Программа эдельвейс содержит архив данных всех гостей, посетивших отель хотя бы один раз. Этот программный продукт может предоставить информацию по обороту гостя, числу раз, которые клиент посещал отель, напоминает о предпочтениях гостя и его индивидуальных особенностях.
Также программа «Эдельвейс» непосредственная связана с кассовым аппаратом, банковским терминалом для чтения карточек и программой 1С. Это позволяет формировать счета, производить расчет гостя, вести оперативную бухгалтерскую документацию. Кроме того, в программе «Эдельвейс» формируются всевозможные отчеты:
- по количеству гостей, повторных гостей, незаехавших гостей, иностранцев;
- по проценту загрузки, его отклонению от необходимой нормы;
- по выручки, объему дополнительных услуг, по каждой отдельной услуге;
- по дебиторской и кредиторской задолженности;
- по различным видам оплаты и т.д.
Также для программы «Эдельвейс» существует связь и с телефонной линией, за счет чего возможен подсчет поступивших за день звонков и ведение ежемесячной статистики по бронированию номеров.
С помощью программы «Эдельвейс» руководитель может отслеживать и работу каждого сотрудника (сколько номеров забронировал и обслужил каждый администратор, сколько номеров убрала горничная, на сколько человек был приготовлен завтрак поваром и т.д.). Программа показывает, какие операции выполнял конкретный сотрудник, а, следовательно, позволяет вести контроль, находить и исправлять ошибки. Также программа «Эдельвейс» позволяет проследить стадии заключения корпоративных договоров, дает возможность руководителю вмешаться в процесс. В базе данных программы содержится подробная информация о всех компаниях, с которыми работает отель «Ока». И это только основные функции программы.
Стоит отметить, что для успешного функционирования любой гостиницы и для реализации индивидуального подхода к клиенту (CRM) данного программного обеспечения вполне достаточно. Кроме того, и программа 1С способствует более эффективному его развитию, так как кроме потребителей и персонала она дает информацию еще и о работе с поставщиками. Также 1С позволит получить подробные сведения о составе товарно-материальных ценностей, о продуктах, о перемещении материалов и товаров, а также даст информацию о тех работниках, кто производил данные операции.
В качестве усовершенствования системы информационных технологий, возможного предложить более сложные программные продукты для грамотного и оперативного обеспечения CRM. Например, эффективным будет использование современной программы Monitor 3.0 CRM, которая объединяет в себе множество функций, полезных для деятельности руководства, отделов продаж и закупок, отдела маркетинга и т.д. Именно эта программа даст руководителю возможность не только эффективно реализовывать индивидуальный подход, но также позволит непрерывно следить за деятельностью организации вцелом и каждого сотрудника в отдельности, позволит контролировать все деловые процессы и вовремя вносить необходимые корректировки. Использование Monitor 3.0 CRM в будущем, несомненно, будет огромным шагом вперед, так как данный программный продукт оптимизирует все процессы, происходящие в организации, и в значительной степени облегчает и совершенствует систему контроля. Данная программа особенно полезна для организаций больших размеров, к которым и относится гостиница «Ока».