Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Нужно уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи. В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей». Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

3 Фиксируйте план действий. Кроме фиксирования плана на бумаге или в электронном ежедневнике существует несколько действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными. Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта».

Расставляйте приоритеты (рассмотрено в вопросе 4).

5 Фокусируйтесь на главном. Время – не восполняемый ресурс. Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Анализируйте свой опыт (вопрос 5).

Планируйте отдых. Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

1 Анализ (анализ рабочего времени рассматривается в вопросе 5).

2 Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.

3 Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).

4 Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения (планирование рассматривается в этом вопросе, расстановка приоритетов в вопросе 4).

5 Реализация – конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

6 Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Использование тайм-менеджмента (научного подхода к организации времени) позволяет рационально организовать труд руководителя. Организация труда руководителя предусматривает планирование (рассматривается в этом вопросе), учет и анализ использования его времени, необходимого для выполнения работ, определяемых исполнением определенной должности (рассматривается в 5 вопросе).

Рассмотрим планирование рабочего дня руководителя.

На практике существует несколько видов планирования времени:

– с помощью долгосрочных планов распределяется время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет, а порой и десятилетий, – получение образования, продвижение до определенной должности и т. п.;

– среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые, фиксируют распределение времени на решение более конкретных задач, прежде всего производственного характера. При их составлении определяется центральная, наиболее трудоемкая проблема периода, которая должна быть решена в его рамках; выходящие за них задачи и задачи, к решению которых надо приступить, возможные трудности;

– каждый из краткосрочных планов (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) детализирует предшествующий; уже в месячных планах расход времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах; в декадных (недельных) отражаются все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения.

В конце планового периода целесообразно сравнивать намерения и реальные результаты (например, затраты времени и реальный объем работ). Если времени теряется больше, чем намечалось, надо искать причину.

На практике планирование времени сводится к его распределению по видам работ. Укрупненно этот процесс регламентируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учетом распорядка дня высшего руководства (он обычно является коллективным), учитывает периодичность выполнения отдельных работ и осуществляет их увязку.

Кроме того, составляют:

– единый распорядок рабочего дня, отражающий время начала и окончания, время приема посетителей из других организаций, по личным вопросам, выдачи справок, оформления заявок, технической учебы, повышения квалификации, заседания квалификационных комиссий. Он вносит систему в работу аппарата, упорядочивает информационные потоки, сокращает потери времени, повышает продуктивность труда. Но жесткое распределение времени с целью экономии не всегда разумно;

– распорядок работы руководителей и подразделений.

Планирование рабочего дня руководителя заключается в формирование оптимальной структуры рабочего дня и составление его расписание. Предпосылками планирования времени являются его тщательное документирование и контроль использования, позволяющие иметь точные представления о нем, лучше распределять на осуществление тех или иных работ, а также согласование своих действий с подчиненными и коллегами.

Планирование времени начинают с постановки задач. Составляют список дел за продолжительный период и препятствий, которые могут возникнуть. Эти списки регулярно дополняют и пересматривают (исключается все, что в настоящий момент не представляется необходимым).

Обычно сначала формулируют задачи, в которые включают перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов, переходящие из плана предыдущего дня, не решенные к настоящему моменту, не планируемые заранее вследствие повторяемости, могущие внезапно возникнуть. После этого планируют наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня – легкие. Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься несложными делами, например просмотром почты или решением проблем, появившихся с утра.

Затем определяются приоритеты выполнения задач (дел). Более подробно о способах установления приоритетов изложено в вопросе 4. Для выявления приоритетов можно использовать принцип Парето, метод оценки и ранжирования целей (задач) и вариантов их решений, принцип Эйзенхауэра, методы АВС и АБВ (метод анализа категорий задач). Например, при методе АБВ осуществляют анализ задач, в результате которого они разделяются на три категории:

А – важнейшие (обычно их доля составляет до 15 % общего числа, но вклад в достижение целей – 65 %);

Б – важные задачи (соответственно 20 % и 20 %);

В – несущественные задачи (соответственно 65 % и 15 %).

Необходимо также анализировать задачи, выделяя:

– приближающие к цели;

– позволяющие одновременно решить несколько проблем;

– вносящие максимальный вклад в деятельность организации;

– имеющие негативные последствия.

Планирование времени, отводимого на решение конкретных задач, осуществляют с учетом их рациональной очередности:

- дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных затрат времени, а также неприятные, откладывание которых на потом нежелательно;

- рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей;

- второстепенные и эпизодические дела, например чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест.

Надо иметь в виду, что с повышением уровня руководства сокращается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растет время на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.

Времени на планирование своего рабочего дня жалеть нельзя. Это позволяет экономить его в период реализации плана.

Дневной план должен включать не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Их, а также самые неприятные дела лучше планировать на утренние часы, с тем чтобы к вечеру их завершить. Однородные задачи группируют в дневном плане работы блоками, что позволяет не перескакивать с одной проблемы на другую и экономить таким образом время.

Как любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким; жестко в нем регламентируют только вопросы, связанные с приглашением людей (например, совещания, прием посетителей и т. п.).

В дневном плане предусматриваются «окна» на случай возникновения неожиданных проблем.

Точность и соблюдение сроков должно быть неотъемлемым элементом личного стиля работы. Поэтому в любом случае при планировании времени устанавливают реальный точный срок завершения работы. Для облегчения работы задачу лучше разбить на подзадачи (например, решаемые в течение 10 мин). Если в заданные сроки она не может быть выполнена, в плане предусматривают возможность перенесения ее на более поздний период.

Обычно планом охватывают не более 60 % рабочего времени, а остальное время резервируют на решение непредвиденных проблем (неожиданные посетители, телефонные звонки, необходимость исправлять допущенные ошибки), творческую деятельность, повышение квалификации. Создание таких резервов повышает гибкость планов и облегчает их корректировку.

Предпочтительно, чтобы руководитель приходил на работу раньше подчиненных.