Классификация документов

По наименованию: приказы, распоряжения, планы, отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, письма, телеграммы, тех. условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации: письменные, графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности: классифицируют на простые и сложные. Простые – документы, в кот. рассматривается один вопрос, в сложных - несколько вопросов.

По степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом.

По юридической силе: подлинные и подложные.

По срокам исполнения: срочные и несрочные.

По происхождению: служебные, и личные.

По срокам хранения: временного и постоянного срока хранения.

По степени обязательности: информационные, директивные.

По степени унификации: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

 

Организация документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят:

. первичную обработку;

. предварительное рассмотрение;

. регистрацию;

. рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

 

Прием, обработка и распределение поступающих документов

 

должны приниматься к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления

 

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования.

 

Правила обработки исходящих документов

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохождения:

— составление проекта документа;

— изготовление документа;

— визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);

— подписание (утверждение) документа;

— регистрация;

— отправка документа адресату.