Корректировка данных таблицы

В режиме таблицы может быть выполнена корректировка данных в таблицах БД. Если корректируемая таблица не имеет связи с другими таблицами, пользователь может беспрепятственно производить практически любые изменения в таблице. Однако изменения не должны противоречить свойствам полей и, в первую очередь, установленным типам данных, а также накладываемым ограничениям на значения. Для ключа записи должно соблюдаться требование уникальности значений.

В том случае, если таблица имеет связи с другими таблицами в схеме данных, возможности по удалению и добавлению записей, а также по корректировке ключевых полей таблицы существенно ограничены. Ограничения зависят от выбранных параметров поддержания целостности базы данных.

Добавление записи в таблицу начинается с заполнения пустой строки, размещенной в конце таблицы и помеченной звездочкой (*).

Переход к этой записи можно выполнить по команде Создать. Корректируемая запись помечается слева символом карандаша.

 

Замечание

При вводе значений в поля записи Access проверяет корректность вводимых значений. Для создания новой записи должны быть обязательно заполнены ключевые поля, обязательные поля, и те поля, на значения которых введены ограничения, установленные в свойствах при конструировании таблицы, а так­же поля связи, если установлены связи таблицы с другими таблицами.

Сохранение новой записи происходит после перехода к другой записи. Добав­ление записи сразу после ее сохранения можно отменить нажатием кнопки панели инструментов Удалить запись или выпол­нением команды отметить действие.

Для исключения ошибочного удаления предусмотрен запрос на подтверждение удаления. После подтверждения на удаление восстановление удаленной строки невозможно.

Изменение значений в полях записи осуществляется непосредственно в ячейках таблицы. Введенное значение проверяется Access при попытке перевода курсора в другое поле. Если значение не является допустимым, появляется предупреждающее сообщение. Для того чтобы выйти из поля, следует ввести правильное значение или отменить внесенные изменения.

Основы разработки запросов

Одним из основных инструментов выборки и обработки данных в СУБД являются запросы. В Microsoft Access имеется удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запроса, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Назначение и виды запросов

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таб­лицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

r Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора

r Включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля

r Произвести вычисления в каждой из полученных записей

r Сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись с одновременным выполнением групповых операций над другими полями Произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей

r Создать новую таблицу базы данных, используя данные из существую­щих таблиц

r Удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных

r Добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу

r Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и включения нужных полей из нескольких таблиц. В частности, при объединении двух нормализованных связанных одномногозначными отношениями таблиц результирующая запись образуется на основе записи подчиненной таблицы, в которую добавляются поля из связанной записи в главной таблице. Заметим, что подобное объединение формирует новую таблицу, которая не является нормализованной

Последовательное выполнение ряда запросов по примеру позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

В Access может быть создано несколько видов запроса:

r Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе этого вида запроса строятся запросы другого вида

Замечание

Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, можно корректировать дан­ные в исходных таблицах базы данных через таблицу с результатами запроса.

r Запрос на создание таблицы — использует запрос на выборку, но в отли­чие от него результат запроса сохраняется в новой таблице

r Запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами дейст­вия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах

Создание запроса

Основные принципы конструирования различных запросов заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запроса.

Запрос на выборку позволяет достаточно просто выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде таблицы, существующей до закрытия запроса. Записи этой таблицы формируются на основе записей в исходных таблицах и свя­зей между этими таблицами в соответствии с задаваемыми запросом условиями отбора. Поля, составляющие записи результата, указываются пользователем в бланке запроса.

Таблица с результатами запроса может применяться при дальнейшей обработке данных. В запросе на выборку могут использоваться не только таблицы базы данных, но и ранее созданные запросы, а вернее, таблицы, являющиеся результатом их выполнения. При этом нет необходимости сохранять таблицы, получаемые в результате выполнения ранее созданных запросов.

Однако в ряде случаев непосредственное использование запроса невозможно. В этом случае включаемый запрос надо преобразовать в запрос на создание таблицы, который отличается от запроса на выборку тем, что результат сохраняется как таблица базы данных. После чего эта таблица может быть включена в состав других таблиц, на которых может строиться запрос.

Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы. Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну просмотра таблицы базы данных.

Несмотря на то что поля результирующей таблицы принадлежат, как правило, нескольким таблицам базы данных, с ними можно работать так, как если бы они принадлежали одной таблице. Можно менять данные в таблице результатов запроса на выборку, и сделанные изменения будут внесены в базовые таблицы.