Создание связей

Создание таблиц в режиме конструктора

Конструктор – это специальное приложение программы MS Access, которое позволяет создать совершенно новую таблицу базы данных либо добавить, удалить или изменить свойства полей уже существующей таблицы. В режиме конструктора можно создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее проектом. В этом режиме предоставляется возможность:

– определить список полей для таблицы,

– выбрать тип данных,

– настроить свойства для каждого поля,

– ввести описание полей.

Для работы с конструктором необходимо в окне База данных дважды щелкнуть по строке Создание таблицы в режиме конструктора или по ярлыку перед ней. Выход в окно База данных осуществляется уже ранее описанным способом. После выполненных действий раскрывается окно с таблицей полей в верхней части вида:

Таблица 1: таблица
	Имя поля	Тип данных	Описание
	Код преподавателя	Счетчик
	Фамилия И.О.	Текстовый

Эта таблица служит для определения названий и типов полей создаваемой таблицы. При переходе в ячейку Тип данных по умолчанию в ней появится значение Текстовый, а справа в этой ячейке – кнопка с указателем, с помощью которой можно раскрывать список типов этой ячейки. Щелкнув по этой кнопке, можно из раскрывшегося списка типов выбрать необходимый тип данных для этой ячейки, а не набирать его с клавиатуры. После выбора типа данных следует перейти в соседнюю ячейку столбца Описание. В этой ячейке требуется поместить краткое и ясное описание поля. Текст описания будет выводиться в строке состояния при вводе данных в поле и может быть удобной подсказкой о допустимых значениях этого поля. Эта операция не является обязательной, но целесообразной.

Таким способом помещаются названия всех полей создаваемой таблицы в ячейках поля Имя поля, а в ячейках поля Тип данных – соответствующие им типы.

Для каждого поля можно установить не только тип данных, но и другие характеристики. Все они представляются в области Свойства поля, располагаемой в нижней части окна.

Эти характеристики используются для задания и изменения свойств полей таблицы. Они представляют собой набор параметров, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением данных, их вводом и отображением в поле. Количество доступных свойств зависит от типа данных. В качестве примера перечень этих параметров вкладки Общие представлен ниже с указанием параметров для поля Фамилия И.О.

Размер поля
Формат поля
Маска ввода
Подпись
Значение по умолчанию
Условие на значение
Сообщение об ошибках
Обязательное поле	Да
Пустые строки	Нет
Индексированное поле	Да (Допускаются совпадения)
Сжатие Юникод	Да
Режим IME	Нет контроля
Режим предположений IME	Нет

После завершения формирования структуры таблицы следует назначить первичный ключ. Для этого следует:

– выделить одну или несколько строк (случай составного ключа) таблицы, соответствующих полям первичного ключа;

– щелкнуть по кнопке Ключевое поле (с изображением ключа) на панели инструментов MS Access. Слева от заголовков выделенных строк появятся значки с изображением ключа, что символизирует установление этим полям статуса первичного ключа.

Если первичный ключ выбран неудачно, то процедуру его назначения следует повторить с самого начала.

Завершающим этапом создания структуры таблицы является ее сохранение. Для этого необходимо:

– щелкнуть по кнопке Сохранить на панели инструментов окна MS Access;

– в открывшемся диалоговом окне Сохранение ввести имя таблицы;

– щелкнуть по кнопке ОК окна Сохранение.

Для ввода данных в созданную таблицу необходимо в окне База данных щелкнуть по имени таблицы и в открывшемся окне с пустой таблицей начать вводить в соответствующие ячейки данные.

Для того, чтобы совокупность таблиц, содержащих информацию о сущностях, могли образовать единую базу данных, необходимо их связать. При создании таблиц с помощью мастера таблиц это делается на последнем шаге работы. При создании таблиц с помощью конструктора таблиц такая операция не предусматривается. Следовательно, созданные таблицы необходимо связать самостоятельно.

При создании связей между таблицами связываемые поля, содержащие первичный и внешний ключи, могут иметь различные имена. Однако они никогда не могут иметь различные типы данных. Исключением может быть только случай, когда поле первичного ключа является полем типа счетчик. Это поле можно связывать с любым числовым полем, если значение свойства Размер поля обоих полей совпадают.

Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя. Поэтому необходимо предварительно закрыть все открытые таблицы, если таковые имеются.

Для создания связей между таблицами следует придерживаться следующего порядка:

– открыть окно Базы данных;

– щелкнуть по кнопке Схема данных на панели инструментов программы MS Access или выполнить команды Сервис – Схема данных главного меню программы. В результате этих операций откроется окно Схема данных, а в случае, если связи между таблицами еще не определены, то откроется и еще одно дополнительное окно Добавление таблицы. В нем будет представлен список названий таблиц, которые можно добавить в окно Схема данных. Если это окно не открывается, и в окне Схема данных отсутствуют таблицы, для которых необходимо установить связь, то следует выполнить последовательность команд

Связи – Добавить таблицу

или щелкнуть по кнопке Отобразить таблицу.

– в открытом окне Добавление таблицы следует сделать двойные щелчки по названиям таблиц, между которыми необходимо установить связи;

– щелкнуть по кнопке «Закрыть» окна Добавление таблицы. После этого в окне Схема данных появятся подчиненные окна, содержащие названия и списки полей, выбранных на предыдущем этапе таблиц. Причем ключевые поля этих таблиц будут выделены полужирным шрифтом;

– выделить ключевое поле главной таблицы и перетащить его к полю внешнего ключа подчиненной таблицы, расположив его над ним. После этих операций откроется окно Изменение связей.

– Установить в окне Изменение связей флажок Обеспечение целостности данных;

– щелкнуть по кнопке Создать окна Изменение связей и этим закрыть его. После закрытия окна Изменение связей в окне Схема данных отобразится связь в виде линии, связывающей ключевые поля таблиц. При этом, на линии связи возле главной таблицы, появится цифра 1, а возле подчиненной таблицы – значок бесконечности. Так отображается связь вида один ко многим. В соответствии с этой процедурой устанавливаются все связи между таблицами.