Особенности и виды контроля

2.1. Контроль - это важная и сложная функция управления. Для того чтобы контроль мог обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

1. Контроль должен быть всеобъемлющим. Это означает не контроль за каждым движением подчиненных, а всесторонняя осведомленность о текущих делах.

2. Контроль проводится не ради самого себя, а должен быть ориентирован на результат.

3. Система контроля должна иметь стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации.

4. Контроль должен быть своевременным, направленным не на исправление, а на предотвращение ошибок.

5. Контроль должен быть гибким, приспосабливаемым к происходящим изменениям.

6. Контроль должен быть индивидуализирован, направлен на конкретные процессы, результаты.

7. Ориентированность контроля на человека означает его объективность и доброжелательность. При его проведении недопустимы скрытые наблюдения, которые ухудшают морально-психологический климат. Выводы, полученные в результате контроля, должны доводиться до сотрудников.

8. Необходимо избегать чрезмерного контроля над людьми, поскольку это вызывает чувство раздражения.

9. Цели контроля должны быть простыми и понятными. Если система контроля слишком сложна, то люди ее не понимают и не поддерживают.

10. Стандарты должны быть осмысленными, восприниматься сотрудниками. Люди должны наглядно представлять, чем и как они помогают фирме в достижении ее целей. Кроме того, стандарты должны быть жесткими, но достижимыми.

11. Контроль должен быть экономичным, т.е. применяться в тех случаях, когда выгоды от его применения превышают затраты на его проведение.

Виды контроля.

Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом параметров внешней и внутренней среды – залог успеха функционирования организации. В литературе авторы по-разному подходят к вопросу классификации видов контроля. Наиболее часто встречающиеся представлены на рисунке 1 и в таблице 1.

Таблица 1.

Виды контроля.

Классификационный признак

Виды контроля

Объекты контроля, характеристика

Периодичность контроля

Стратегический

Долгосрочные, стратегические, корпоративные цели.

Тактический

Показатели, отражающие состояние внутренней среды организации (ресурсов, структуры, культуры). Периодичность контроля определяется планами тактического развития. Сфера контроля -организация в целом или ее отдельные подразделения.

Оперативный

Выполнение работ и методов, используемых для производства продукции. Осуществляется ежедневно.

Время осуществления оперативного контроля по отношению к фактическому началу работ

Предваритель- ный

Ключевые виды ресурсов (человеческие, материальные, финансовые). Осуществляется до фактического начала работ

Текущий

Чаще всего объектом являются сотрудники. Позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций, их причины. Осуществляется в ходе проведения работ. Необходима обратная связь.

Заключитель- ный (выходной)

Цель – помочь предотвратить ошибки в будущем. Обратная связь используется после того, как работа выполнена. Качество продукции и услуг. Обеспечивает руководство информацией для планирования процессов, способствует мотивации и т. п.

Функциональная принадлежность

Финансовый

Прибыль и ее распределение. Затраты на приобретение оборудования. Капитальные вложения по источникам поступления. Ликвидность. Запасы. Издержки. Денежная наличность и др.

Маркетинговый

Доля рынка. Объем продаж. Торговые издержки. Затраты на рекламу. Уровень конкурентоспособности товара. Удовлетворенность потребителей и др.

Производственный

Качество. Затраты времени на единицу продукции. Удельные издержки. Мощность оборудования. Коэффициент использования оборудования. Себестоимость продукции и др.

Управление персоналом (кадровый)

Потери времени из-за: • прогулов; • болезней; • трудовых споров. Заработанная плата. Социальные выплаты. Безопасность и пр.

Уровень автоматизации контроля

Не автоматизированный

Осуществляется непосредственно субъектами контроля без применения автоматических средств

Не полностью автоматизированный

Осуществляется субъектами контроля с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п.

Полностью автоматизированный

осуществляется полностью в автоматическом режиме

Методические приемы контроля

Общенаучные методические приемы

анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.

Собственные эмпирические методические приемы

инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.

Специфические приемы смежных экономических наук

приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики)

Рис. 1. Основные виды контроля.

Эффективная система контроля в организации должна предусматривать осуществление всех видов процесса контрольной деятельности. Судить об эффективности того или иного вида контроля можно лишь применительно к конкретной организации.

Процесс контроля.

Процесс управленческого контроля заключается в следующем. В процедуре контроля выделяются три этапа (рис.2).

4.Разработка стандартов и критериев.

5.Сопоставление реальных результатов со стандартными.

6.Проведение необходимых корректирующих мероприятий.

Рис. 2. Процесс контроля в организации (по Мескону)

3.1. Разработка стандартов. Стандарты - это некоторые образцы, эталоны или модели, принимаемые за исходные для сопоставления с ними результатов деятельности организации. Цели, которые используются в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности:

·наличие временных рамок (стандарт времени);

·наличие конкретного критерия, по отношению к которому будут измеряться отклонения и производиться корректировки.

Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено как результат, так как сравниваются фактические и плановые показатели. Поэтому для руководителей очень важно обозначить для подчиненного результат его деятельности. Довольно просто измерить различные технические и экономические параметры: вес, габарит, рентабельность, оборачиваемость и т. д. Гораздо сложнее измерить показатели творческого аспекта деятельности. Так, например, для измерения понятия «нравится/не нравится» (социально-психологический климат в коллективе) сложно приметить какой-либо точный стандартный показатель. Такие показатели в числовой форме выразить невозможно, поэтому часто прибегают к экспертным суждениям, подбирая группу экспертов таким образом, чтобы был баланс мнений.

Так, например, информацию о духовном уровне и состоянии работников можно получить посредством различного рода обследований и опросов.

Малое количество увольнений, например, обычно является проявлением удовлетворенности работой. Таким образом, количество увольнений может использоваться как показатель результативности при выработке стандартов в области удовлетворенности работой. Например, руководители высшего звена могут установить в качестве цели на следующий год уменьшение количества увольнений с 10 до 6%.