Характеристика рабочего времени

Тема 17 Управление рабочим временем руководителя

Характеристика рабочего времени

Тайм-менеджмент, планирование рабочего дня руководителя

Способы расстановки приоритетов

Методы изучения затрат рабочего времени, анализ использования рабочего дня руководителя

Основные причины потерь рабочего времени и пути их снижения, делегирование полномочий

Характеристика рабочего времени

Под рабочим временем понимается срок, в течение которого работник в соответствии с законодательством, правилами внутреннего распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.

Этот срок измеряется длительностью рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца, рабочего года и обычно регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за календарный период, каковым чаще всего является неделя.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Она сокращается для отдельных категорий персонала (несовершеннолетних, инвалидов, а также лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, педагогических, медицинских и некоторых других категорий работников).

По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться неполный рабочий день или неполная рабочая неделя с оплатой пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (при сокращенном рабочем времени заработная плата выплачивается полностью).

Время с 22 ч до 6 ч считается ночным, что предполагает уменьшение продолжительности работы (смены) на один час (кроме лиц, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а также для работников, принятых специально для работы в ночное время, если иное не предусмотрено коллективным договором).

К работе в ночное время не допускаются беременные женщины и несовершеннолетние, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений.

Занятость за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (но не свыше 16 ч в неделю) может по инициативе как работника (совместительство), так и работодателя (сверхурочная работа).

Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней.

Ненормированный рабочий день – особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

Режим гибкого рабочего времени означает, что начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня, место и время выполнения работы определяется по соглашению сторон в рамках предусмотренного законодательством общего количества рабочих часов за соответствующий период.

Такой режим предполагает возможность сотрудникам использовать:

– скользящий график (разрешается менять время начала и окончания работы, но работать 8 ч);

– гибкий график (работа строится вокруг определенных (присутственных) часов в середине дня и в пределах, установленных руководителем; работники сами определяют сроки начала и окончания работы в соответствии с условиями функционирования транспорта, детских учреждений и проч.); при определении работником еще и периода работы в подобном режиме речь идет о гибком цикле;

– очень гибкий график (требуется присутствие в обусловленное время);

– разделение обязанностей одной штатной единицы между двумя исполнителями;

– работы в нестандартные часы (до и после рабочего дня);

– переменный рабочий день (разрешается менять продолжительность рабочего дня по дням недели в пределах месячной или недельной нормы);

– гибкое размещение (выполнение обязанностей на дому, в библиотеке и т. п.).

К гибкому режиму рабочего времени относится также работа по вызову, вахтовая и сезонная работа.

На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, законодательство допускает раздробленный (одним большим или несколькими малыми перерывами) рабочий день с тем, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы. Он применяется обычно в ситуации, когда в течение его имеют место несколько «пиковых» периодов интенсивной работы, например, на предприятиях пассажирского транспорта или в животноводстве.

Сменная работа – работа в две, три или четыре смены (в соответствии со специальным графиком) – вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Но работа в течение двух смен подряд запрещается.

Работники чередуются по сменам равномерно в соответствии с графиком, утвержденным администрацией с учетом специфики работы и мнения коллектива.

Ряд категорий работников, в том числе беременные женщины, матери, имеющие детей до трех лет, лица моложе 18 лет, не должны привлекаться к работе в ночную смену даже в тех случаях, когда на указанные часы приходится только ее часть.

Труд исполнителей должен быть организован так, чтобы каждую неделю или в среднем за предусмотренный графиком период соблюдались установленная законом продолжительность рабочей недели и годовой баланс рабочего времени, исчисленный по календарю шестидневной рабочей недели.

Ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего дня при этом может в определенных пределах отклоняться от норм, а недоработка и переработка сбалансируются, но максимальная длительность рабочих смен все же ограничивается 12 ч. Переработка сверх установленной продолжительности смены не может компенсироваться за счет уменьшения другой и считается сверхурочной работой.

В течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более 2 ч и не менее 30 мин, который в рабочее время не включается. На отдельных видах работ предусматривается предоставление специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда.

