Ответственность работодателя и работника за нарушение правил

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Трудовые правоотношения работодателя (государственнойорганизации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства - секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;

• документация, связанная с процессом движения персонала впериод работы в организации;

• документация, связанная с отношением работника к трудовомупроцессу;

• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией,т. е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, всвою очередь, подразделяется на две группы:

• по учету кадров;

• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлениемГоскомстата России от 5 января 2004 г N I.

Унифицированные формы первичной учетной документациипо учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учетуиспользования рабочего времени и расчетов с персоналом пооплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Поскольку документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда не является распорядительной документацией, ее оформление мырассматривать не будем. Что касается распорядительных доку-ментов по учету кадров, то перечень унифицированных формданного вида документов приводится в таблице 1.1

 

Таблица 1.1

Перечень форм первичной учетной документации по учету кадров

 

Номер формы	Наименование унифицированной формы по учету кадров	Формат
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу	А4
Т-1а	Приказ (распоряжение) о приеме работниковна работу	А4
Т-2	Личная карточка работника	2А4
Т-2ГС (МС)	Личная карточка государственного (муниципального) служащего	2А4
Т-3	Штатное расписание	А4
Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника	А4
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу	А4
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам	А4
Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам	А4
Т-7	График отпусков	А4
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работником (увольнении)	А4
Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работниками (увольнении)	А4
Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку	А4
Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку	А4
T-10	Командировочное удостоверение	А4
Т-10а	Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении	А4
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника	А4
Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников	А4

 

Процесс управления персоналом организации, кроме

оформления первичной учетной документации, включает также

выполнение следующих работ:

• ведение трудовых книжек;

• формирование и ведение личных дел;

• подготовку и передачу дел в архив организации;

• хранение дел службы персонала в архиве организации

 

 

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ

РАБОТНИКА

Работодатель всегда собирал, хранил, обрабатывал различные данные о работающих у него сотрудниках, однако раньше это никак не регулировалось законом. 27 июля 2006 г. был принят Федеральный закон N 152 - ФЗ «О персональных данных». Он унифицировал требования к систематизации, накоплению, использованию персональных данных, конкретизировал понятие персональных данных. В Трудовом кодексе РФ защите персональных данных посвящена глава 14 (статьи 85-90). Что же такое персональные данные работника и как следует их использовать, хранить и защищать? Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. См. рис. 2.1.

 

Персональные данные

Работника

Фамилия, имя, отчество

Дата рождения

Место рождения

Адрес проживания

Паспортные данные

Образование, специальность

Семейное положение

Социальное, имущественное

положение

Рисунок 2.1. Персональные данные работника

Обработка персональных данных работника – это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Зачем работодателю нужны персональные данные работника? Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» предписывает всем работодателям независимо от организационно-правовой формы заполнять на каждого работника личную карточку формы N Т-2. Личная карточка заполняется только на основании персональных данных работника.

Кроме того, с предоставлением работником сведений о частной жизни связано получение определенных льгот. Например, при наличии у работника несовершеннолетнего ребенка он имеет право подать заявление на получение ежемесячного налогового вычета. Если же сам работник является инвалидом, то он имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени и отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 дней.

К документам, в которых содержатся сведения, составляющие персональные данные работника, относятся:

• документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора;

• документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных

обязанностей;

• документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен проходить предварительный и периодические медицинские осмотры;

• документы о состоянии здоровья детей и других близких родственников (например, справки об инвалидности), когда с наличием таких документов связано предоставление работнику каких-либо гарантий и компенсаций;

• документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС);

• документы о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери (отцу, иным родственникам) установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций. Все персональные данные работника следует получать унего самого. Если персональные данные работника можно поучить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него необходимо получить письменное согласие. Работодателю следует сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Но при этом следует помнить, что не всю информацию о работнике имеет право запрашивать работодатель. Руководитель не должен получать и обрабатывать следующие персональные данные:

• о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни работника;

• о членстве в общественных объединениях или профсоюзной деятельности работника;

• о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Сведения о работниках предприятия хранятся на электронных носителях на сервере организации, а также на бумажных иэлектронных носителях в отделе кадров. Личные карточки уволенных работников хранятся в архиве организации в алфавитном порядке в течение 75 лет с момента увольнения. Доступ к персональным данным работников без получения специального разрешения имеют руководитель организации, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Кроме этого, ограниченный доступ к персональным данным работников в пределах своей компетенции по письменному запросу имеют лица, определенные приказом генерального директора.

Требования к порядку передачи персональных данных установлены 88 статьей Трудового кодекса РФ. Обратите внимание наследующие из них:

• не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев,когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

• разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лицадолжны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

• передавать персональные данные работника представителям работников в установленном законном порядке и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, свободный бесплатный доступ к своим персональным данным. Они могут потребовать исключить или исправить неверные или неполные персональные данные, а также данные, обработанные с нарушением установленных требований.

Чтобы обеспечить достоверность персональных данных, работники обязаны предоставлять работодателю сведения о себе.

В случае изменения сведений, составляющих персональные данные (например, изменение фамилии в связи с замужеством илирасторжением брака, переезд на новое место жительства, рождение ребенка и т. д.), работник обязан своевременно сообщить об этом работодателю.

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника,привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Таблицу 2.2 рассказывает о том, в чем заключаются нарушения правил работы с персональными данными, и какую ответственность несут за это работодатель и работник.

Таблица 2.2

Ответственность работодателя и работника за нарушение правил