Требования, предъявляемые к первичным документам

· Первичные документы должны быть составлены либо в момент свершения хозяйственной операции, либо, если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.

· Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты. Все показатели учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются.

· Первичные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций:

o исправляемая запись зачеркивается одной чертой, а сверху надписывается верная;

o делается надпись «Исправлено»;

o ставятся подписи внесших исправления лиц;

o указывается дата внесения исправлений.

· Записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, химическим карандашом, при помощи пишущих машинок и компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей.

· Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом, а на других ставится отметка о дате (оттиск штампа контролера) занесения в учетный регистр. Кассовые документы (кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы) гасятся штампом «Получено» или «Оплачено», проставляются дата и подпись. На банковских документах проставляются отметка обслуживающего банка и дата.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, оформляющие операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на это лица.

Первичные и сводные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Если они составляются на машинных носителях, то организация обязана за свой счет делать копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Первичные документы могут быть изъяты органами дознания, прокуратуры, налоговыми инспекциями и пр. только в соответствии с законодательством Российской Федерации. В присутствии представителей органов, проводивших изъятие документов, главный бухгалтер (или другое должностное лицо организации) обязан снять с них копии с указанием основания и даты изъятия, заверенные подписями названных представителей.