Электронный документооборот в банковской сфере

Традиционная система управления документооборотом в банке реализует следующие функции

· управление записями, контроль документов, хранящихся в папках, на бумаге;

· управление формами, контроль форм, использующихся для сбора информации и составления отчетов,

· управление отчетностью, публикация и распространение отчетов на бумаге;

· управление руководствами и инструкциями, создание и распространение документов, содержащих информацию о политике банка, а также руководств по выполнению заданий,

· управление архивами, каталогизация, обзор, распределение и сохранение записей, бланков, отчетов, директив, пособий и всех остальных официальных документов

Нормативная база банка включает в себя внешние и внутренние нормативные документы. К последним относятся технологические документы, регламентирующие выполнение банковских операций и процессов, организацию работы и взаимодействие подразделений. В процессе разработки внутренние нормативные документы подвергаются тщательному обзору и анализу, после утверждения вводятся в действие и становятся объектом выполнения и мониторинга соблюдения на срок их действия, а после окончания этого срока действия выводятся из обращения.

Предусмотрены следующие виды внутренних нормативных документов положение, порядок, или регламент, инструкция Нормативные документы определяют общие правила и формы осуществления определенных видов деятельности, взаимодействие подразделений банка, характеристики банковских продуктов к услуг, распределение ролей участников и последовательность осуществления отдельных процессов и операций.

В проведении работ по разработке, согласованию, утверждению и внесению изменений во внутренние нормативные документы участвуют руководство банка, руководители управлений и различные подраз­деления по направлениям, отнесенным к компетенции их деятельнос­ти Внутренние нормативные документы вводятся в действие прика­зами или распоряжениями по банку

Разработка нормативных документов требует совместной работы опытных специалистов из различных департаментов банка, юристов и специалистов по формулированию процедур Эта работа может зани­мать длительное время и включать в себя повторяющийся процесс со­ставления и пересмотра вариантов текста Сначала готовится перво­начальный проект текста, который нередко основан на соответствующей аналитической работе Затем проект документа раздается для замечании и комментариев внутренним и внешним экспертам Нако­нец, текст документа направляется на комментарии и утверждение в соответствующие подразделения и руководству банка

Нормативная база банка может представлять собой архив бумаж­ных документов, документы также могут храниться в электронном виде в файловой системе, что само по себе чрезвычайно ненадежно и неэф­фективно Следствием этого является длительный цикл создания, со­гласования, пересмотра, утверждения и распространения норматив­ных документов

К основным элементам политики управления электронным докумен­тооборотом банка относятся назначение — причина существования политики, цель — описание действий банка по проведению политики в жизнь, определения — употребляемые термины и их значения, декла­рация масштабов — рамки, в которых действуют положения политики, правила проведения — базовые принципы, на которых основываются методы управления документацией, полномочия —распределение пол­номочий в процессе проведения политики в жизнь, пересмотр и обнов­ление — определение правомочности внесения изменении в политику и условий, при которых ее следует изменять

Архитектура включает в себя трех уровня.

Концептуальный уровень Отвечают на вопросы почему? (опреде­ляется масштаб системы управления и ее интеграция в общую систему работы банка) и кто? (устанавливаются взаимосвязи между причина ми внедрения системы управления знаниями и ее пользователями),

Логический уровень Определяются процессы, которые выполня­ются людьми и машинами Решаются вопросы что будет делать сис­тема и когда должен запускаться каждый из процессов

Предметный уровень Воплощается физическая конструкция, обеспечивающая функционирование системы Принимаются решения, как и где будет внедряться система.

Основными целями архитектуры системы электронного докумен­тооборота банка на базе ИТ являются четкая формулировка допущений и направлений политики в от­ношении управления ИТ и документооборотом; определение пространства управления ИТ и документооборотом; установка важнейших границ пространства управления ИТ и документооборотом банка; минимизация помех в управлении ИТ и документооборотом (там,
где полномочия и ответственность за документы определены нечетко); определение желательных и нежелательных вариантов поведения
в процессе управления документооборотом; разработка стратегии поощрения желательного повеления в процессе управления документооборотом (эффективная «настройка» эта­пов жизненного цикла информации).

К вспомогательным целям архитектуры системы электронного до­кументооборота банка относятся:

исключение лишних источников и адресов отправки документов,
в которых нет необходимости;

ввод в действие новых определений для терминов, которые до­
пускают двойственное толкование (файл, запись, оригинал, публика­
ция и др);

определение состояния объектов управ тения документооборотоми атрибутов системной информации с ючки зрения точности, свое­временности, релевантности, целостности, доступности и гибкости;

представление моделей совместного управления документообо­ротом.

