Документооборот и хранение документов

Документооборот – движение документа с момента составления или получения от других предприятий до использования их для бухгалтерской записи и последующей передаче в архив.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников. Он предусмотрен учетной политикой.

Главный бухгалтер должен для каждого документа установить кратчайший путь и минимальный срок для прохождения. Исполнительные документы хранятся в архиве. Для передачи в архив документы располагаются в удобном для отыскания порядке и подписывается или переплетаются в особые папки “Дела”.

Архивы бывают текущие и постоянные. Текущие находятся в бухгалтерии и в них хранятся документы рабочего или текущего года.

В постоянных архивах хранят документы всех отделов предприятия за прошлые года. Каждому документу установлен свой срок хранения по истечению которых, особо важные документы сдают в государственный архив, а остальные на переработку.

Приемка и обработка документов

1. Приемка производится в присутствии материально-ответственного лица, ставится дата и подпись в приемке.

2. Документ проверяется.

3. Делается корреспонденция и производится запись в учетные регистры.

4. При записи документов в учетные регистры бухгалтер осуществляет учетные гашения.

Кроме учетного, различают оперативное гашение, ему подвергаются денежные и банковские документы. На кассовых документах оперативное гашение осуществляет кассир (штамп “оплачено” и дата). Банковские документы гасит бухгалтер штампом “погашено”.

Ошибки, допущенные в документах, исправляются корректурным способом: неправильно написанная запись зачеркивается, сверху пишется правильная, и рядом пишут “исправленному верить” и ставится подпись.

Сдача в архив

Все исполненные документы хранятся в архиве. Существует два вида архивов: текущий и постоянный.

В текущем архиве хранятся документы отчетного года. В постоянном архиве хранятся документы прошлых лет. Перед дачей документов в архив их пронумеровывают, подбирают в удобном для отыскания порядке, прошнуровывают, составляют акт на списание и передают на подпись руководителю. В архиве документы хранятся по установленным срокам, по истечению которых особо важные документы передаются в Госархив, а остальные уничтожаются.

7.4 Требования, предъявляемые к составлению документов:

1. Документы составляются синими или черными чернилами, на пишущей машине или на компьютере.

2. Документы должны составляться своевременно.

3. Соблюдать установленную форму документа, заполнять все реквизиты, в денежных документах незаполненные документы необходимо прочеркивать.

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры.

5. В денежных документах сумму необходимо записывать цифрами и прописью с большой буквы.

6. Исправление в документах разрешается только корректурным способом, но эти исправления запрещены в денежных и банковских документах.

7. Подписывать документ нужно с указанием должности подписавшегося.