Обязательные реквизиты чека

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты, отпечатанные ККТ кассовые чеки.

Кассовый чек является юридическим документом и первичным учетным документом, который подтверждает куплю-продажу товара и прием наличных денег организацией или ИП, после погашения чека отпускается товар покупателю на сумму указанную в чеке. При приобретении товаров может выдаваться также товарный чек.

На выдаваемом покупателю кассовом чеке должны быть следующие реквизиты:

- наименование организации (ОПФ и название);

- ИНН налогоплательщика;

- заводской номер кассового аппарата;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки

- стоимость покупки;

-  признак фискального режима;

Нередко на чеке можно увидеть другие реквизиты:

- сумму денег, принятую от покупателя;

- сумму сдачи;

- № отдела;

- наименование товара;

- ФИО кассира.

Эти данные не обязательны, но свидетельствую о сервисе аптеки, на кассовом чеке может быть и дополнительная информация – «Спасибо за покупку».

Кассовый чек должен подтверждать куплю-продажу товара и возврат товара осуществляется только при наличии кассового чека, в котором указан порядковый номер чека, дата покупки, сумма покупки и наименование товара.

Кассовый чек является первичным учетным документом, который подтверждает куплю-продажу товара. Это означает, что израсходованная сумма может быть включена в состав расходов организации-покупателя на основании чека как первичного документа. На практике, если кассовый чек не содержит подробной расшифровки наименования и количества приобретенных товаров, к нему должна прилагаться товарная накладная либо товарный чек. Эти документы, во-первых, подтверждают приобретение товара для производственных целей, во-вторых, позволяют оприходовать покупку в бухгалтерском учете организации-покупателя.

Основные режимы работы ККТ

Основные режимы работы КТТ:

- касса;

- снятие Х - отчета;

- снятие Z - отчета.

В режиме «Касса» кассир пробивает сумму денег и печатает чеки, которые он обязан выдавать покупателю. Одновременно с печатью чека происходит печать контрольной ленты. ККТ складывает все пробитые суммы.

Х - отчет - дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Представляет собой часть чековой ленты, на которой ККТ печатает содержание своих счетчиков. Снимаются для контроля поступления выручки в течение смены и для периодической сдачи наличной выручки старшему кассиру. Снимается на начало рабочего дня и прикрепляется к кассовому отчету. Этот отчет снимается в течение смены сколько угодно раз, это не влияет на накопление сумм в ККТ. Х - отчет используют для определения недостачи или излишек в кассе. В случае использования контрольных лент, если нет электронной памяти, то контрольные ленты хранятся в течение 5 лет.

Z - отчет – это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением данной информации в фискальную память. Z отчет снимается только 1 раз в конце рабочей смены в присутствии главного или старшего бухгалтера. Z отчет в аптеках снимается кассиром единолично. В Z - отчете пробивается дата и время окончания работы, выручка за рабочую смену, кол-во чеков общее и общая сумма возвращенных чеков покупателями, а также сумма скидок.

Сумма выручки на чеке должна совпадать с суммой денег в кассе. Z - отчет прикрепляется к кассовому отчету, а также к кассовому отчету прикрепляется Х - отчет на начало рабочего дня.

В Х и Z отчете проставляется время начала работы и время окончания работы, которое отслеживается администрации аптеки.

Контрольные ленты меняются при окончании ленты, они подклеиваются, указываются дата и время и подпись кассира, на ленту надевается резинка, хранятся контрольные ленты 5 лет. Контрольная лента необходима для выявления недостач при проведении ревизии. Ответственность за обеспечение хранения контрольной ленты и журнала кассира-операциониста несет руководитель организации. 

 

 

 

ТЕМА 3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Лекция №1. Обязанности кассира. Признаки неисправности ККТ. Документация по учету денежных средств. Правила хранения денег в кассе. Лимит. Порядок оформления, хранения, уничтожения контрольной кассовой ленты.

 

Обязанности кассира

 

На должность кассира назначаются лица старше 18 лет. К работе на ККМ допускаются кассиры, освоившие правила эксплуатации ККМ в объеме технического минимума и изучившие типовые правила эксплуатации ККТ. Кассир знакомится с порядком ведения кассовых операций в РФ.

