее опытных носителей корпоративной культуры.
В задачи куратора входит:
· помощь в адаптации нового сотрудника (информирование, создание необходимых условий для работы, планирование и организация встреч и представлений, необходимых для скорейшего введения нового сотрудника в должность и его эффективной деятельности);
· планирование развития (планирование необходимого обучения для нового сотрудника на период адаптации, включая самообучение и обучение на рабочем месте);
· сопровождение работы нового сотрудника на период срока адаптации (консультационная помощь новому сотруднику при выполнении им плана работы и обучения).
Решение организационных вопросов при приеме нового сотрудника
На этом этапе адаптации происходит знакомство работника с производственными особенностями организации, с персоналом, с корпоративной культурой, правилами поведения, включение работника в коммуникативные сети.
В день поступления на работу HR-служба знакомит нового работника с правилами внутреннего трудового распорядка компании, правилами пожарной безопасности. Проводится инструктаж на рабочем месте: новый сотрудник знакомится с месторасположением, оснащение рабочего места, правилами хранения документов, правилами использования технических средств и их расположением (АТС, ПК, принтер, сканер, ксерокс). Куратор знакомит нового сотрудника со страницей компании в интрасети и электронной информационно-справочной системой, а также со справочной литературой общего пользования. Отдел АСУ регистрирует нового сотрудника как пользователя корпоративной сети, объясняет возможности ее использования (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.), дает вводную консультацию по пользованию конкретными программными продуктами.
Рисунок 1. Решение организационных вопросов при приеме нового сотрудника и его информирование:
| № | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
| 1. | Отбор кандидата, планирование ротации сотрудников | HR-служба, руководитель подразделения | Проводится в соответствии с принятыми правилами. При планировании ротации определяются работники, ротация которых необходима или желательна, и оценивается соответствие квалификации, практического опыта работников описаниям должностей, на которые возможны перемещения. Встречу кандидата, организацию необходимых собеседований и сопровождение кандидата на них осуществляет сотрудник HR-службы |
| 2. | Принятие решения о найме нового работника, ротации сотрудника | Руководитель самостоятельного подразделения | Решение о найме нового работника либо ротации, принимается руководителем подразделения после прохождения процедур размещения заказа на подбор персонала, подбора кандидатов, отбора кандидата на занятие вакантной должности, проведенных в соответствии с принятыми в компании правилами, либо, в случае перемещения сотрудника, согласно плану ротации |
| 3. | Назначение куратора нового сотрудника | Руководитель подразделения, после принятия решения о найме нового сотрудника | Куратором нового сотрудника становится его непосредственный руководитель либо опытный сотрудник подразделения |
| 4. | Подготовка рабочего места нового работника | Отделы АХО и АСУ, в течение 3 рабочих дней после подачи заявки | Включает в себя подготовку рабочего места, оборудование его оргтехникой, регистрацию пользователя интрасети, включение работника в корпоративные справочники |
| 5. | Подготовка кандидата к приему, перемещению | Руководитель самостоятельного подразделения, HR-служба. после принятия решения о найме нового сотрудника | Руководитель подразделения производит ознакомление работника с должностной инструкцией под роспись. Отдел кадров знакомит работника с перечнем документов, необходимых для оформления на работу; HR-служба знакомит работника с Положением о персонале и Правилами внутреннего трудового распорядка. Отдел кадров контролирует правильность заполнения анкеты кандидатом, заполнение и подписание со стороны работника трудового договора |
| 6. | Оформление кандидата на работу | Отдел кадров не позднее 5 рабочих дней после приёма документов | Прием документов, проверка анкеты кандидата, оформление приказа о приеме на работу или перемещении и трудового договора в соответствии с принятыми правилами. HR-служба информирует кандидата о контактном лице и телефоне, по которому можно узнать о ходе согласования и оформления приказа о приеме на работу и трудового договора |
| 7. | Допуск к работе нового работника | HR-служба, куратор Срок устанавливается в соответствии с трудовым договором или приказом о перемещении на другую должность | Запрещается допуск работника к работе ранее даты подписания трудового договора работодателем или уполномоченным им лицом, если иное не установлено трудовым договором. Сотрудник HR-службы, ответственный за найм персонала, встречает нового работника и сопровождает его к руководителю о подразделения. Руководитель подразделения знакомит нового сотрудника с куратором. Дальнейшие мероприятия по допуску нового работника к исполнению должностных обязанностей проводит куратор |
Информирование нового сотрудника
На этом этапе ориентации происходит практическое знакомство работника со своими обязанностями и требованиями, предъявляемыми к нему со стороны организации.
