Проектирование базы данных в Access

 

Microsoft Access – это СУБД предназначенная для хранения и поиска информации, её представления в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (рис. 5.1). Чтобы реализовать базу данных в access надо ввести через режим конструктора свою модель. Для начала надо ввести название таблиц и всех их атрибутов. Здесь же задается тип данных и первичный ключ.

Затем реализуем свою реляционную модель третей нормальной формы в схеме данных.

После этого вводим в таблицы данные и делаем запросы. Для этого создаем запросы через режим конструктора: добавляем нужные таблицы (связи выставляются сами) и указываем поля, необходимые отобразить после запроса.

В результате на экран выведутся те поля, которые были указаны в запросе.

Можно создавать запросы с условиями отбора, или сортируя данные. К примеру, нужно вывести граждан, которые получили паспорт раньше 05.05.2000г. Для этого вводим ограничение в графу “Условие отбора”. В результате появиться таблица с гражданином Окрушко Сергеем Александровичем, который получил паспорт 01.03.1995г.

Создание SQL запросов

 

SQL – это язык реляционных баз данных, позволяющий пользователю создавать и удалять данные, содержащиеся в базе, управлять ими и налагать правила, обеспечивающие целостность реляционных данных. Чтобы войти в режим SQL в access нужно в поле конструктора запроса нажать правой кнопкой и в появившемся окне нажать “Режим SQL”.

В появившемся окне пишем запрос и выборку, учитывая синтаксис. К примеру, надо обеспечить выборку сменивших фамилию граждан (рис. 6.2). Прописываем:

SELECT [Паспорт РФ].ФИО, [Паспорт РФ].регистрация, [Паспорт РФ].[серия паспорта РФ], [Паспорт РФ].[номер паспорта РФ], [Паспорт РФ].[смена фамилии]

FROM [Паспорт РФ]

WHERE ((([Паспорт РФ].[смена фамилии]) Like "сменил на *"));

Оператор SELECT создает требуемую таблицу, с помощью FROM перечисляются таблицы, содержащие необходимые для выполнения запроса данные, WHERE – оператор ограничения, Like – обеспечивает выборку, символ  - означает любую последовательность символов. Этот запрос можно описать так: создать таблицу со столбцами “ФИО”, “регистрация”, “серия паспорта РФ”, “номер паспорта РФ”, “смена фамилии” из таблицы “паспорт РФ”, где в столбце “смена фамилии” есть подобие “сменил на…”.

В итоге появится таблица с гражданами, которые сменили фамилию.

Заключение

 

В этом отчете представлена работа по исследованию и проектированию базы данных для паспортно-визовой службы, в полученной базе можно хранить данные о клиентах и сотрудниках паспортного стола. Проектирование представлено построением концептуальной модели, разработкой на её основе реляционной модели и реализацией базы в Microsoft Access. В ходе работы были изучены и реализованы команды на выборку в SQL.

Список использованных источников

 

1 Ролланд Ф.Д. Основные концепции баз данных. 2002г.

2 Трифонова Н.А., Прозорова С.С. Office для студента. 2004г.