После издания приказа о назначении кассира на работу, руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций. Расписка может быть написана в самом договоре, а может быть отдельным документом. С этой минуты сотрудник имеет право расписываться на документах в качестве кассира.

С кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности в 2-х экземплярах: 1 - остается в организации, 2 - возвращается кассиру. Кассиру запрещено передавать выполнение своих обязанностей другому лицу (в течение смены). Во время отпуска или болезни кассира его обязанности возлагаются на другое лицо.

В организации может быть несколько кассиров, тогда назначается главный (старший кассир), который отвечает за работу подчиненных ему кассиров. Договоры о материальной ответственности заключаются со всеми кассирами.

Перед началом работы на ККМ кассир обязан:

- проверить исправность ККМ;

- заправить чековую и контрольную ленты;

- установить дататор на текущую дату;

- напечатать 2-3 чека (нулевых) без обозначения суммы с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах, нулевой чек приложить к кассовому отчету в конце дня.

Очередность действия кассира при расчетах с покупателем для исключения конфликтных ситуаций:

- определить общую сумму покупки и назвать ее покупателю;

- четко назвать сумму полученных денег и положить их на виду, но так, чтобы покупатель их не взял;

- напечатать чек;

- назвать сумму сдачи, выдать ее покупателю вместе с чеком (бумажные деньги и мелочь одновременно);

- выдать товар.

В соответствии с изменениями в НТД, чек выдается в момент оплаты. Чеки действительны только в день их выдачи покупателю.

Прием наличных денег осуществляется при продаже товаров и выдаче чека.

В соответствии с ФЗ-54 «О применении ККТ» на чеках должна быть информация о фискальной памяти или фискальном режиме. Если на чеке стоит ФП или ФР, то это значит, вся информация с ККТ уходит в налоговую инспекцию.

На каждую ККМ ведется журнал кассира-операциониста, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера и печатью аптеки.

Все записи производятся в хронологическом порядке без помарок, никаких поправок, подтирок в журнале кассира-операциониста не должно быть.

В графах журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) записывают следующие показатели:

- дата (число, месяц, год);

- номер отдела;

- Ф.И.О. кассира-операциониста;

- порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены);

- показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков – показания счетчика в режиме (Z), который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули;

- показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

- подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

- показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

- сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков;

- сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными банковскими картами, подарочными картами);

- сумма денежной наличности, сданной в банк;

       - сумма возвращенных покупателям (клиентам) денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к справке-отчету кассира-операциониста (форма № КМ-6) прилагается Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3; 

       - денежный остаток на конец дня в кассе;

- подписи на конец рабочего дня кассира, старшего кассира и представителя администрации.                  

В данный журнал записываются показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков на начало и конец рабочего дня, которые заверяются подписями кассира и администрацией. Разница между показателями счетчиков на начало и конец дня, является дневной выручкой, а приход выручки подтверждается в кассовом отчете.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и Справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6.

Поступление выручки в кассу организации (индивидуального предпринимателя) оформляется приходным кассовым ордером формы № КО-1.

Справка-отчет (форма № КМ-6) подшивается к приходному кассовому ордеру. Старший кассир выдает кассиру-операционисту квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Если организация работает без кассира-операциониста, то есть ККТ установлена на прилавке аптеки (магазина), а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» по форме № КМ-5. Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации (индивидуального предпринимателя - при наличии) и подписями руководителя организации (индивидуального предпринимателя), главного бухгалтера организации и налогового инспектора. Записи в журнале ведутся специалистом (кассиром, кассиром-контролером), работающим на ККТ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя (индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации (индивидуального предпринимателя) и специалиста, работающего на ККТ. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В конце рабочего дня старший кассир составляет сводный отчет о показаниях счетчиков ККТ и выручке организации за текущий рабочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации». В форме № КМ-7 по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой ККТ рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех ККТ и итоговая выручка организации с распределением по отделам (секциям). Общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы № КМ-3. Сведения подписывают руководитель и старший кассир организации.

Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7 ежедневно и вместе с отчетом кассира передает в бухгалтерию. Отчет кассира - это отрывной лист кассовой книги формы № КО-4 с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми ордерами и оправдательными документами.