Представление организации в виде открытой системы

Организация, в большинстве своем, может быть представлена в виде большой и сложной социально-экономической системы, при исследовании которой требуется производить расчленение её на части, соразмерные между собой в каждом аспекте знаний.

Система – совокупность элементов, составляющих систему (для организации – её подразделений), с определенными характеристиками, взаимосвязано функционирующих в обеспечение достижения единой для всех них цели.

Поскольку каждая социально-экономическая система функционирует (существует) всегда относительно какой-то цели, то элементы её обязательно должны иметь своими целями то, что фактически является подцелями всей системы.

Любая система действует в условиях окружающей ее среды, которая фактически определяет поведение системы. Более того, система должна «вписываться» в окружающую среду (рис. 1.4).

Рис.1.4. Организация во внешней среде.

Внешняя среда организации (системы) - это совокупность объектов с определенными характеристиками, функционирующих во взаимосвязи с элементами системы. По отношению к организации – это внешние объекты и факторы, оказывающие влияние на организацию, предоставляющие ресурсы организации.

Однако цели деятельности этих объектов не совпадают или только незначительно совпадают с целями организации. Внешняя среда определяет поведение системы - система вынуждена «вписываться» во внешнюю среду. Именно этим определяется жизнеспособность системы.

Чем быстрее и адекватнее система способна отреагировать на изменения внешней среды, тем она жизнеспособнее. Именно это, а не размеры или иные параметры организации, как системы, определяют ее судьбу в будущем. Если же система оказывается неспособной вовремя и адекватно реагировать на изменения внешней среды, то она неизбежно входит в противоречие с ней и, в конце концов – «погибает». То есть перестает существовать относительно своей генеральной цели деятельности, вошедшей в противоречие с целями окружающей среды.

Для описания системы, для ее понимания самым узловым является процесс выявление и описание цели. При этом не следует путать цель с декларативным заявлением. Декларировать, провозглашать можно многое правдоподобное. Но ни одна такая декларация не будет целью, если отсутствует четкое представление по поводу того, с помощью каких ресурсов и каким образом она будет достигаться, то есть отсутствует стратегия ее достижения. В жизни мы очень часто сталкиваемся с нереальными целями, с декларативными заявлениями, с выдачей желаемого за возможное. Причем зачастую это делается невольно, в силу неадекватной оценки окружающей ситуации и неправильной оценки возможностей использования имеющихся ресурсов. Однако не редки случаи, когда так поступают по другим причинам.

Руководитель организации всегда должен следовать жесткому правилу соответствия цели имеющимся ресурсам. Сам это правило должен исповедовать и требовать его неукоснительного соблюдения от подчиненных. Должен, быть может, обладать определенным даром быстро и адекватно оценивать реальные возможности достижения тех задач, о которых с ним идет речь, особенно со стороны подчиненных.

Цели и стратегия едины! Как невозможно определить стратегию без установления цели, так невозможно правильно сформулировать цель без проработки стратегии.

Цель - это желаемое состояние организации в действующих условиях внешней среды и внутренних ограничений (в первую очередь ресурсных) в будущем, включая определенную реакцию системы на выходе. Данное утверждение справедливо для любой подсистемы, любого элемента, согласованно действующих в системе и, соответственно, имеющих целями своей деятельности подцели общей цели системы.

Стратегия (от гр. stratёgia – ведение войска) – искусство руководства, общий план ведения работ, исходя из сложившейся действительности на данном этапе развития и ресурсных возможностей.

По степени важности для управляемой организации цели могут быть:

- важные (первостепенные), то есть определяющие организацию как таковую. Не достижение этих целей означает фактически гибель организации, прекращение ее существования в данном виде;

- желательные, то есть необходимые для улучшения деятельности организации. Частичное не достижение этих целей вполне допустимо. Но если появляется устойчивая тенденция возрастания доли не достигнутых, то это явный симптом движения к гибели организации в действующем виде;

- возможные (перспективные), то есть обеспечивающие повышение престижа организации. Если прослеживается устойчивая тенденция возрастания доли достигнутых таких целей, то это явный признак продолжающегося расцвета организации. Для выявления максимально возможного количества целей деятельности организации и ранжирования их по важности чаще всего используется методология построения дерева целей (рис.1.5).

Дерево целей - это ориентированный граф без циклов. Его вершиной является «Генеральная цель», то есть цель, относительно которой существует организация. Основанием же является набор подцелей, фактически раскрывающий набор средств достижения «Генеральной цели». В идеальном случае, если удастся реализовать все подцели (задачи) основания, то «Генеральная цель» оказывается достигнутой автоматически.

Рис. 1.5. Дерево целей.

Именно подцели низшего уровня и определяют горизонтальную структуру организации, так как представляют собой цели деятельности первичных коллективов.