Подготовка и проведение мероприятия

Праздник – мероприятие разовое, и исправить что-то впоследствии невозможно. Его нельзя до конца отрепетировать, нельзя предугадать и нельзя повторить дважды. Поэтому все должно пройти ярко, эмоционально, без накладок.

Особенностью данного корпоративного праздника было то, что он проводился не только среди сотрудников, но и с участием членов их семей, включая детей. Поэтому праздник имел два направления – детская программа и программа для взрослых.

Целями корпоративного праздника были заявлены:

1) создание необходимых условий для неформального общения сотрудников и руководства;

2) мотивация сотрудников на достижение лучших результатов;

3) трансформация внутрикорпоративных взаимоотношений в сторону повышения эффективности внутренних коммуникаций;

4) привлечение внимания руководства к проблемам внутри организации.

Для достижения вышеназванных целей необходимо было решить ряд задач:

1) Организовать программу для совместного времяпровождения сотрудников в приятной обстановке;

2) Наградить лучших сотрудников дипломами и сувенирами;

3) Поднять престижа предприятия в глаза семей сотрудников;

4) Способствовать возникновению благоприятного психологического климата в коллективе.

Описание праздника. Общее количество гостей составило 110 человек, включая 30 человек детей.

Основную идею праздника решили выделить кратким лозунгом «мы все одна семья» и поместили анонс мероприятия на информационную доску.

Для проведения праздника была выбрана площадка на территории организации, на открытом воздухе, это представило большое количество возможностей для проведения различных конкурсов и соревнований среди сотрудников.

Так как изначально было определено, что мероприятие будет носить семейный характер, а именно праздник для детей, то необходимо было проработать следующие моменты:

1. Конкурсная программа, предполагающая детские конкурсы и конкурсы для всей семьи.

2. Музыкальное оформление.

3. Оформление места проведения мероприятия (шары).

4. Возможность привлечения костюмированных героев.

5. Реквизиты.

6. Видеосъемка.

7. Фотосъемка.

8. Банкет после мероприятия.

Конкурсная программа в данном случае обязательно должна была предполагать тесное взаимодействие сотрудников и руководства в течении всего мероприятия.

Еще одним обязательным условием являлось неформальное общение сотрудников и их семей между собой, что позволяло рассчитывать на снижение уровня напряженности в коллективе.

Праздник был оформлен в детском стиле. К приглашениям прикрепили маленьких плюшевых мишек, а всем детям раздали разноцветные колпачки.

Меню праздника составлялось в 2-х экземплярах. Накрывать решили отдельно детям и взрослым, чтобы по окончанию конкурсной программы родители получили возможность отдохнуть отдельно от детей, но в то же время не выпускать их из виду.

Программа праздника была составлена следующим образом:

1 июня 2007 года

13.00 – 13.30 – встреча гостей

13.30 – 14.30 – экскурсия по организации

14.30 – 17.00 – конкурсная программа

17.00 – 17.30 – награждение сотрудников

17.30 – 19.30 – фуршет

19.30 – 23.00 – фуршет, дискотека

23.00 – 23.15 – салют

23.30 – посадка на автобусы

Определение бюджета мероприятия. Для организации семейного мероприятия руководством компании выделено 70000 рублей.

 

Наименование	Рабочие часы	Организационные расходы (сумма), руб.
Музыкальная аппаратура	8 часов	12.000
Фотосъемка	5 часов	2.500
Видеосъемка	5 часов	4.500
Оформление шарами	300 штук (гелий)	2.000
Клоун	3 часа	1.500
Реквизит на конкурс		2.500
Транспорт (доставка)		2.500
Салют		5.000
		Всего: 32000

 

Мероприятие получилось действительно семейным.

Развлекательная программа оказалась насыщенной различными конкурсами и выступлениями (см. Приложение 2), ни один гость не чувствовал себя обделенным вниманием, а каждый ребенок смог показать свой талант.

Стержнем программы стала Церемония вручения сотрудникам дипломов и памятных сувениров. Руководство отметило каждого сотрудника, и это было оценено не только самими работниками, но и их семьями.

Очень живо, эмоционально и весело прошли детские конкурсы, все победители и участники были отмечены и награждены.

Праздник продолжился фуршетом (см. Приложение 3 и 4), дискотекой для детей и взрослых и завершился ярким салютом. После всем гостям был предложен автобус для доставки домой.

Мероприятие высоко оценили не только руководство, но и гости организации. Опрос, проведенный среди сотрудников ООО «Новосибирск – Южный» сразу же после мероприятия, показал, что все остались довольны праздником. 100 % опрошенных признались, что позитивным моментом и удачным решением была идея проведения семейного праздника с участием детей. 90 % опрошенных отметили, что мероприятие дало возможность сотрудникам увидеть руководство компании с другой стороны и вывести взаимоотношения на новый уровень.

Среди положительных моментов ООО «Новосибирск – Южный» было особенно отмечено вручение дипломов и памятных сувениров сотрудникам организации, что способствовало повышению имиджа руководства компании в глазах сотрудников.