Непосредственный руководитель объясняет работнику его задачи и требования к его работе, информирует о системе оценки, применяемой к его работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового работника.
Информационное пособие включает в себя информацию об основах корпоративной культуры компании (ценностные ориентации, традиции, нормы и правила поведения и т.д.). Пособие может быть исполнено в формате электронного учебника или видеофильма. Информационное пособие может быть предложено новым сотрудникам для индивидуального ознакомления, или представлено как групповая обучающая программа по корпоративной культуре.
Целью обучения предполагается принятие новых норм взаимоотношений новым сотрудником, транслирование ему корпоративных норм поведения, помощь в приспособлении к новому социуму. Программа обучения включает в себя социально-психологические аспекты адаптации (стресс-менеджмент, навыки управления временем, эффективные коммуникации, встречи с руководством). Обучение проводится в течение 2 рабочих недель со дня выхода нового сотрудника на работу.
| № | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
| Вручение сувенирной продукции и информационных материалов о Компании. | HR-служба, PR-отдел в день выхода на работу | Работнику вручается «Справочное руководство сотрудника Компании», комплект сувенирной продукции, «Памятка новичка» (приложение №1) Материалы разрабатываются HR-службой и PR-отделом | |
| 2. | Вводное собеседование | Непосредственный руководитель В течение первой недели после выхода на работу | Проводится непосредственным руководителем нового работника, желательно в присутствии линейного руководителя. Проводится в свободной форме в рабочем порядке. |
| 3. | Информирование об истории компании, о ее целях, миссии, приоритетах развития, проблемах текущего момента | Куратор в течение 5 рабочих дней после выхода нового сотрудника на работу. | Куратор информирует сотрудника о видах деятельности компании, производимой продукции, оказываемых услугах, представляет необходимую информацию о руководстве компании и подразделений |
| 4. | Информирование о политике компании в отношении персонала, о нормах корпоративной культуры | HR-служба, PR-отдел, центр обучения | HR-служба, Центр обучения совместно с PR-отделом разрабатывает информационное пособие по корпоративной культуре для новых работников. Информационное пособие передается в кадровую службу, где дополняется в соответствии со спецификой подразделения |
| 5. | Общее Обучение | HR-служба, PR-отдел, центр обучения В течение 2 недель после выхода на работу | Центр обучения совместно с PR-отделом разрабатывает и организует общее обучение для новых работников |
Организация введения в должность нового сотрудника
На этом этапе работник осваивается со своим новым статусом и включается в профессиональные и межличностные отношения в коллективе.
Нового работника представляют сотрудникам Компании путем публикации официального сообщения в корпоративной сети. В сообщении содержатся основные биографические данные о новом сотруднике, профессиональный путь и перечень вопросов, по которым с ним можно в дальнейшем контактировать.
Руководитель подразделения лично представляет нового работника персоналу своего подразделения и предоставляет слово ему для проведения самопрезентации.
В течение 1 рабочей недели куратор проводит обучение нового работника на его рабочем месте, проводит инструктаж по технологиям работы, информирует о текущих и перспективных планах подразделения, передает регламенты и основные документы по направлению деятельности нового сотрудника, информирует о системе документооборота и системе отчетности.
Куратор представляет нового работника партнерам и контрагентам по направлению его деятельности путем рассылки официальных сообщений от имени руководителя подразделения или руководителя компании, содержащих основную информацию о новом сотруднике и перечень вопросов, по которым в дальнейшем с ним можно контактировать.
В случае, когда новый работник занимает номенклатурную должность, куратор организует ряд встреч с руководителями подразделений, сотрудничество с которыми обусловлено профессиональной деятельностью нового сотрудника.