Результатом построения архитектуры системы электронного доку­ментооборота банка являются:

четкие определения терминов репозитарий, каталог, публикация, документ, запись, база данных, оригинал, владение и др

увеличение ответетсвенности автора за созданный им документ на протяжении всего жизненного цикла управления докумешацией,

снижение числа дублирующихся источников информации и по­вышение согласованности коллекции документов (хранилищ)

Иерархическая концепция архитектуры системы управления доку­ментооборотом банка включает в себя следующие страты репозита-рий, помещение, шкаф, ящик, папка, документ

Система управления электронным документооборотом банка реа­лизует два вида процессов:

основные, ориентированные на репозитарий, папки с файлами, документы,

вспомогательные, ориентированные на данные, дизайн, управ­ление текстами, текстовый запрос, администрирование, управление списками контроля доступа, обеспечение безопасности протоколов работы, управление системой рабочего процесса, управление внутри- и междокументационными ссылками.

Процессы, ориентированные на репозитарий, включают в себя со­здание репозитария, модификацию, и его уничтожение.

Процессы, ориентированные на папки, содержат для файла или подшивки составление графика, о i крытие. закрытие, установление и снятие ограничений на доступ, отзыв, распечатку, разметку, поиск, архивирование, перенос, восстановление, уничтожение

К процессам, ориентированным на документы, относятся добавле­ние, добавление извне, одновременная заг рузка, копирование, установ-ка и снятие oi раничений на доступ, просмотр, пересылка по электрон ной почте, архивирование, восстановление, распечатка, изьяше, уда­ление.

Процессы, ориентированные на данные, включают в себя добавле­ние, редактирование, удаление, ограничение, индексацию, переиндек­сацию, поиск и составление отчета о системной информации.

Процессы, ориентированные на дизайн, отвечают за различные ва­рианты представления системной информации о документе пользова­телю добавление редактирование, удаление составление отчета о ва­риантах дизайна

Процессы, ориентированные на управление текстом, применяются для добавления, редактирования, удаления, оценки, индексации и пе­реиндексации текста

Процессы текстового запроса используются при осуществлении поиска и составлении отчета о тексте.

Процессы администрирования системы выполняют следующие административные функции приложения инсталляция и деинсталля­ция системы клиентского ПО, инсталляция и деинсталляция системы серверного ПО, запуск и перезапуск системы, создание резервных ко­пий файлов системы, перенос системы на другой носитель, проверка.

Заключение.

Итак, основными функциями банков, которые в настоящее время в автоматизированном или полуавтоматизированном режиме поддерживаются современными информационными технологиями являются:

§ привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);

§ размещение привлеченных средств от своего имени и за свой счет;

§ открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

§ осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков - корреспондентов, по их банковским счетам;

§ инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

§ купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах;

§ привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов;

§ выдача банковских гарантий;

§ осуществление переводов денежных средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов.

 

Напомним, что структур управления банком всего три: линейная, штабная и линейно-штабная. Первая самая простая. А вот последняя самая сложная: она включает в себя как первую, так и вторую, что осложняет управление и функционирование этой структуры. Для таких структур, собственно, и разрабатываются БС.

Развитие банковской системы на современном этапе характеризуется усилением роли крупных банковских структур, обеспечивающих наиболее эффективное применение банковских технологий. Вместе с тем усложняется система управления банком.

В этих условиях одним из основных способов повышения эффективности работы кредитных организаций является применение информационных технологий. При этом к IT предъявляются следующие основные требования:

§ Минимальные вложения в систему

§ Увеличение скорости обработки данных

§ Простота использования

§ Возможность передачи информации в режиме реального времени

§ Надежность и безотказность системы

§ Возможность быстрой адаптации к изменяющимся условиям работы

Любая автоматизированная банковская система представляет собой сложный аппаратно-программный комплекс, состоящий из множества взаимосвязанных модулей. Совершенно очевидна роль сетевых технологий в таких системах. По сути БС представляет собой комплекс, состоящий из множества локальных и глобальных вычислительных сетей.

Внедрение IT в банковскую сферу позволяет:

§ эффективно осуществить целевой подход в управлении;

§ снизить время на проведение расчётов;

§ повысить оперативность принимаемых решений;

§ оптимизировать процессы распределения и размещения средств;

§ расширить спектр оказываемых услуг и повысить их качество;

§ расширить круг клиентов банка

Таким образом повышается эффективность деятельности банка.

Судя по всему, в ближайшее время темпы развития БС (особенно в нашей стране) будут стремительно расти. Наиболее оптимальные сетевые технологии будут браться банками на вооружение. Неизбежны процессы интеграции банков в рамках национальных и мировых банковских сообществ. Это обеспечит постоянный рост качества банковских услуг, от которого выиграют в конечном счете все - и банки и их клиенты.

Список литературы к реферату.

1. Гамидов Г. М. “Банковское и кредитное дело” – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995

2. Липис А. и др. “Электронная система денежных расчетов” – М.: Финансы и статистика, 1994.

3. Рожнов В. С., Бегоцкая Г. К. “Автоматизированные системы обработки финансово-кредитной информации” – М.: Финансы и статистика, 1995.

4. Уткин Э. А. “Банковский маркетинг” – М.: ИНФО-М, Метаинформ, 1994.

Фельдман А. А. “Бухгалтерский учет на фондовом рынке” – М.: ИНФРА-М, 1994.