Главная цель системы управления внутрифирменной информацией (СЛУВИ): создание эффективной системы информационного обеспечения процессов управления (рис. 2). Основное внимание должно уделяться не вопросам техники и организации, а вопросам создания информации, которая будет проходить через систему информационного обеспечения (ИО).
Модель информационного обеспечения управленческих решений представлена на рисунке 2.
Для информационного обеспечения крупные и средние фирмы создают специальную службу отдел, который реализуют определённые функции:
· Создает ряд условий, при которых руководство организации получит возможность принимать более качественные решения на основе информации меньшего количества, но лучшего качества.
· Внедряет в процессы производства и использование информации «методов анализа» на стоимость – результативность.
· внедряет в каждом подразделении практику составления планов развития информационных ресурсов (ИР).
· Выявляет достижения в области информатики и обеспечивает их внедрения в информационную деятельность фирмы.
|
|
Структура службы:
В целях определения рациональной структуры службы и её места в системе управления американские специалисты выделяют несколько тезисов:
§ Организационный статус службы в целом достаточно высок. Чаще всего эти службы подчиняются высшему руководству в лице президента или вице-президента фирмы.
§ Структура службы определяется набором тех информационных функций, выполнение которых необходимо для решения задач фирмы.
§ Структура зависит также от структуры управления организации в целом.
На начальном плане СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста и вычислительный центр. В дальнейшем в структуру СЛУВИ стали вводиться: отдел передачи информации, электронной почты, отдел телефонной и телеграфной связи, отдел анализа использования информации и т.д. В настоящее время большое внимание уделяется поиску новых организационных решений, которые могли бы повысить эффективность службы. Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они должны заниматься оценкой системы информации, существующей в фирме, оценкой технических средств, используемых в фирме для обработки и продвижения информации, анализ кадрового обеспечения системы информационной деятельности фирмы.
Перед СЛУВИ выдвигаются определённые задачи:
1. Служба должна внедрять содержание информации, которая требуется для удовлетворения потребностей управления всех уровней.
2. Служба должна разработать положения, которые определяют объём, скорость, качество информации.
|
|
3. Служба должна устанавливать последовательности выполнения процедур, которые связаны с составлением, передачей, обработкой и использованием информации.
4. Выявление наиболее целесообразных организационных форм управления внутрифирменной информацией с учётом особенностей организации.
5. СЛУВИ должны осуществлять централизованное планирование всей деятельности по приобретению и использованию, обработке, хранению и выдаче информации.
6. Установление системы приоритетов в информационном обслуживании руководителей различного уровня.
7. разработка различных мер, которые способствовали бы повышению её эффективности.
8. Осуществление мероприятий по обучению и повышению квалификаций специалистов.
Обработка информации должна рассматриваться как сфера деятельности, которая способствует улучшению и ускорению решения управленческих задач. Высоко эффективная система информации может быть создана как при участии руководителей, так и при участии сотрудников фирмы. При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений в обработке информации. Огромное значение в повышении эффективности информационного обеспечения играет руководитель СЛУВИ.
Руководитель должен чётко представлять себе, по каким направлениям развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества новейших разработок, определить, в какой мере эти достижения целесообразны и рациональны в условиях данного предприятия.
В организациях должны постоянно совершенствоваться организационные формы работы самих сотрудников и управленческого аппарата.
Руководитель СЛУВИ должен обеспечить для своего коллектива выполнение ряда условий:
§ Огромное внимание должно быть уделено формированию социально-психологического климата;
§ Руководитель должен обеспечить установку оборудования, которое поможет более полно обеспечить информационные потребности фирмы;
§ Обеспечение подбора квалификационного штата.
Эффективность СЛУВИ о многом зависит от гибкости персонала, от его готовности к постоянному обновлению, совершенствованию. Особенно актуальна проблема перевода сотрудников к новым технологиям, к приёмам труда, перевод сотрудников к использованию более современных средств. Продуктивность решения проблемы зависит от определённых условий:
§ Необходима качественная диагностика персонала с точки зрения того, насколько целесообразно работать с ним по данному вопросу.
Диагностика предполагает:
Ø Отсев сотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни время, ни деньги.
Ø Должны быть определены оптимальные способы работы.
Ø Определение критериев эффективности обучения каждого сотрудника
§ Необходимо подготовить сотрудников к восприятию новой информации.
Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено на два направления:
1. Развитие новых знаний и навыков;
2. Развитие личностного потенциала.
Второе направление – необходимый процесс перед профильным обучением, так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет решить ряд задач профессионального развития.