Рисунок 2. Организация введения в должность нового работника.
| № | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
| 1. | Представление нового сотрудника коллективу Компании | Руководитель подразделения В день выхода нового сотрудника на работу | Нового работника представляют коллективу компании путем публикации официального сообщения в корпоративной интрасети. |
| 2. | Представление нового сотрудника коллективу подразделения | Руководитель подразделения в день выхода нового сотрудника на работу | Нового работника представляют коллективу подразделения на коротком брифинге |
| 3. | Обучение нового сотрудника на рабочем месте | Куратор в течение 5 рабочих дней после выхода нового сотрудника на работу | Куратор проводит индивидуальное обучение нового работника |
| 4. | Знакомство с партнерами, контрагентами, ключевыми менеджерами по направлениям. | Куратор в течение 5 рабочих дней. | Нового работника представляют партнерам и контрагентам путем рассылки официальных сообщений, подписанных руководителем подразделения. Организуется ряд встреч с ключевыми менеджерами по направлениям. |
Организация работы нового сотрудника в должности
На этом этапе происходит корректировка планов адаптации и оценка эффективности деятельности работника и его взаимоотношений в коллективе.
После окончания первой недели работы нового работника, руководитель подразделения обсуждает с новым сотрудником направления и основные задачи его профессиональной деятельности. По результатам беседы работник составляет план работы на 1 месяц. Куратор планирует необходимое обучение для работника (адаптационный курс, обучение на рабочем месте, самостоятельное обучение). Общий план работы и обучения согласовывается с руководителем подразделения (приложение №2).
Рисунок 3. Организация работы нового сотрудника в должности.
| № | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
| 1. | Составление плана работы и обучения | Руководитель подразделения, куратор 2-я неделя работы | Руководитель подразделения обсуждает с новым работником направления и основные задачи его работы. Работник составляет план работы на 1 месяц. Куратор планирует обучение нового работника. Общий план работы и обучения согласовывается с руководителем подразделения |
| 2. | Обратная связь по итогам выполнения плана работы и обучения | Руководитель подразделения 2-я неделя работы | После окончания первого месяца работы новый работник отчитывается перед руководителем подразделения о проделанной работе и пройденном обучении. По итогам обсуждения работник разрабатывает план развития и обучения на оставшуюся часть испытательного срока и согласовывает его с руководителем |
Оценка качества проведения введения в должность нового сотрудника.
На завершающем этапе аттестации происходит преодоление производственных и межличностных проблем работника, осуществляется его переход к стабильной работе.
Куратор заполняет карту контроля введения в должность нового работника (проставляет сроки, назначает ответственных, ставит отметки о выполнении каждого мероприятия), которую затем передает руководителю подразделения (приложение №3).. Копии документов передаются в кадровую службу для контроля за правильностью введения нового сотрудника в должность и его адаптацией, для ведения статистики
Рисунок 4. Оценка качества проведения введения в должность нового сотрудника.
| № | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
| 1. | Оценка качества проведения введения в должность и адаптации нового сотрудника | HR-служба, куратор, по окончанию 1 месяца работы. | Куратор заполняет карту контроля введения в должность и передает его руководителю подразделения. Копии документов передаются в HR-службу |
Оценка результатов адаптации
Управление адаптацией предполагает знание, как субъективных характеристик работника, так и воздействующих на адаптацию факторов производственной среды. Успешность адаптации зависит от характеристик производственной среды и самого человека. Чем сложнее новая окружающая среда, чем больше она отличается от привычной для работника среды, тем труднее проходит процесс адаптации.
Для оценки результатов психофизиологической стороны адаптации можно использовать сравнение производственных показателей работника (выработка, энергозатраты) и сравнение показателей здоровья человека при выполнении им типичных производственных операций с зафиксированными в начале процесса адаптации показателями. Для оценки результатов профессиональной стороны адаптации используют сравнение профессиональных показателей работника со средними показателями, сложившимися в коллективе, такими, как средний процент выполнения производственных планов, уровень брака производимой продукции и пр. Для выяснения результатов социально-психологической стороны адаптации нужно исследовать уровень удовлетворенности работника новой производственной средой, характер взаимоотношения с коллегами, удовлетворенность работника новым статусом и новыми возможностями. Сравнение полученных результатов с запланированными, позволит корректировать ход процесса адаптации работника.