Время начала и окончания ежедневной работы предусматривается правилами внутреннего распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством и с учетом таких обстоятельств, как расписание движения городского и пригородного транспорта, детских и культурно-бытовых учреждений, обслуживающих данную организацию.

Полезный фонд времени состоит из реального фонда (фактически отработанное время) и внутрисменных простоев и потерь. Он включает производственное время, связанное с выполнением должностных обязанностей и не предусмотренное ими. Оно включает основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места, а также время технологических и организационных перерывов.

В течение основного времени достигается непосредственная цель данного трудового процесса. У служащих (менеджеров) оно делится:

- на время организационно-административной работы;

- творческой работы;

- формально-логической работы (преобразование информации);

- технической, исполнительской работы (можно исчислять соответствующие коэффициенты).

Вспомогательное время охватывает выполнение действий, связанных с обеспечением основной работы, и вместе с основным составляет оперативное время. В рамках вспомогательного времени, например, может осуществляться сбор необходимых материалов для подготовки доклада или документа.

Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание его в надлежащем состоянии. Оно в свою очередь может делиться, хотя далеко не всегда, на организационное, технологическое и информационное. В его рамках осуществляется уборка, наведение порядка, сортировка материалов, подготовка к работе технических средств, получение, доставка, сдача документа.

Некоторые виды трудовых операций требуют расходования подготовительно-заключительного времени, которое затрачивается на операции, связанные с началом и окончанием работ (получение задания, консультирование, сдача работы и проч.). На подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места может приходится 6 % рабочего времени и 6,5 % основного.

Перерывы также неоднородны. При технологических перерывах основной процесс либо на время прекращается по причинам, связанным со спецификой работы оборудования, либо продолжается без участия человека.

Организационные перерывы обусловлены естественными факторами (необходимость принятия пищи, отдыха). Они бывают регламентированными и нерегламентированными. Общее время регламентированных перерывов для служащих примерно 25 мин в смену, для технических исполнителей – 30 мин. Время перерывов на личные надобности рекомендуется на уровне 2 % оперативного времени.

Норма времени – это сумма затрат нормированного времени на выполнение единицы работы:

 

Т_н=Т_п-з+Т_оп+Т_обс+Т_о.л.н.,

где Т_п-з – время подготовительно-заключительной работы,

Т_оп – время оперативной работы,

   Т_обс – время обслуживания рабочего места,

Т_{о.л.н .} – время на отдых и личные надобности.

Особенность труда руководителя является то, что почти все рабочее время относится к оперативному. К времени обслуживания рабочего места относится: установка и обновление программ на компьютере, профилактические работы на компьютере, смена картриджа (если эти работы осуществляет менеджер самостоятельно) и др. Чем выше ранг руководителя, тем меньше он занимается обслуживанием рабочего места. Если у руководителя есть секретарь, то в его обязанности входит обслуживание рабочего места руководителя.

Норма выработки является величиной, обратно пропорциональной норме времени и определяется по формуле:

                 

 

где Т_п – продолжительность времени, на которое устанавливается норма выработки (час, смена, месяц);

Ч – число работников, которые участвуют в выполнении работы;

  Т_н – норма времени на единицу работы.

 

Тайм-менеджмент, планирование рабочего дня руководителя

Перевод термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Тайм-менеджмент – это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Тайм-менеджмент – это учет, распределение и оперативное планирование собственных временных ресурсов.

История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое. Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное. Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения наполненности.

В СССР 20-е годы ХХ века – период развития научной организации труда (НОТ). А.К. Гастев – директор центрального института труда (ЦИТ работал 1921-1940) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени.

В начале 1970-х годов после издания книги Д.А Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А.А. Любищев – хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея – эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж – инструмент выработки этого мышления.

В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. – МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

1) строгий учёт времени;

2) оптимизация временных ресурсов;

3) планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);

4) организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Основные правила тайм-менеджмента (12):

Основные принципы тайм-менеджмента:

1 Планируйте свои действия. Аксиом тайм-менеджмента:

- фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.

- планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25 %.

- дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.